Unternehmen teilt Erfahrung
Internationales Wachstum muss nicht zu einer komplexeren Systemlandschaft führen: Ein SAP Rollout mit SAP ERP beim Textilhersteller Kufner zeigt das eindrucksvoll.
Mit der internationalen Einführung von SAP ERP schafft es der Textilhersteller Kufner, all seine ambitionierten Ziele gleichzeitig zu erreichen:
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Innovationsfähigkeit erhalten
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Digitalisierung vorantreiben
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weltweit einheitliche Prozesse realisieren
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und gleichzeitig alle Gesetzesvorgaben unterschiedlicher Länder einhalten.
Gesteuert wurde der Rollout zentral von der All for One Group. Die Umsetzung vor Ort übernahm ihr Partnernetzwerk United VARs. Ein Ansatz, von dem auch andere Unternehmen mit internationalen SAP-Projekten enorm profitieren können. Mittelstand Heute verrät, wie der SAP Rollout ablief und was Unternehmen sich für ihre Prozesse davon abschauen können.
Inhalt (per Klick auf die Links gelangen Sie direkt zum jeweiligen Kapitel):
- Ausgangssituation Rollout: Insellösungen und problembehaftete Datentransfers
- Wie der SAP Rollout gesteuert wurde
- Template berücksichtigt im SAP Rollout spezielle internationale Anforderungen
- Internationaler Rollout innerhalb der Zielvorgaben umgesetzt
- SAP-Transformation: Das sind die Lehren
Ausgangssituation Rollout: Insellösungen und problembehaftete Datentransfers
Das Familienunternehmen Kufner wird heute bereits in fünfter Generation geführt und ist über die Jahre kontinuierlich gewachsen. Innovationen standen zwar seit jeher im Fokus. Das internationale Wachstum des Textilunternehmens ging jedoch mit der Entstehung einer komplexen Systemlandschaft einher. Fast jeder Standort nutzte eine andere betriebswirtschaftliche Software. Für die Unternehmenszentrale gestaltete es sich zunehmend schwierig, die Daten zusammenzuführen. Zwar waren diverse Schnittstellen vorhanden, doch auch dadurch waren fehlerfreie Datentransfers nicht immer gewährleistet. Erschwerend kam hinzu, dass in der Produktion ein anderes System zum Einsatz kam als im administrativen Bereich.
Um einen reibungslosen Datenaustausch zu erreichen, volle Informationstransparenz zu schaffen, einheitliche Prozesse zu realisieren und die Digitalisierung voranzutreiben, entschied sich Kufner für die weltweite Einführung von SAP ERP. Für den Rollout gab es zwei zentrale Anforderungen: Einerseits sollten international dieselben Standards etabliert, andererseits alle lokalen Gesetze und Eigenheiten der jeweiligen Länder berücksichtigt werden. „Wir haben uns für SAP ERP entschieden, da wir eine einheitliche Software weltweit zum Einsatz bringen wollten, die alle Prozesse im Unternehmen abbildet und in der sämtliche Daten zusammenlaufen“, beschreibt Andreas Krall, ERP-Projektleiter bei Kufner, die Anforderungen.
Wie der SAP Rollout gesteuert wurde
Kufner begab sich zunächst auf die Suche nach einem Partner, der in der Lage war, den internationalen Rollout optimal zu begleiten. Idealerweise sollte dieser Partner einerseits als zentraler Ansprechpartner agieren, andererseits in der Lage sein, die SAP-Implementierung vor Ort professionell zu unterstützen. Schnell war klar, das United VARs der ideale Ansprechpartner für das Projekt sein würde.
„United VARs ist eine strategische Allianz aus 70 unabhängigen Consultingfirmen. Diese Consultingfirmen sind alle im IT-Dienstleistungssektor tätig und der gemeinsame Nenner ist SAP Business“, erläutert Alexander Herfort, Director Business Development bei United VARs. Das Netzwerk liefert mit seinen rund 10.000 Beratern und 2.000 Entwicklern Global Application Services mit Global SAP Support Services in 100 Länder der Welt. Der Business-IT-Spezialist All for One Group ist eines der Gründungsmitglieder der Allianz. Er fungierte im Kufner-Projekt als Generalunternehmer. In dieser Rolle steuerte und koordinierte das Beratungshaus die weltweite SAP-Einführung.
