Bestellanforderung leicht gemacht
Wo Bedarf herrscht, darf eine BANF nicht fehlen. Erfahren Sie anhand von 5 Tipps, wie Ihnen diese Transaktion besonders gekonnt gelingt.
Im E-Procurement muss alles seine Richtigkeit haben. Jeder Prozess in der Beschaffungskette wird durch eine vorausgehende Aktion ausgelöst. Am Anfang dieser Kette steht die Bestellanforderung. In erster Linie ist sie nur eine interne Anfrage. Allerdings werden in diesem Dokument bereits alle essenziellen Daten für die Bestellung eingetragen. Daher sollte eine BANF auf keinen Fall wie eine formlose „Bestell mal“-Mail behandelt werden.
Auslöser einer BANF ist wiederum ein Bedarf, ob akuter oder projizierter. In der Bestellanfrage wird also festgelegt, welche Materialien in welcher Menge zu welchem Zeitpunkt gebraucht werden. Ausgefüllt wird diese Anfrage meist in der Abteilung, in der entsprechender Bedarf besteht, wie zum Beispiel in der Produktion. Bei Retailern wird dieser Schritt auch häufig direkt vom Einkauf übernommen.
Zusätzlich kann in der BANF bereits ein Lieferant eingetragen werden. Selbst wenn die Lieferantenbewertung von einer anderen Abteilung übernommen wird, ist einem Lieferantenvorschlag nichts entgegenzusetzen. In den Schritten, die auf die Bestellanforderung folgen, wird mittels Sourcing und automatisierter Vergleiche der optimale Lieferant ermittelt.
Tipp 1: Vorlagen für Bestellanforderungen anlegen
Werden Materialien angefordert, die regelmäßig nachbestellt werden müssen, ist es ratsam eine Vorlage anzulegen. Sie können dazu entweder eine persönliche Vorlage für Ihren eigenen Zugang anlegen oder eine Standardvorlage erstellen, auf die auch Ihre Kollegen Zugriff haben. Außerdem kann es sinnvoll sein, eine Dummy-Vorlage einzurichten, in der die Materialien mit den entsprechenden Produkten aus den Stammdaten ausgetauscht werden. Dadurch wird sofort deutlich, welche Pflichtfelder ausgefüllt werden müssen und welche leer bleiben dürfen.
So funktioniert‘s:
- Wählen Sie die Transaktion ME21N oder ME51N aus
- Richten Sie die gewünschte Bestellanforderung ein
- Klicken Sie in der Funktionsleiste auf „Als Vorlage sichern“
- Benennen Sie die Vorlage und geben Sie eine Beschreibung ein
- Aktivieren Sie die Box „Standardvorlage“, insofern gewünscht
Hinweis: Falls Sie die Schaltfläche zur Vorlagenspeicherung nicht sehen oder aktivieren können, ist wahrscheinlich die Business Function LOG_MM_CI_3 nicht aktiviert. Diese können Sie mit der Transaktion SFW5 einschalten, sofern Sie Key User sind.
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Tipp 2: Bestellanforderung in eine Bestellung umwandeln
Eine vollständig ausgefüllte Bestellanforderung, in der bereits der richtige Lieferant eingetragen ist, kann nach der Prüfung durch das Lieferantenmanagement und dem Vorgesetzten mit Bestellungshoheit in eine Bestellung umgewandelt werden. Voraussetzung hierfür ist, dass alle angeforderten Materialien auch ordnungsgemäß in den Stammdaten eingetragen sind.
