Wissensmanagement: Schnelle Suche mit amber

Intelligente Software von amberSearch revolutioniert die Unternehmenssuche – so einfach und umfassend wie Google, für digitales Wissensmanagement.

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Gleich spreche ich mit Basti Maiworm und Julian Reinauer, die zusammen mit Philipp Reiße und Igli Manji die Firma amber gegründet haben. Amber aus Aachen schickt sich an, das Google für die unternehmensinterne Verwendung zu werden.

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Tom: Gut, dass ihr da seid. Herzlich Willkommen in Düsseldorf, Julian, Basti, ihr seid von amber erzählt doch mal. Was macht denn amber?

Basti: amber ist ein Startup, welches sich im Bereich Wissensmanagement zu Hause fühlt und eine intelligente Suchsoftware ähnlich wie Google das im Internet tut, nur fürs Unternehmen entwickelt hat. 

Tom: Und das heißt konkret ich gebe eine Suchanfrage irgendwo ein und dann kriege ich Wissen irgendwoher oder wie was passiert, dann?

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Basti: Im Grunde genommen ja. Es ist ne Art Google fürs Unternehmen. Du durchsuchst halt nicht das Web, sondern du durchsuchst die unternehmensinternen Inhalte, sprich das Wissen was bei dir auf Netzwerklaufwerken gespeichert ist in Sharepoint, in Outlook, in Teams, in SAP und so weiter und sofort, das heißt da überall da wo du Informationen im Unternehmen gespeichert hast.

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Das helfen wir den Mitarbeiter wieder auffindbar zu machen, damit er die ganzen Informationen nicht über Kollegen erfragen muss und damit das ganze Know How nicht nur in den Köpfen der Mitarbeiter gefunden werden muss.

Tom: Und das heißt, ich könnte jetzt auch über den Explorer suchen die Netzwerke oder oder was ist da anders bei euch?

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Basti: Da suchst du im Grunde genommen nur den Dateititel. Das ist natürlich nicht wirklich hilfreich, weil das auch nur eine Schlagwortsuche. Was wir machen, wir haben eine KI basierte Software dahinter, die im Grunde genommen es dir ermöglicht, die ganzen Dokumente auch im Inhalt zu durchsuchen. Wir erweitern die Suchanfragen auch mit Synonym und so weiter und sind dadurch in der Lage dieses Suchgefühl, was du aus dem Internet kennst, wirklich ins Unternehmen zu bringen, das heißt, es hat eine sehr hohe Usability für den Nutzer.

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Und macht es sehr einfach, auf das Wissen zuzugreifen.

Tom: Also das heißt, wenn ich jetzt eingeben würde, Messe 2017, weil mich interessiert, was war auf der Messe 2017, dann würde mir eure Suchmaschine alles anzeigen, irgendwelche Produktflyer oder irgendwelche Einladungen oder Gesprächsnotizen, oder?

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Basti: In der Wirklichkeit würdest du wahrscheinlich ein sehr bestimmtes Detail aus der Messe 2017 finden wollen. Wer war der Ansprechpartner, welche Leute waren damals vor Ort, sprich die Suchanfrage ist viel, viel konkreter, allerdings gibst du dann beispielsweise ein, wer ist der Ansprechpartner. In irgendeinem Dokument, steht aber verantwortlich für die Messe 2017 ist Herr Müller und unsere Software nutzt dann die Algorithmen, die dahinter liegen und Sprachmodelle, um Herrn Müller als verantwortlich und auch als Ansprechpartner zu identifizieren. 

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Das heißt, auch wenn Herr Müller nicht schriftlich als Ansprechpartner drin steht, sondern als Verantwortlicher, findest du trotzdem die richtige Information. Das findest du halt mit normalen Suchmaschinen, die es aktuell gibt, eben nicht.

Tom: Jetzt kann ich mir vorstellen, dass so eine Suchanfrage unzählige von Treffern hervorruft, wie wie wird das denn gefiltert oder was ist denn so ein typischer Anwendungsfall?

