Erfahrungsbericht zum Nachmachen ERP-System aus der Cloud: Wie ein Maschinenbauer wächst

Dieser Maschinenbauer setzt auf ein ERP-System aus der Cloud. Wie es zum Wechsel kam und wie das Unternehmen jetzt profitiert.

Welche Anforderungen hat ein mittelständischer Maschinenbauer für eine Migration seines alten ERP-Systems in die Cloud? "Wir wollten international wachsen", erklärt Lars Daniel, einer von zwei Geschäftsführern des Herstellers von Garten- und Rasenpflegeprodukten Sabo-Maschinenfabrik. Warum sich das Unternehmen schlussendlich für das ERP-System SAP S/4HANA Public Cloud entschieden und welche Geschäftsprozesse die neue Lösung verbessert hat, erfahren Sie in diesem Erfahrungsbericht von Mittelstand Heute.

zum Unternehmen

Das ist die Sabo-Maschinenfabrik

„Wir bekommen immer wieder Zuschriften, in denen uns Menschen berichten, dass sie in der Gartenlaube zu dem Haus, dass sie gerade gekauft haben, einen uralten Sabo-Rasenmäher fanden – und dass der immer noch problemlos funktioniert,“ erzählt Lars Daniel. Das Unternehmen setzt gezielt auf Nachhaltigkeit, Langlebigkeit und Reparierbarkeit seiner Mäher, gibt auf einen Teil der Komponenten 15 Jahre Garantie. Gegründet 1932 durch Heinrich Sanner und Walter Born – daher der Firmenname – verkaufte Sabo zunächst Öle und Schmierstoffe und entwickelte 1954 dann den ersten Motorbetriebenen Rasenmäher.

Heute, fast 70 Jahre später, bedient der Hersteller von Gummersbach im Bergischen Land aus Kunden in mehr als 25 Ländern – blieb dabei aber mit seinen circa 90 Mitarbeitern ein Mittelständler von überschaubarer Größe. Doch das muss nicht zwingend so bleiben. Das Unternehmen hat durchaus Wachstumspläne, vor allem seit 2020 das Beteiligungs-Unternehmen Mutares Sabo übernahm – das zuvor fast 30 Jahre lang zum US-Landmaschinenriesen John Deere gehörte.

Neues ERP-System für mehr Transparenz und Effizienz

Die Anforderungen für Wachstum und anhaltenden Erfolg von Unternehmen sind mehr denn je transparente Strukturen und durchgängige, leicht erlernbare Geschäftsprozesse, die Zeit und damit Arbeitskraft sparen helfen. Als die Ablösung des bisher genutzten ERP-Systems entschied sich Sabo deshalb ganz bewusst für ein cloudbasiertes SAP-System. Die Wahl fiel auf die Public-Cloud-Variante von SAP S/4HANA und die Migration mit dem Business-IT-Spezialisten All for One Steeb. „Wir wollten uns ja nicht lange mit Customizing beschäftigen, sondern das Ganze schnell umsetzen und schnell damit live gehen“, erzählt Pierre Janotta, Leiter Projektmanagement, bei Sabo. Im produzierenden Gewerbe seien die Geschäftsprozesse ohnehin überall zumindest ähnlich, ergänzt Lars Daniel. „Auch deshalb ist es sinnvoll, mit einer Standardlösung zu arbeiten.“

Eine Anforderung Daniel's war auch, dass alle über das neue ERP-System von überall Zugriff auf zentrale Funktionen haben. Daniel muss jetzt nicht mehr zwingend früh morgens ins Büro fahren, um die aktuellen Produktionszahlen zu checken, sondern kann dies bei einer Tasse Kaffee schon zuhause tun. Im Unternehmen bleibt ihm dafür mehr Zeit, um zum Beispiel in die Fabrik zu gehen und sich mit den Kollegen dort auszutauschen.

Unterschiede

Was bedeuten Public Cloud, Private Cloud und Hybrid Cloud?

Public Clouds verwenden eine gemeinsam genutzte Infrastruktur. Private Clouds – auch als Rechenzentrum bezeichnet – greifen auf die unternehmenseigene Infrastruktur zurück. Diese sind üblicherweise mit einer Firewall und physischen Mitteln geschützt. Die Verantwortung für die Sicherheit in einer Private Cloud lastet auf den Schultern des Unternehmens – von physischer Sicherheit über Verschlüsselung bis hin zu Netzwerksicherheit und Cybersecurity. Für Public Clouds entfällt das Management der Infrastruktur, da sie von einem Public Cloud-Anbieter gehostet werden. Eine Hybrid Cloud ist eine Kombination aus Public Cloud- und Private Cloud-Services.

