Eine SAP S/4HANA-Conversion ist weit mehr als ein technischer Versionswechsel. Viele Faktoren für den Erfolg liegen außerhalb des eigentlichen Systems: eine fundierte Vorbereitung, der passende Transformationsansatz, ein klares Mandat der Geschäftsleitung und die frühe Einbindung der Fachbereiche. Das zeigt das Projekt bei pester pac automation.
Zu Projektbeginn nutzte der international tätige Spezialist für Automatisierungslösungen und Verpackungsanlagen SAP ECC am Hauptsitz in Wolfertschwenden und am tschechischen Standort. Weitere Gesellschaften sollten folgen. Doch 2023 änderte das Familienunternehmen seine Strategie: Es wollte zuerst auf SAP S/4HANA wechseln, damit künftige internationale Roll-outs direkt auf der neuen Systemgeneration aufsetzen.
Nach einer Technical Discovery starteten pester pac automation und All for One das Projekt im Oktober 2024. Im Januar 2026 ging SAP S/4HANA live. Für All for One war es die 200. SAP-S/4HANA-Conversion.
Vorbereitung ist das A und O: Erst analysieren, dann entscheiden
Vor dem Projektstart analysierten pester pac automation und All for One gemeinsam die Ausgangslage. In einer umfassenden Technical Discovery untersuchten sie die Systemlandschaft und die relevanten Prozesse. Zudem bewerteten sie verschiedene Transformationswege für den Wechsel von SAP ECC zu SAP S/4HANA: Greenfield, Bluefield und Brownfield.
Auf dieser Grundlage entschied sich pester pac automation für eine Lean Selective Data Transition mithilfe des SAP Business Transformation Center (SAP BTC). Dabei bauten die Projektpartner eine neue SAP-S/4HANA-Systemlandschaft auf und übernahmen gezielt die relevanten Geschäftsdaten aus dem bestehenden SAP-ECC-System. Die etablierten Geschäftsprozesse blieben weitgehend erhalten. Wo SAP S/4HANA Änderungen erforderte, passten die Partner sie gezielt an.
Damit ging die Technical Discovery über eine reine Bestandsaufnahme hinaus: Sie schuf schon vor dem Projektstart eine belastbare Basis für das weitere Vorgehen. Genau daran misst sich die Qualität dieser Phase. Sind Ausgangslage, Prozesse und Risiken hinreichend geklärt, lassen sich Projektumfang und Vorgehen fundiert festlegen. Wer Grundsatzfragen bis zum Kick-off offenlässt, muss sie später unter höherem Zeitdruck beantworten.
Die Conversion braucht Rückendeckung aus der Geschäftsleitung
Eine SAP-S/4HANA-Conversion betrifft zentrale Geschäftsprozesse. Deshalb ist sie kein reines IT-Vorhaben, sondern ein Transformationsprojekt für das gesamte Unternehmen.
Ein solches Projekt braucht die klare Rückendeckung der Geschäftsleitung. Sie verleiht ihm Priorität, fördert die Zusammenarbeit der Bereiche und hilft, Ziel- oder Ressourcenkonflikte zu lösen, über die die IT nicht allein entscheiden kann. Bei pester pac automation beteiligte sich die Geschäftsleitung daher an zentralen Weichenstellungen – von der Auswahl des Umsetzungspartners bis zur Festlegung des Transformationsansatzes. Fehlt dieses Mandat, gilt die Conversion schnell als reine IT-Aufgabe und verliert gegenüber dem Tagesgeschäft an Priorität.
Führungskräfte, Fachbereiche und Key User früh einbinden
Das nötige Prozesswissen liegt bei pester pac automation nicht allein in der IT. SAP unterstützt unter anderem Fertigung, Montage, Beschaffung und Finanzen. Wie diese Abläufe im Arbeitsalltag tatsächlich funktionieren, welche Ausnahmen bestehen und welche Veränderungen tragfähig sind, wissen die Fachbereiche und Key User. Deshalb band pester pac automation sie früh ins Projekt ein, um die Auswirkungen der Conversion fundiert bewerten zu können.
Dabei muss nicht jede Entscheidung in großer Runde fallen. Entscheidend ist, die richtigen Personen gezielt einzubeziehen. Change Management beginnt mit der Zusammensetzung und Arbeitsweise des Projektteams – nicht erst mit Schulungen kurz vor dem Go-live.
Ein Umsetzungspartner, der System, Branche und Unternehmen versteht
Für pester pac automation zählten bei der Wahl eines SAP-Partners vor allem zwei Faktoren: Fachkompetenz und Vertrauen.
Das bestehende SAP-System unterstützt Prozesse, die eng mit dem Geschäftsmodell eines Maschinenbauunternehmens verbunden sind. Eine technische Entscheidung kann Auswirkungen auf mehrere Stationen der Wertschöpfung haben. Neben SAP-Kompetenz war pester pac automation daher wichtig, dass der Partner die Prozesse und Besonderheiten der Branche kennt.
Eine Conversion durchläuft Phasen, in denen nicht jede Entwicklung vorhersehbar ist. Gerade dann muss ein Projektteam Probleme offen ansprechen und gemeinsam bearbeiten können. Vertrauen ersetzt dabei keine technische oder prozessuale Kompetenz. Es entscheidet aber mit darüber, ob beide Seiten ihre Kompetenz auch in schwierigen Situationen konstruktiv einsetzen.
Der Go-live ist der Anfang, nicht das Ende: Potenziale gezielt erschließen
Nach dem Go-live beginnt für pester pac automation die nächste Etappe: Gemeinsam mit All for One identifiziert, bewertet und priorisiert das Unternehmen im Rahmen des Value Raisings weitere Potenziale von SAP S/4HANA. Dabei prüfen die Partner, wie pester pac automation das System umfassender nutzen und konkrete geschäftliche Mehrwerte schaffen kann. Mögliche Ansatzpunkte sind effizientere Prozesse, eine bessere Bereitstellung relevanter Informationen, neue Dashboards und die stärkere Nutzung von SAP Fiori.
Parallel bereiten beide Unternehmen den SAP-S/4HANA-Roll-out in internationalen Tochtergesellschaften vor.
Damit folgt pester pac automation der strategischen Linie, die bereits vor der Conversion festgelegt wurde: zuerst eine moderne zentrale Systembasis schaffen – und darauf die internationale SAP-Landschaft weiterentwickeln.
Entscheidend ist das Zusammenspiel
Die fünf Erfolgsfaktoren sind keine Checkliste, die sich Punkt für Punkt abhaken lässt. Sie greifen ineinander: Die Technical Discovery schafft eine fundierte Basis, die Geschäftsleitung sorgt für Verbindlichkeit, Fachbereiche und Key User bringen ihr Prozesswissen ein und der Umsetzungspartner führt diese Perspektiven im Projekt zusammen. Ihr Zusammenspiel schafft die Basis, um die Conversion in messbare Prozessverbesserungen und weitere internationale Roll-outs zu überführen.
Mehr Projekteinblicke im Podcast „The Family Business Code“
In der ersten Folge von „The Family Business Code“ sprechen Andrea Wingenfeld und Esmir Jahic mit Host Anja Brey über die SAP-S/4HANA-Conversion und die Transformationsstrategie von pester pac automation – von Customer Centricity über agile Zusammenarbeit, intelligente Automatisierung und künstliche Intelligenz bis zur Unternehmenskultur.
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