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Julian: Ja, guter Punkt. Du hast es ja vorher auch schon angesprochen. Klar, man könnte beispielsweise auch die Explorer Suche verwenden unten bei Windows, ich frag immer ganz gern verwendest du die Windows suche so wie du Google verwendest und da ist noch nie jemand auf die Idee gekommen.

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Genau, weil da ist ja eben das Problem, selbst wenn du viele Treffer hast, wie sortierst du aus, welches jetzt relevant für dich ist. Wir haben da noch mal n Algorithmus dahinter, der noch mal die Suchanfrage so abgleicht, dass das relevanteste Ergebnis ganz oben angezeigt ist. Also man könnte ja jetzt als Anwendungsfall den Vertriebler nehmen, der sich auf nen Termin vorbereiten will und dafür noch mal gewisse Dinge raussuchen muss, dann kann er einfach bei uns eingeben: Termin bei Kunde XY, bekommt dann schön aufgelistet Ansprechpartner die letzten Termine was besprochen wurde, er kann auch noch mal viel spezifischere Fragen eingeben, beispielsweise wann war der letzte Termin oder was wurde im letzten Termin besprochen und bekommt dann direkt quasi auf der nächsten Seite schon vorgeschlagen das Ergebnis was besprochen wurde wer der Ansprechpartner war und muss im besten Fall eigentlich nicht mal ein Dokument dafür öffnen, sondern er bekommt direkt auf der auf der Ergebnisliste alle Antworten, die er haben will und kann dann natürlich direkt weiterarbeiten. Das heißt, die Zeit, die effektiv mit der Suche verbracht wird, soll minimiert werden und das kann man eben genau über diese Art und Weise der Anfragenverarbeitung gewährleisten werden. 

Tom: Und das heißt, ihr zapft dann quasi alle Quellen, alle möglichen Quellen im Unternehmen an.

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Und was ist dafür notwendig? Das funktioniert ja nicht automatisch, ich muss ja irgendwelche Schnittstellen wahrscheinlich haben.

Basti: Genau, da gibt es im Grunde genommen APIs. Das heißt darüber können wir einen Connector schreiben und der ist dann in der Lage unsere Software, die so als Modul fertig standardmäßig vorhanden ist mit den verschiedenen Datenquellen im Unternehmen zu verbinden. Das Unternehmen selbst, welches die Software dann kauft oder implementiert, hat im Grunde genommen eine Standard Software.

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Und wir haben halt auch vorgefertigte Module für die Netzwerklaufwerke und für die ganzen anderen Konnektoren, die wir brauchen, weil im Grunde genommen sehr viel Software, die in Unternehmen vorhanden ist, ist auch in anderen Unternehmen vorhanden. Das heißt, wir haben schon vorhandene Schnittstellen und können so innerhalb von einem Tag implementieren.

Tom: Innerhalb von einem Tag?

Basti: Genau. wenn der Server vorhanden ist, ist das im Grunde genommen eine Klick und Play Lösung.

Tom: Und zapft ihr auch das ERP System an, könnt ihr auch Zahlungsdaten Transaktionsdaten anzapfen? 

Basti: Ja sowas ist auf jeden Fall auch durchsuchbar, genau.

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Tom: Wahnsinn. Jetzt kann ich mir vorstellen, dass es in Unternehmen ja zum Teil ja Quellen gibt, die kennt keiner. Also es gibt unzählige Datenbanken und dann hier noch irgendein altes System, da liegt noch was auf dem Server, wahrscheinlich gibt es auch noch einen Haufen USB Sticks und weiß ich nicht was alles, wie fangt ihr denn eigentlich an? Ihr müsst ja erst mal diesen ganzen Datenhaufen handhabbar machen oder?

Julian: Gerade das was du beschrieben hast, das kennen wir bei nahezu all unseren Kunden, dass irgendeine Abteilung angefangen hat, okay wir bauen jetzt hier unseren eigenen Server, wir brauchen hier unsere eigene Anwendungen für irgendeinen Spezialfall oder Ähnliches.

