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12.12.2018 – Lesezeit: 5 Minuten

Technologie

Was ist EDI? Elektronischer Datenaustausch

Hier lesen Sie alle wesentlichen Aspekte zum elektronischen Datenaustausch mit EDI.

EDI (electronic data interchange) nennt man den elektronischen Datenaustausch zwischen zwei betriebswirtschaftlich unabhängig voneinander agierenden Entities, wie beispielsweise zwei Unternehmen. Häufig wird EDI eingesetzt, um Prozesse zu digitalisieren, die traditionell zuvor auf Papier abgebildet wurden. Das sind zum Beispiel Bestellungen, Bestellbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen.
Die Vielzahl von EDI-Standards und potenzieller Geschäftspartner, heterogene Systemlandschaften sowie die Notwendigkeit, die übertragenen Daten zu verschlüsseln, machen EDI durchaus komplex, aber besonders lohnend bei sich wiederholenden Geschäftsvorgängen mit hohem Belegvolumen.
Noch Ende des 20. Jahrhunderts war EDI größtenteils auf die Anwendung in größeren Unternehmen fokussiert. Inzwischen nutzen aber auch immer mehr Unternehmen im Mittelstand EDI auch für den Beleg-Austausch mit ihren Lieferanten. So durchdringt die Verwendung von EDI immer mehr Unternehmen entlang der Supply Chain.

Wozu EDI

Ohne, dass ein menschlicher Arbeitsschritt nötig ist, kommunizieren Sendersystem und Empfängersystem vollautomatisch miteinander. So werden zum Beispiel Bestellungen oder Rechnungen vorerfasst. Dadurch werden die Zahl der Eingabefehler und Datenfehler wesentlich verringert und die Dunkelbuchungsquote wird erhöht.
Unternehmen verschwenden keine wertvolle Arbeitskraft mehr auf das repetitive und langweilige manuelle Erfassen von Belegen und sind damit in der Lage, ihren qualifizierten Mitarbeitern einen attraktiveren Arbeitsplatz anzubieten.
Und nicht zuletzt ist zu erwähnen, dass EDI – dank der im Folgenden aufgeführten Standards – international einsetzbar ist. Sprachbarrieren werden zumindest ein wenig niedriger und einer Expansion in andere Länder steht der Belegverkehr nicht mehr im Weg.

EDI – Standard is King!

Unternehmen sollten bei EDI nicht beliebig über die verwendete Struktur der Nachrichten und alle verarbeitenden Systeme entscheiden. Rücksicht auf die einzelnen Partner und ihre Situation, branchenübliche Verfahrensweisen und den jeweiligen Geschäftszweck zu nehmen, ist immer eine gute Idee. Verschiedene Branchenverbände und unabhängige Arbeitskreise (wie z.B. der CEFACT der UN) haben die Aufgabe der Standardisierung als unabhängige Dritte übernommen und legen EDI-Standards fest und veröffentlichen diese. So halten sich zum Beispiel die großen deutschen Automobilhersteller und deren Lieferanten meist an den VDA-Standard.
Die EDI-Partner müssen sich auf einen Standard einigen, damit die gegenseitige Verarbeitung der empfangenen Daten möglichst reibungslos funktioniert. Zudem haben die EDI-Partner häufig unterschiedliche Motivationslagen und Kompetenzgrade im Hinblick auf die Implementierung des elektronischen Datenaustauschs. So nutzen größere Unternehmen ein gewisses Machtgefälle, um ihren Lieferanten die Verwendung von EDI vorzuschreiben, damit sie ihre internen Belegverarbeitungsprozesse optimieren können.

eInvoice – EDI in der Interaktion mit Steuerbehörden

Auch staatliche Stellen wie die Finanzämter haben die Vorteile von EDI erkannt und nutzen diese, um beispielsweise Mehrwertsteuerbetrug auf die Schliche zu kommen. Verschiedene Länder definieren E-Invoice Verfahren bzw. haben diese bereits per Gesetz eingeführt. Jedes Unternehmen, das in einem dieser Länder Rechnungen erstellt, muss diese elektronisch an das Finanzamt übermitteln. Damit weiß der Staat, wer welche Rechnung gestellt und erhalten hat und kann die abgeführte Mehrwertsteuer mit den tatsächlichen Rechnungen abgleichen. Ab dem 1. Januar 2019 gilt zum Beispiel das e-Invoicing Verfahren in Italien.

