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05.09.2022 – Lesezeit: 7 Minuten

Geschäftsbereiche / Einkauf & Beschaffung

Beschaffung: Welche Trends die Digitalisierung beeinflussen

An welchen Trends und Rahmenbedingungen orientiert sich die Digitalisierung der Beschaffung? Eine Studie bietet aktuelle Erkenntnisse (2022).

 

Wie gehen Unternehmen die Transformation in der Beschaffung und im Einkauf an, um ihre Resilienz gegenüber bestehenden und neuen Herausforderungen wie unterbrochene Lieferketten, steigende Kosten und wachsende Unsicherheit auf den internationalen Märkten zu erhöhen? Economist Impact hat diese Frage Anfang des Jahres im Auftrag von SAP mit einer Studie untersucht und dafür 430 Führungskräfte auf C-Level aus der ganzen Welt befragt darunter Chief Financial Officers (CFOs), Chief Operations Officers (COOs), Chief Procurement Officers (CPOs) und Chief Supply Chain Officers (CSCOs). Mittelstand Heute fasst die aktuellen Erkenntnisse zusammen.

 

Inhalt (per Klick auf die Links gelangen Sie direkt zum jeweiligen Kapitel):

 

 

Nähere Definition von Beschaffung:

Der Begriff Beschaffung beschreibt in einem Unternehmen alle Tätigkeiten, die der Versorgung eines Unternehmens mit Material, Dienstleistungen, Betriebs- und Arbeitsmitteln sowie Rechten und Informationen aus unternehmensexternen Quellen (Güter- und Dienstleistungsmärkte) dienen. Die Versorgung mit Kapital und Mitarbeitern wird nicht unter das Aufgabenfeld der Beschaffung integriert. (Quelle: Wirtschaftslexikon Gabler)

 

Warum eine digitale Transformation von Beschaffung und Einkauf unausweichlich ist

Die Entwicklung ist deutlich: Bereits im Jahr 2018 gaben 65 Prozent der Verantwortlichen aus den Fachbereichen Beschaffung und Einkauf an, über ihre Top-Lieferanten hinaus kaum Einblick in ihre Lieferkette zu haben. 2020 bewerteten sogar 90 Prozent der Unternehmen die Transparenz ihrer Lieferkette als mäßig bis sehr gering. Es liegt auf der Hand: Eine Digitalisierung mit Technologien zur Schaffung von mehr Transparenz und Effizienz im Beschaffungsprozess kann hier die richtigen Impulse setzen. Peter Smith, geschäftsführender Direktor bei der Beratungsfirma Procurement Excellence, meint sogar, dass "die Beschaffung, wie sie heute existiert "ganz verschwinden könnte, wenn Technologie und Automatisierung die Oberhand gewinnen."

Digitale Technologien schaffen einen besseren Zugang zu Daten, da sie alle Quellen an einem einzigen Ort zusammenführen, was

  • Unternehmen vorausschauende Analysen ermöglicht,
  • dadurch die Kosten senkt,
  • die Transparenz der Lieferkette verbessert
  • und neue Wertschöpfungsketten erschließt.

"Nehmen wir an, Sie haben zehn Lieferanten für ein einziges Produkt: Mit besseren Daten können Sie diese Lieferketten relativ leicht konsolidieren", erklärt Smith. "Ein erhöhtes Volumen des Einkaufs bei nur wenigen Anbietern verleiht Unternehmen mehr Verhandlungsgeschick, weil sie dann drei wirklich starke Beziehungen haben, statt zehn schwache."

Auf die Frage, welche Trends die Digitalisierung für ihre Unternehmen vorantreiben, nannten die befragten Entscheider in der Studie

  • die Verbesserung der Benutzererfahrung (circa 44 Prozent, hauptsächlich CFOs und COOs),
  • das Category Management (circa. 46 Prozent, hauptsächlich CSCOs und CPOs), zum Beispiel mit Hilfe künstlicher Intelligenz beim intelligenten Contracting
  • und Mobilitätslösungen.

Definition: Was bedeutet Category Management?
 
Das Category Management hat im Einkauf die Aufgabe, herauszufinden, welche Produkte aus Sicht des Kunden zusammengehören. Im Einkauf kümmern sich Category Manager um die Entwicklung, Beschaffung sowie Zusammenstellung unterschiedlicher Produkte und Dienstleistungen für Märkte und koordinieren weitere wichtige Einkaufsprozesse und Lieferanten.

Bei der Verbesserung der Benutzererfahrung in der Beschaffung geht es um die Verlagerung von papierbasierten Beschaffungsprozessen hin zu Echtzeit-Beschaffungsprozessen und intuitiven Plattformen. Peter Smith verdeutlicht die Relevanz digitaler Technologien am Beispiel der Schifffahrtsbranche: "Sie macht nach Volumen 75 Prozent der weltweiten Handelsströme aus und ist in hohem Maße abhängig von Papier und unverbundenen Altsystemen. Wegen der noch hohen manuellen Beschaffung sind die Daten schnell veraltet und schwer nachvollziehbar, was zu Zeit- und Ressourcenverlusten führt. Es ist das eine, Technologie zur Verfügung zu stellen. Aber wenn diese Technologie nicht einfach zu bedienen ist, werden sie sie nicht einsetzen wollen und dann ist Ihr Category Management verloren, weil sie die Software nicht nutzen." Smith nennt ein einfaches Beispiel: "Angenommen, ich brauche eine Schere, aber es dauert bis zu einer Stunde und ich muss mich durch zehn Bildschirme kämpfen, um eine Schere zu bestellen, gehe ich einfach in den örtlichen Laden, kaufe sie und setze sie auf die Rechnung."