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Das kommt sehr, sehr häufig vor und ist natürlich für insgesamt den Wissenstransfer in dem Unternehmen eher hinderlich als wirklich förderlich und genau für den Fall, so wie Bastian auch schon beschrieben hat, auch diese Anwendungen verfügen über Schnittstellen, die man anzapfen kann und auch daraus kann dann die Informationen gezogen werden. 

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Basti: Wie du dir das am Besten vorstellen kannst ist, du hast eine Suchoberfläche, das ist auch keine Plattform, die wir anbieten, sondern im Grunde genommen steht unsere Software Amber Search vor den ganzen Datensilos, die du im Unternehmen hast. Du hast dann einen zentralen Platz, wo du deine Suchanfrage eingeben kannst im Unternehmen, was unsere Software dann macht für dich ist im Grunde genommen, die verschiedenen Datensilos durchsuchen und verweist dich dann nur darauf und sagt ok, die Information nicht hier die Information nicht hier und für die Information kannst du da reinschauen und das ganze halt in einer Oberfläche.

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Weil sonst hast du halt den Fall, dass du oft nicht weißt. War das ne Nachricht aus Teams? War das ne E-Mail die ich bekommen hab? Hat das jemand in einem Protokoll auf einem Netzwerklaufwerk gespeichert und das halt genau das was wir damit umgehen, weil dann hast du die Möglichkeit, dass du bei zukünftigen Projekten nicht mehr auf einem weißen Blatt Papier anfangen musst.

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Sondern dass du auch viel mit dem vorhandenen Wissen arbeiten kannst.

Tom: Ich meine das Thema vorhandenes Wissen ist eigentlich ein gutes Stichwort nicht, denn meine Kunden sind überwiegend große mittelständische Unternehmen, die haben in der Regel mehr als 2000-3000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und trotzdem haben sie einzelne Personen, die unglaublich viel wissen in der Birne haben, die unglaublich viel Erfahrung haben, die aber jetzt leider etwa Ende, 50 oder sogar schon Anfang 60 sind und auf kurzer lang in in Ruhestand gehen ist das eine typische Situation, die ihr auch vorfindet. Und wie geht ihr mit dieser Situation um?

Julian: Das war tatsächlich so, die Ausgangslage, mit der wir losgegangen sind, deshalb auch einen Ansatz, bei dem wir angefangen haben. 

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Wir wollen genau die gleiche Antwort geben, die dir auch ein Experte geben würde beziehungsweise anders gesagt, welche Antwort würde dir ein Experte der 40 Jahre in dem Unternehmen war, würde dir geben und genau darauf haben wir dann auch unsere Algorithmen angepasst. Eben auch diese Sortierreihenfolge, dass das wichtigste Ergebnis oben angezeigt wird, das war alles mit diesem Gedanke im Hinterkopf, die Antwort zu geben, die eben genau solche wichtigen Mitarbeiter, solche Experten eingeben würden.

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Tom: Was ist jetzt so eure Erfahrung, welchen konkreten Nutzen ziehen Unternehmen daraus. Ist das irgendwie messbar oder qualifizierbar? 

Basti: Wir sind in der Lage, das haben wir mit Nutzerumfragen bei unseren Kunden rausgefunden, in der Lage, eine Stunde pro Woche pro Mitarbeiter zu sparen, wenn man das hochskaliert, sind das natürlich enorme Summen, die man da einfach einsparen kann. Das Problem ist super, als solches wird halt oft nicht als Problem gesehen, weil die Mitarbeiter sind ja da, wir haben es geschafft mit unserer Software ambassearch eine Nutzerzufriedenheit von 9,3 von 10 zu bekommen.