EDI – Guidelines und Vereinbarungen

Oft sind die EDI-Standards großzügig ausgelegt und werden hinsichtlich Anwendbarkeit in vielen verschiedenen Szenarien und Branchen optimiert. Da sie dadurch einem gewissen Interpretationsspielraum unterliegen, legen meist größere Unternehmen die genaue Ausprägung der Standards für Ihr Geschäft in Guidelines fest. Diese vorgegebene Struktur stellt sicher, dass im Empfängersystem jedes Element dem richtigen Datenfeld zugeordnet werden kann. Zudem ist zumindest in Deutschland ein Vertrag oder eine EDI-Vereinbarung notwendig, welche die Rechtsverbindlichkeit der übertragenen Daten regelt.

EDI – Strukturierte Nachrichten

Grundsätzlich enthalten EDI-Nachrichten Metainformation und Nutzinhalt. Metainformationen geben dem Empfängersystem an, welche Art von Inhalt die Nachricht enthält, wie die Nachricht zu verarbeiten ist und das Routing an den Empfänger. Der Nutzinhalt sind die Daten, die vom Empfängersystem verarbeitet werden. Bei einer Bestellung sind das beispielsweise Bestellmenge, Artikel, Preis, aber auch die Lieferadresse. Die in den Guidelines festgelegten Strukturen der EDI-Nachrichten legen dabei den tatsächlichen Aufbau des Belegs fest.

EDI in SAP

Klassische SAP-Systeme und SAP S/4 HANA sind schon darauf vorbereitet, mit EDI zu arbeiten. Standardmäßig stehen fertige Strukturen im System bereit. In sogenannten IDocs, die auf diesen Strukturen beruhen, können Inhalte von EDI-Nachrichten abgelegt und dem System zur automatischen Verarbeitung zur Verfügung gestellt werden. Die erfolgreiche Verarbeitung von IDocs hängt jedoch von mehreren Faktoren ab. Welche das sind, lesen Sie hier… 

Abgrenzung uneinheitlich

Neben EDI gibt es noch eine Vielzahl weiterer Standards und Verfahren um Daten elektronisch auszutauschen. Häufig wird deshalb von „klassischem EDI“ gesprochen im Gegensatz anderen Formaten und Verfahren wie zum Beispiel WebEDI. Auch die Abgrenzung des Überbegriffs EDI zu konkreten Ausprägungen wie zum Beispiel EDIFACT ist in der Fachwelt nicht allgemeingültig geregelt.

Möglichkeiten durch EDI

Der entscheidende Vorteil von EDI gegenüber papierbasierten Geschäftsprozessen ist die Geschwindigkeit, die geringe Fehlerquote bei gebuchten Belegen und die Möglichkeit, EDI-Nachrichten direkt in ERP-Systemen wie zum Beispiel SAP S/4 HANA weiterzuverarbeiten. Dadurch können beispielsweise Lieferketten stabilisiert werden, Workflows im SAP-System angestoßen werden oder automatische Plausibilitätsprüfungen durchgeführt werden. So werden automatisierte Geschäftsprozesse mit abweichungsbasiertem Handeln möglich. Beispielweise ist dann ein Eingreifen durch den Menschen nur erforderlich, wenn das System zu einer Rechnung nicht automatisiert die passende Bestellung zuordnen konnte, etwa weil die Rechnung erforderliche Informationen wie Bestellnummer etc. nicht enthält. Dadurch sinkt die Zahl der Eingabefehler und Datenfehler wesentlich und die sogenannte Dunkelbuchungsquote (Belegbuchung ohne menschliche Interaktion) wird erhöht.
Das spart nicht nur Zeit, sondern ermöglicht auch zum Beispiel neue Logistikkonzepte. Wenn man beispielsweise in der Lage ist, anstelle einer Bestellung mit 1000 Artikeln 1000 Bestellungen mit je einem Artikel ohne Zeitverlust auszutauschen, hat man die Möglichkeit, diese 1000 Artikel unterschiedlich auszuprägen oder zu individualisieren. Im Endeffekt macht EDI so erst möglich, dass Kunden ihre Autositze in so vielen unterschiedlichen Varianten oder ihre Sneakers mit eigenem Monogramm zu konfigurieren. So ist EDI auch ein Beschleuniger für Industrie 4.0.