So funktioniert’s:
- Legen Sie eine Bestellung mit dem Transaktionscode ME21N an
- Wählen Sie aus dem Menübaum auf der linken Seite die Bestellanforderung aus
- Geben Sie die Nummer der Bestellanforderung ein
- Ziehen Sie die Nummern der Bestellanforderung in den Warenkorb
- Prüfen und speichern Sie Ihre Daten
Tipp 3: Kürzel im Blick behalten
Strategischer Einkauf ist oft eine Herausforderung und SAP macht einige Vorgänge um ein Vielfaches einfacher. Nur ist SAP selbst manchmal ein nicht ganz so simples Unterfangen. Daher ist es eine gute Idee, sich mit den Befehlen und Kürzeln vertraut zu machen. Das verkürzt die Zeit, um nach den passenden Transaktionen zu suchen und erfordert nur minimalen Aufwand.
Die wichtigsten Transaktionsnummern für BANF in SAP:
- ME51N Bestellanforderung anlegen
- ME52N Bestellanforderung ändern
- ME53N Bestellanforderung anzeigen
- ME54N Bestellanforderung freigeben
- ME97 Bestellanforderung archivieren
Tipp 4: Die Vorteile von Katalogen nutzen
Kataloge helfen nicht das Maverick Buying zu vermeiden, sondern sie vereinfachen auch das Einkaufen von standardisierten Bedarfen für die Anforderer aus einkaufsfremden Abteilungen. Je nach Ausprägung können sogar die BANFEN über ein solches Katalogsystem abgewickelt werden, indem die Anforderer sogenannte Nichtkatalog Artikel beziehen. Eine Workflow Engine unterstützt dabei die Einhaltung aller Einkaufsrichtlinien.
Viele Unternehmen bieten hierzu auch Punch Out Kataloge an, bei welchen man in einen abgestimmten Onlineshop abspringt. Die Anforderer legen dabei ihre benötigten Waren in den persönlichen Einkaufskorb und springen nach Abschluss zurück in das eigene System. Hier kann nun die Bestellung intern zur Genehmigung eingereicht werden. Erst nach einer Freigabe wird diese dann digital an den Lieferanten übersendet.
Auch individuell abgestimmte Kataloge mit kleineren Lieferanten (der lokaler Bürospezialist, der Kantinenlieferant oder der IT-Dienstleister) lassen sich problemlos anbinden. Dies ermöglicht dem Bedarfsträger einen einfach geführten Einkauf. Man nennt diese Funktion auch „Guided Buying“.
TIPP 5: MAVERICK BUYING ENTGEGENWIRKEN
Gegen wilden Einkauf helfen klare Richtlinien und Freigabeverfahren. Eine Bestellanforderung muss in der Regel durch mehrere Instanzen gehen, bevor sie zu einer verbindlichen Bestellung wird. Zum Beispiel mit SAP Ariba kann hier ein automatischer Workflow geschaffen werden, der die entsprechenden Bearbeiter und Freigeber anhand vorgegebener Kriterien zuweist. Das ist zum Beispiel vorteilhaft, wenn Bestellung über einem Gesamtwert von 50.000 Euro von der Geschäftsleitung genehmigt werden müssen. Mit der entsprechenden Automatisierung wird die Führungsebene nur aufgefordert, Bestellanforderung abzusegnen, die wirklich Chefsache sind.
Die entsprechenden Regeln hierzu werden im System hinterlegt und können für jede Bestellbearbeitung abgefragt werden. Dadurch wird die zugewiesene Person zur Freigabe aufgefordert. Sie können auch mehrere Personen festlegen, wenn beispielsweise verschiedene Autorisierungen zur technischen und finanziellen Freigabe notwendig sind.
Vorteile des automatischen Freigabeverfahrens:
- Verkürzte Durchlaufzeiten
- Automatische Ermittlung der Zuständigkeitskette
- Automatische Aktionsaufforderung bei Freigabebedarf
- Festgelegte Genehmigungswege werden garantiert eingehalten
- Kontrolle über den Freigabeprozess
- Durchgehende Protokollierung
- Automatische Terminüberwachung
- Vertreterregelung bei Ausfällen oder Urlaub
- Verringerte Liegezeiten
- Maverick Buying ist über das Programm unmöglich
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