9:33
Vorher lag sie bei uns unter 5. Das heißt, wir haben Sie auch mehr als verdoppelt und der große Vorteil ist auch, wenn man die Information nicht findet, hat man natürlich noch ganz viele andere Prozesse, die als Alternative im Unternehmen ablaufen. Ich muss einen Kollegen anrufen, ich halte den wiederum von der Arbeit ab, teilweise werden Kollegen angerufen, die nicht mehr im Job selbst sind, also im Unternehmen die Position gewechselt haben, dann heißt es ja, wo hast du das vor 5 Jahren mal abgespeichert oder ich rufe Kollegen an, die gar nicht mehr im Unternehmen sind.

10:00
Und das sind natürlich auch Prozesse, wenn ich da noch abhängig bin von Leuten, die nicht mehr im Unternehmen sind, ist das A für das Unternehmen unangenehm, aber auch für die anderen Leute und wenn du Projekte hast, dann kannst du so eine Software auch nutzen, damit du nicht auf dem weißen Blatt Papier anfängst, sondern damit du das vorhandene Wissen, welches schon im Unternehmen ist, benutzt, um ja schon mal den Hintergrund zumindest zu zeichnen und das dann nur noch individuell anzupassen.

10:29
Tom: Jetzt habt ihr gesagt Einführungszeitraum ist sehr kurz, irgendwie einen Tag habe ich jetzt verstanden. Es hängt ja wahrscheinlich auch davon ab, wie gut suchen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder ist das ist da hinterher noch Schulung notwendig oder ist eingeführt, fertig.

Julian: Also wir machen das ganz gerne in einer 30 Minuten Kurzeinführung, fragen immer alle, was 30 Minuten, so schnell geht es, wir blocken sonst immer für ein neues System mindestens einen halben Tag, aber genauso einfach ist es im Endeffekt. Also bei Google muss man ja auch niemandem erklären wie das funktioniert und genauso ist es bei uns auch, also eigentlich ist es so in dem Zeitraum wo man sagt okay hier ist es freigegeben, ihr könnt loslegen, also es fühlt sich intuitiv an, so wie ich auch vorher gesagt habe, das ist wie die Antwort, die ein Experte geben würde. Genauso natürlich ist der Umgang damit.

Tom: Das klingt super spannend, wollt ihr einen Kaffee oder lieber ein Bier trinken.

Basti: Ich würde ein Bier nehmen.

Tom: Dann trinken wir jetzt ein Bier, komm, dann gehen wir mal rüber. Gutes Bier in Düsseldorf.

11:29
Also Basti, jetzt zeigt mir mal eben, das sieht ja schon fast aus wie Google.

Basti: Ziel ist es, es dem Nutzer so einfach und intuitiv wie möglich zu machen, wir möchten ja nicht, dass der Nutzer alles noch mal neu lernen muss und das Frontend von Google, ich glaube den Namen darf man bei der Ähnlichkeit schon nennen, ist sehr bekannt und da muss auch nicht mehr groß geschult werden, weil es einfach super intuitiv ist. Ich kann hier mal ein paar Beispiele eingeben, ja, wir sind im Ruhrgebiet, da ist natürlich auch viel die Kohleförderung ein Thema. Wenn ich jetzt hier eingebe, wer hat die Erstellung der Leitwarte betreut und ich das suche, dann ist es erstmal eine Frage, die wir eingeben. Du siehst direkt, in welchem Dokument ist die Information enthalten, wo ist sie gespeichert, aus welchem Jahr ist das Dokument, was du halt auch siehst, ist, wo kommt die Antwort her, in diesem Fall ist das jetzt den Bau der Leitwarte begleitete von Beginn an der TÜV Rheinland.

12:25
Was ich aber gefragt habe ist, wer hat die Erstellung der Leitwarte betreut? Das einzige Wort, was wirklich das Gleiche ist wie in der Frage, ist das Wort Leitwarte. Trotzdem finden wir die Antwort, weil wir im Hintergrund die ganzen Suchanfragen mit Synonymen erweitern. Klassischer Anwendungsfall ist, du hast einem Teamkollegen die Aufgabe gegeben, bereite mal irgendwas für mich vor oder jemand hat vor 5 Jahren irgendein Dokument vorbereitet was du jetzt suchst oder wo du etwas in dem Bereich suchst.