Jeder Kufner-Standort hatte dabei gleichzeitig einen lokalen Partner aus dem United VARs-Netzwerk für den Rollout an seiner Seite. Diese Partner sprechen die jeweilige Landessprache, agieren in derselben Zeitzone und haben denselben kulturellen Background. Darüber hinaus kennen sie die gesetzlichen Anforderungen des entsprechenden Landes im Detail – beispielsweise das Steuerrecht und Bilanzierungsvorschriften. „Der Leitgedanke des United-VARs-Netzwerks ist ganz klar think global – act local“, erklärt Michael Zitz, Co-CEO der All for One, den Ansatz, der sich im Falle von Kufner als goldrichtig erwies.
Erfolgsstory Kufner Holding: Globaler SAP Rollout inkl. Service & Support durch United VARs
Template berücksichtigt im SAP Rollout spezielle internationale Anforderungen
Das Ziel für den Rollout bestand darin, SAP ERP (ECC) an Standorten in zwölf Ländern zu implementieren. Dabei sollte die Chance genutzt werden, nicht nur die Datenbasis, sondern auch die Prozesse zu vereinheitlichen. Daher begann das Projektteam zunächst mit einem Template für die europäischen Hauptstandorte in Österreich, Deutschland, Italien und der Slowakei. Erst dann wurde SAP an ersten außereuropäischen Standorten, beispielsweise in China, Brasilien, Indien und den USA, sowie in den restlichen EU-Niederlassungen ausgerollt. Mit dem Template stellte Kufner im Rollout sicher, überall dasselbe Modell für seine Prozesse einzuführen. Gleichzeitig ließen die Leitplanken genügend Spielraum, um die gesetzlichen Anforderungen der jeweiligen Region zu berücksichtigen.
Die lokalen United VARs-Partner gewährleisteten im Projekt volle Konformität mit den spezifischen rechtlichen Anforderungen vor Ort. „Es ist ja so, dass jedes Land eine eigene Steuergesetzgebung hat, und das kann sehr komplexe Ausmaße annehmen“, betont Andreas Krall. „Ich denke zum Beispiel an Indien. Das Land hat ein mehrstufiges Steuersystem, das sehr komplex ist. Das hätten wir ohne United-VARs-Partner nicht umsetzen können“, so der ERP-Projektleiter des Textilherstellers weiter.
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Neben einem konformen Setup der Systeme lieferten die lokalen Partner im Zuge der Transformation auch Services wie Trainings in der jeweiligen Landessprache und ein Changemanagement, das die lokale Kultur berücksichtigt. So war es möglich, ein hohes Maß an Akzeptanz für den Rollout zu schaffen und die Transformation optimal zu begleiten.
SAP Rollout: Umsetzung erfolgte mit agiler Methodik
Im Hinblick auf die Einführungsmethodik kam mit Active Prototyping ein spezieller Ansatz der All for One Group zur Anwendung. Die agile Methode zielt speziell auf mittelständische Unternehmen ab. Es handelt sich dabei um einen Prozess mit vier Schritten:
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Spezifikationen definieren,
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kundenindividuelle Anpassungen vornehmen,
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Test
- und Abnahme.
So entsteht in kurzer Zeit der Prototyp eines Geschäftsprozesses. Anwender erkennen sofort, welches Ergebnis erreicht werden kann. Der Prozess wird so lange wiederholt, bis die notwendige Tiefe und Breite erreicht wurde. Die wesentlichen Vorteile von Active Prototyping sind Zeiteinsparungen, Flexibilität, praxisgerechte Resultate und die Minimierung von Fehlentwicklungen. „Der Vorteil ist, dass Mitarbeiter sofort am System Prozesse abbilden können und somit umgehend verstehen, ob das gewünschte Resultat erreicht wurde“, beschreibt Krall die Erfahrung bei Kufner.
