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12.12.2018 – Lesezeit: 2 Minuten

Technologie

SAP IDoc und das Zusammenspiel mit EDI kurz erklärt

SAP IDoc ist ein wichtiges Werkzeug, mit dem man Geschäftsprozesse mit externen Partnern in SAP integrieren kann.

IDoc ist eine Abkürzung für ‚Intermediate Document‘. Frei übersetzt könnte man Austausch-Dokument sagen. Der Zweck eines IDocs ist, Daten oder Informationen von SAP in andere Systeme zu übertragen und umgekehrt. Die Übertragung von SAP zu Nicht-SAP-System erfolgt über ein EDI -Subsystem (EDI = Electronic Data Interchange).

SAP IDoc: Innerhalb eines SAP-Systems

Es gibt viele verschiedene, vordefinierte IDoc-Typen, die zu verschiedenen Geschäftsprozessen passen. IDocs sind unternehmensinterne SAP-Container für den Austausch von Dokumenten wie beispielsweise Rechnungen, Lieferscheine oder Bestellungen.

EDI: Austausch mit anderen ERP-Systemen 

Bei der Digitalisierung von Prozessen mit Geschäftspartnern ist jedoch Electronic Data Interchange (EDI) einer der besten Wege, die man als externen Container wählen kann, da Geschäftspartner möglicherweise ein anderes ERP-System einsetzen. Außerdem handelt es sich bei IDocs um ein hersteller-spezifisches Dateiformat von SAP zum Datenaustausch; im internationalen Geschäft hingegen werden unabhängige Standards bevorzugt. Mittels sogenannter EDI-Konverter können EDI-Dateien, die z.B. Bestellungen oder Rechnungen abbilden, einfach in SAP-IDocs umgewandelt werden und umgekehrt.

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IDoc und EDI 

Der Einsatz von EDI (und damit auch der von IDocs) lohnen sich insbesondere, wenn große Mengen an Belegen automatisch verarbeitet werden sollen. Das reduziert manuelle Arbeit und die damit verbundenen Fehler.

Die Umstellung von Papierbelegen auf EDI und SAP IDoc ist also sinnvoll, damit ist aber bestenfalls die Hälfte geschafft: Das erfolgreiche Verbuchen des IDocs, um beispielsweise einen Bestell- oder Rechnungsprozess auszulösen, ist eine weitere große Herausforderung.

SAP IDoc Fehlerbehebung

Für viele Anwender beginnen hier die Probleme, denn es handelt sich genau um die Schnittstelle, an der aus einem technischen Datenaustauschprozess ein betriebswirtschaftlicher Prozess wird.

Sollten hier Fehler auftreten, lassen sich IDocs meistens deshalb nicht buchen, weil dem Buchungsfehler ein betriebswirtschaftliches Problem zugrunde liegt.

Fehlende oder falsche Stammdaten sind an dieser Stelle zum Beispiel ein „Klassiker“.

Bei der IDoc-Fehlerbehebung stehen im SAP-Standard lediglich sehr technische Werkzeuge bereit, die eher sperrig zu bedienen und gar nicht benutzerfreundlich sind.

Die Folge: Die Fehlerbehebung entwickelt sich zum Ping Pong zwischen Fachabteilung (die die Bedeutung des Fehlers erkennt) und IT (die das Werkzeug zur Fehlerbehebung bedienen kann) und verzögert sich damit.

SAP Zusatzlösungen  

Hier kann man jedoch problemlos SAP Add-Ons arbeiten. Der Drittanbieter-Markt bietet viele fertige Lösungen für IDoc-Monitoring und IDoc-Fehlerbearbeitung. Zum Beispiel den Globalen IDoc-Monitor von All for One Steeb.