EDI Herausforderungen

Für die Verwendung von EDI gibt es einige Herausforderungen. Eine der wichtigsten Hürden ist die Veränderung von Geschäftsprozessen. Bestehende papierbasierte Geschäftsprozesse sind möglicherweise nicht für EDI geeignet und würden Änderungen erfordern, um die automatisierte Verarbeitung von Geschäftsdokumenten zu ermöglichen. So könnte ein Unternehmen Waren innerhalb von ein bis zwei Tagen nach Bestellung erhalten, die Rechnung dazu per Briefpost. Der alte Geschäftsprozess sieht oft vor, dass die Rechnung manuell erfasst und meist danach ebenso manuell zur Zahlung freigegeben wird. Bei EDI kann die Rechnung das System vollautomatisch erreichen und auch automatisch bei Übereinstimmung mit der Bestellung beglichen werden. Nur wenn Fehler auftauchen, fordert das System dann Interaktion mit dem Menschen. Das erfordert natürlich immer auch ein Stückchen Mut, sich auf den automatischen Regelbetrieb zu verlassen. 

Dem Mut der Anwender kann man auch mit einem Beleg-Monitoring auf die Sprünge helfen. Wenn das System alle automatisch gelaufenen Buchungen und Belege in einer Vergleichsübersicht anzeigt und der Anwender Stichproben machen kann, fördert das das Vertrauen. Mit der Zeit wird es dann langweilig, einen Monitor zu überwachen, der ständig nur „ok“ anzeigt.

Eine weitere Herausforderung sind der Zeitaufwand und die Kosten für die anfängliche Einrichtung von EDI. Die vorbereitenden Ausgaben und die Zeit, die für die Implementierung, das Customizing und Schulung nötig sind, können kostspielig sein. Deshalb ist es für Unternehmen wichtig, die richtige Integrationstiefe auszuwählen, um die Geschäftsanforderungen zu erfüllen und gleichzeitig Potenziale hinsichtlich der Rationalisierung von Geschäftsprozessen zu heben. Für ein Unternehmen, das relativ wenige Transaktionen mit Partnern hat, kann es sinnvoll sein, OCR-Lösungen oder WebEDI-Lösungen zu implementieren, In diesem Fall würde nicht Software, sondern die Mitarbeiter die Transaktion bearbeiten, aber immerhin wäre die Erfassung enorm erleichtert.

Für wachsende Unternehmen kann die Implementierung einer in das ERP-System integrierten EDI-Lösung erforderlich sein. Insbesondere dann, wenn diese durch den Anstieg der Handelsvolumina gezwungen sind, ihre Auftragsabwicklungsprozesse zu rationalisieren und zu automatisieren.

Silodenken aufbrechen - Warum es schief läuft

Das Haupthindernis für eine erfolgreiche Implementierung von EDI ist die Wahrnehmung vieler Unternehmen in Bezug auf EDI: Viele betrachten EDI rein aus der technischen Perspektive.

Sinnvoller wäre es, EDI aus Sicht der Geschäftsprozesse mit externen Partnern zu betrachten. Erfolgreiche EDI-Implementierungen berücksichtigen die Auswirkungen extern generierter Informationen auf interne Systeme und validieren die erhaltenen Informationen hinsichtlich ihrer betriebswirtschaftlichen Bedeutung. Unternehmen, die mit der Implementierung von EDI beginnen, müssen den zugrunde liegenden Geschäftsprozess verstehen und richtiges Urteilsvermögen anwenden.

Hier ist enge Zusammenarbeit zwischen den Technikexperten und den betriebswirtschaftlichen Profis im Unternehmen gefragt. Erst wenn diese vorurteilsfrei aufeinander zugehen und sich gegenseitig ihre Wünsche und Möglichkeiten so erklären können, dass die jeweils andere Seite diese auch versteht, ziehen alle an einem Strang und machen EDI möglich.

ITler, die bisher über technisch unbedarfte Endanwender gefrotzelt haben, sollten spätestens bei der Einführung von EDI einmal darüber nachdenken, ob sie vielleicht mehr oder besser hätten schulen können. Ebenso gilt das aber auch natürlich für Endanwender, die sich beharrlich wehren, Neues zu lernen und Veränderungen zu akzeptieren.