Internationaler Rollout innerhalb der Zielvorgaben umgesetzt
Gemeinsam mit der All for One Group und United VARs gelang es Kufner, seinen weltweiten Rollout für SAP ERP innerhalb des geplanten Zeit- und Budgetrahmens umzusetzen. Kufner verfügt an seinen internationalen Produktions- und Vertriebsstandorten nun über eine leistungsstarke, einheitliche und gesetzeskonforme ERP-Software. Alle Daten der Niederlassungen laufen zentral im Headquarter des Textilunternehmens zusammen. Hierdurch hat der Lösungsanbieter heute volle Transparenz hinsichtlich der Ergebnisse und Prozesse in seiner gesamten Organisation.
Weiterhin konnte Kufner die Digitalisierung seiner Abläufe mithilfe von SAP forcieren. Ein Beispiel ist der Eingangsrechnungsprozess, den das Unternehmen heute vollständig papierlos abwickelt. Gleichzeitig hat der Mittelständler die Gewissheit, dass seine Systeme jederzeit den lokalen Legal-Anforderungen entsprechen. Somit konnten nicht nur die Geschäftsprozesse verbessert, sondern auch die Compliance-Risiken minimiert werden.
Im Übrigen wird Kufner auch über die SAP-Einführung hinaus von United VARs unterstützt. Das Dienstleister-Netzwerk hilft dem Unternehmen mit seinen Global Application Services heute tagtäglich dabei, Fehler zu beheben, Updates durchzuführen und neue Anforderungen zu implementieren. Gleiches gilt für Schulungen, die durch die Veränderungen notwendig werden können.
Der nächste große Schritt, die Transformation nach SAP S/4HANA, steht schon kurz bevor. „Wir sind bereits in der Analyse und wollen gemeinsam mit Kufner den bestmöglichen Weg für den Umstieg definieren“, sagt Michael Zitz. Der Projektstart ist für Anfang 2024 geplant. Alle Beteiligten freuen sich bereits auf die Fortsetzung der gemeinsamen Digitalisierungsreise.
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Kufner ist bei Weitem nicht der einzige Mittelständler, der im Laufe der Zeit international gewachsen ist. Auch in zahlreichen anderen Unternehmen hat sich diese Entwicklung ergeben. Vielerorts ist dadurch eine heterogene Systemlandschaft entstanden, die mehrere Anforderungen mit sich bringt. Nur einige Beispiele sind
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ein hoher Administrationsaufwand,
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fehlende Informationstransparenz in der Zentrale
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und uneinheitliche Prozesse an den verschiedenen Standorten.
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Weiterhin erschweren es die unterschiedlichen Insellösungen und Schnittstellen, die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen ganzheitlich voranzutreiben.
Durch die internationale Einführung eines zentralen, leistungsstarken Systems wie SAP ERP können Unternehmen diese Herausforderungen meistern. Die Software stellt nicht nur eine einheitliche technische Basis dar, sondern ermöglicht es auch, vordefinierte Prozesse weltweit zu etablieren. Allerdings ist ein internationaler SAP-Rollout nicht trivial. Es müssen zahlreiche verschiedene Gesetzesvorgaben berücksichtigt werden, um keine Compliance-Risiken zu generieren. Zudem gilt es, die sprachlichen und kulturellen Eigenheiten der jeweiligen Region zu berücksichtigen, um Akzeptanz zu schaffen. All dies kann nur ein lokaler Partner optimal abbilden. Auf der anderen Seite sollten die lokalen Dienstleister zentral koordiniert und gesteuert werden, sodass das Anwenderunternehmen nur einen Ansprechpartner hat.
Die wichtigste Lektion aus dem Projekt lautet also: Ein Global Approach kombiniert mit lokaler Expertise ist der ideale Ansatz für Unternehmen, die eine internationale SAP-Einführung erfolgreich umsetzen möchten. Exakt dies ermöglicht der einzigartige Ansatz von United VARs mit Generalunternehmen wie der All for One Group.
Quelle Aufmacherbild: toos/istock
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