Wie das ERP-System aus der Cloud Vertrieb und Logistik harmonisiert

Auch Vertriebsinnendienst und Logistik im Unternehmen greifen jetzt ohne umständliche Absprachen ineinander wie Zahnräder, erläutert Gabriel Schäffer von All for One Steeb. „Früher musste der Vertriebsinnendienst der Logistik mitteilen, dass sie Produkt XY an Kunden Z ausliefern soll. Heute wird nur noch der Kundenauftrag angelegt, alle weiteren Schritte laufen via ERP-System automatisch ab – inklusive der Rechnungsstellung, nachdem die Logistik die Auslieferung im System vermerkt hat.“ Gerade in Zeiten des Fachkräfte- und Nachwuchsmangels können solche schlanken Prozesse ein unschätzbarer Vorteil sein.

Und wenn ein Außendienstler beim Händler vor Ort noch eine Nachbestellung bekommt, kann er sofort im ERP-System nachsehen, ob die betreffenden Geräte noch verfügbar sind oder wann die nächste Charge vom Unternehmen produziert wird – und das gewünschte Produkt sofort bestellen.

in Zahlen

In Zahlen – 3 Beispiele, wie das Unternehmen vom ERP-System SAP S/4HANA Cloud profitiert:

30%: schnellere Durchlaufzeiten im Unternehmen bei Auftragseingang, Lieferung und Rechnungsstellung durch das neue ERP-System
50%: weniger manueller Aufwand zur Rechnungsbearbeitung für das Unternehmen
50%: mehr Transparenz bei Bestellungen und Sendungen - durch direkten Datenzugriff für Vertriebsmitarbeiter des Unternehmens

Beim neuen ERP-System aus der Cloud konnte Sabo außerdem individuelle Wünsche angeben. Gabriel Schäffer: „Wir sehen uns an, was ein Unternehmen braucht und konzentrieren uns dabei zunächst auf den Standard – um später bei Bedarf weitere Anwendungen zu ergänzen. Sabo zum Beispiel will und muss prüfen, ob ihre Kunden und Lieferanten auf irgendwelchen Sanktionslisten stehen – und All for One Steeb hat eine Lösung entwickelt, die dies möglich macht.

ERP-System: So intuitiv wie Consumer Apps auf dem Smartphone

Den Mitarbeitern des Unternehmens, so Geschäftsführer Lars Daniel, gefiel das ERP-System vor allem deshalb auf Anhieb gut, weil es grafisch dem Vorgänger weit überlegen und extrem leicht zu bedienen ist. Die Menüstruktur mit den übersichtlichen Kacheln kennt jeder von seinem Smartphone, alles funktioniert intuitiv über Apps. Und es gibt noch mehr Funktionen: Das Unternehmen kann den Startbildschirm zum Beispiel selbst gestalten und so die Oberfläche seiner individuellen Arbeitsweise anpassen.

Oberfläche und Bedienbarkeit im ERP-System erleichterten und beschleunigten die Einführung spürbar. Was auch deshalb wichtig war, weil Sabo den Übergang keineswegs in einer für das Unternehmen ruhigen Phase umsetzte. Im Gegenteil: Wer wegen Corona wenig ausgeht und auch kaum Besuch bekommt, hat mal wieder Zeit, sich intensiv um den Garten zu kümmern. Und das macht mit einem neuen, leistungsfähigen Rasenmäher natürlich besonders viel Spaß. Deshalb hat das Unternehmen gerade in Pandemiezeiten viele Maschinen verkauft.

Und auch für die Zukunft hat das Unternehmen eine Menge vor, sagt Lars Daniel – die Internationalisierung vorantreiben zum Beispiel, neue Produkte entwickeln und insgesamt wachsen. Mit SAP S/4HANA Cloud sieht er sein Unternehmen für alles gerüstet.

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Und wenn es dabei stressig wird und der Geschäftsführer ein wenig Abstand braucht? Dann mäht der Geschäftsführer zuhause den Rasen. „Weil es Spaß macht – und man so herrlich den Kopf frei bekommt dabei.“

Neues ERP-System im Video: Effizientere Geschäftsprozesse und Funktionen durch SAP S/4HANA Cloud bei Sabo - Quelle: All for One Group / YouTube

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00:13 Sabo stellt sich vor und erklärt seine Motivation für die Transformation zu SAP S/4HANA

01:47 Die Anforderungen: Was sich Sabo vom neuen Cloud-ERP-System erwartet

02:25 Die neue Cloud-Lösung als Chance für Sabo

03:41 Private oder Public Cloud?

05:27 Standard-Lösung gibt Sicherheit

06:59 Vorteile für den Außendienst

08:36 Umfangreiche Updates direkt von SAP

09:23 Datenzugriff von überall zu jeder Zeit

11:42 neue Produktionsplanung mit großen Vorteilen

12:56 Wie hat sich das tägliche Arbeiten durch die SAP s/4HANA Public Cloud geändert?

13:45 Wie war das Feedback der Mitarbeitenden?

15:01 Eine gute Lösung für Mittelständler! Beratung und Vorgehen bei der Transformation

17:16 Flexibles Lizenzmodell im neuen Cloud-System

18:45 Einfacher Einstieg mit SAP Activate

20:40 Ausblick: Weiter wachsen mit der Cloud

Quelle Aufmacherbild: Sabo-Maschinenfabrik