12:54
Würdest du normalerweise nicht finden, wenn du nicht genau weißt, welches Wording wurde benutzt und das können wir halt mit solchen Features überarbeiten, dass man trotzdem die relevanten Informationen findet. Du kannst dann hier noch mal auf eine Vorschau gehen, das heißt, hier siehst du direkt, worin ist die Information enthalten, wir markieren dir halt hier in gelb, in welchem Kontext die Information steht, du kannst da durchscrollen.

13:22
Tom: Würde er zu dem Begriff Leitwarte auch englische Dokumente finden.

Basti: Genau das ist unsere Crosslingualität, das heißt, wenn ich ne deutsche Suchanfrage eingebe, wird im Hintergrund auch auf Englisch übersetzt und dann kann ich auch englische Dokumente damit zeitgleich suchen, da haben wir das Problem, dass normalerweise der Mensch der limitierende Faktor ist.

13:39
Weil wir haben natürlich auch viele internationale Konzerne als Kunden, wo nicht nur deutsch und Englisch die Sprachen sind, sondern die haben auch noch Spanisch, rumänisch, Russisch oder Japanisch da drin, spricht aber nicht jeder. Das heißt, was wir da machen können, ist dann, dass wir die Textelemente noch mal in die entsprechende Sprache übersetzen.

Tom: Ihr seid jetzt seit 2017 seid ihr am Markt, was war denn der Auslöser des zu überlegen, wir machen so was ganz.

14:01
Basti: Einfach im Grunde. Wir haben das Problem irgendwann selbst mal gehabt. Wir haben während des Studiums Praktika gemacht, teilweise auch in Beratung, in Automobilherstellern, im Mittelstand hängt viel Wissen in sehr wenigen Köpfen, es liegt aber unfassbar viel Wissen noch auf den Servern selbst. Es muss halt nur zugänglich gemacht werden.

Tom: Ich habe jetzt noch ein paar schnelle Fragen an euch, die müsst ihr quasi blitzartig beantworten, Bier oder Wein Julian?

Julian: Bier.

Tom: Bus oder Auto? 

14:31
Basti: Ein Auto, entschuldigung an die Grünen.

Tom: Und deine Buchempfehlung?

Julian: Start would why.

Tom: Warum ist Aachen das perfekte Gründerpflaster?

Basti: Gerade bei einem technischen Unternehmen, so wie wir es sind, hast du die RWTH halt im Rücken, wo unfassbar viel technisches Know How auch vorhanden ist. Und das hilft dir dann halt entsprechend auch an neuesten Technologien direkt mitzuarbeiten und die auch mitzuentwickeln und mitzukriegen was wirklich in der Forschung aktuell passiert.

Tom: Wie kriegen wir mehr Frauen nach Aachen?

15:00
Julian: Wir müssen glaub ich, insgesamt als Gesellschaft noch mehr offen sein und quasi auch junge Frauen dazu motivieren und auch erstarken da drin auch diesen technischen Weg zu gehen. Ich glaub da ist noch viel mit Vorurteilen verbunden, dass aus irgendwelchen Gründen nichts für Frauen ist.

15:17
Ich glaube, wenn wir da viele oder einige Beispiele haben, die dort vorangehen und quasi so als Helden für für die Heranwachsenden sind, dann werden wir das als Gesellschaft schaffen, da auch mehr Leute oder mehr Frauen in die technischen Berufe beziehungsweise auch nach Aachen zu kriegen.

Tom: Ich wünsche euch beiden super viel Erfolg, es war ein ganz spannendes Gespräch, ich glaube, dass ihr eine tolle Lösung habt, die wirklich auf ganz viel Bedarf trifft und drückt euch die Daumen, dass das weiter so gut funktioniert.

15:44
Basti: Ja danke dir für die Einladung, Tom.

Tom: Einen habe ich noch und zwar haben wir eine Startup Wall of Fame und da würde ich Euch bitten einmal zu unterschreiben, da gehen wir jetzt zusammen hin. 

Beide: Ja, sehr gerne.