 

Wie die Corona-Pandemie die Digitalisierung von Beschaffung und Einkauf beschleunigt hat

In welchen Rahmenbedingungen sehen Unternehmen die größten Katalysatoren für die Digitalisierung von Beschaffungsprozessen? Es überrascht nicht, dass die Mehrheit der Befragten (53 Prozent) in der Corona-Pandemie den größten Treiber für die Digitalisierung von Beschaffung und Einkauf sehen. Hinzu kommen ein geändertes Verbraucherverhalten (37,9 Prozent) und die Notwendigkeit, Kosten einzusparen (33,3 Prozent).

Der Einfluss von Covid-19 ist laut der Studie besonders bemerkenswert in der EMEA-Region, wo 70 Prozent der Befragten pandemiebedingte Unterbrechungen als Hauptgrund für die Transformation angeben. Die Befragten im asiatisch-pazifischen Raum sehen hingegen veränderte Verbrauchermuster (42 Prozent) als wichtigste Triebkraft für eine verstärkte Digitalisierung von Beschaffungsprozessen.

Und auch die Unternehmensgröße spielt der Studie nach eine Rolle bei den Gründen für eine forcierte Digitalisierung: Kleinere Unternehmen mit einem Jahresumsatz zwischen 300 Millionen US-Dollar (62,3 Prozent) etwa geben Corona als Treiber an. Im Vergleich dazu heben Unternehmen mit größeren Budgets und umfangreicheren Ressourcen eher Kosteneinsparungen und veränderte Verbrauchermuster als Hauptkatalysatoren hervor. Dies deutet darauf hin, dass kleinere Unternehmen stärker von pandemiebedingten Störungen betroffen waren und größere Unternehmen eher in der Lage waren, diesen Auswirkungen zu widerstehen.

 

 

Beschaffung: Hohe Digitalisierungs-Budgets vs. Digitalisierungs-Hemmnisse

Ist die Begeisterung der Unternehmen für die Digitalisierung der Beschaffung und des Einkaufs abhängig von einem entsprechenden Budget? Den Umfrageteilnehmern zufolge lautet die Antwort: Ja. So verzeichnete jedes fünfte Unternehmen (circa 22 Prozent) erhebliche Budget-Erhöhungen für die Digitalisierung:

  • Vor allem Unternehmen im Gesundheitswesen (92,3 Prozent)
  • Unternehmen, die Finanzdienstleistungen anbieten (80,5 Prozent)
  • und aus dem Einzelhandel (78,6 Prozent)

stehen mäßige bis erhebliche Steigerungen der Budgets zur Unterstützung der digitalen Transformation zur Verfügung.

Auf der anderen Seite bleiben aber auch nach wie vor Kostenbedenken für die meisten Beschaffungsverantwortlichen ein Haupthindernis für die Digitalisierung. Immerhin mehr als ein Drittel der Befragten nennt Budgetbeschränkungen (35,1 Prozent) und Unsicherheit über technologische Lösungen (31,2 Prozent) sowie digitales Know-how als die größten Hindernisse für die Digitalisierung. Diese Bedenken sind vor allem bei den CFOs (40,3 Prozent), COOs (33,9 Prozent) und CSCOs (35 Prozent) zu finden. Da die Kosten der Verwaltung von Lieferketten in einigen Fällen dramatisch gestiegen sind – zum Beispiel aufgrund des starken Anstiegs der Transportkosten – und Druck auf die Budgets ausüben, konzentrieren sich viele Unternehmen stärker darauf, die Räder am Laufen zu halten.

 

Ausblick: Wie steht es um die Nachhaltigkeit in der Beschaffung und im Einkauf?

Nachhaltigkeit ist nicht nur eine Frage der Haltung, sondern auch ein Trend, der Werte schafft, Unternehmen Zugang zu neuen Märkten ermöglicht, die Betriebsausgaben für Rohstoffe reduziert und Unternehmen dabei hilft, gute Mitarbeiter anzuwerben. Unternehmen drängen auch deshalb zunehmend ihre Lieferanten dazu, ihr Verhalten in puncto Nachhaltigkeit zu verbessern.

Chris Shanahan, Verantwortlicher für Beschaffung bei Thermo Fisher Scientific, erklärt: "Anstatt zu sagen: Ich möchte den Energieverbrauch bei der bei der Herstellung meiner Schokoladentafeln reduzieren, gehe ich zu meinen nachgelagerten Lieferanten von Verpackungen, Anlagen und Rohstoffen und sage: 'Ich möchte, dass ihr in eurem Produktionsprozess weniger Energie verbraucht und weniger Wasser verschwendet.''" Auch was Geschäftsbeziehungen anbelangt, zeigt sich so am Ende: Unternehmen, die nicht in neue Beschaffungs-Technologien investieren, laufen Gefahr, ins Hintertreffen zu geraten.

 

Quelle Aufmacherbild: stock.adobe.com/Dil