Flexibel wachsen On-Premises to Cloud ERP: Als Unternehmen up to date bleiben

Im Rahmen ihrer digitalen Transformation verlagern Unternehmen zunehmend Workloads in die Cloud. Aber was ist mit dem ERP-System? Viele Entscheider fragen sich gerade, ob sie auch ihre geschäftskritische Software in die Cloud schieben – oder doch lieber On-Premises halten sollen. Für das innovative Quantentechnologie-Start-up Q.ANT war klar: Wir wollen eine Cloud-Lösung. Warum das Unternehmen diesen Weg gewählt hat, wie es davon profitiert und worauf Sie beim ERP-Umzug achten sollten, erfahren Sie hier bei Mittelstand Heute.

Inhalt – alle wichtigen Informationen zur Transformation von On-Premises to Cloud. Per Klick auf die Links gelangen Sie direkt zum jeweiligen Kapitel:

• Zum Unternehmen: Das ist Q.ANT
• Warum wollte Q.ANT mit seinem ERP in die Cloud?
• In nur vier Monaten von On-Premises to Cloud
• Wie profitiert das Unternehmen vom Cloud ERP?
• Mit dem ERP von On-Premises in die Cloud: Diese 7 Punkte sollten Sie beachten
• Fazit: Warum Unternehmen ihr ERP von On-Premises in die Cloud bringen sollten
• On-Premises oder Cloud? Hier finden Sie Antworten auf die wichtigsten Fragen

Warum wollte Q.ANT mit seinem ERP in die Cloud?

Anfangs setzte Q.ANT ein On-Premises-ERP ein, das nur punktuell einzelne Geschäftsprozesse abbildete. Solange das Start-up mit der Entwicklung beschäftigt war, reichte das aus.

Q.ANT möchte jedoch Produkt-Roadmaps in vier Kernfeldern umsetzen und hat Anfang des Jahres bereits ein erstes Produkt, einen quantenbasierten Partikelsensor, released. Außerdem will das Unternehmen in den nächsten Jahren seine Mitarbeiterzahl mehr als verdoppeln. Dafür braucht es ein ERP, das flexibel mitwächst und vollintegriert ist, also alle Geschäftsprozesse unter einer Plattform abdeckt. Von Anfang an hat Q.ANT auf papierlose Workflows gesetzt.

Tim Stiegler, CFO bei Q.ANT erzählt: „Digitalisierung ist für das Wachstum eines Start-ups extrem wichtig, um die Kontrolle zu behalten. Deshalb wollten wir ein ERP als Single Source of Truth, das alle Daten zentral sammelt und für unsere Analytik bereitstellt.“ Die neue Lösung sollte sich schnell einführen und intuitiv bedienen lassen. Großen Wert legte Q.ANT zudem auf ein einfaches IT-Management und überschaubare Kosten. „Für mich war sofort klar, dass wir eine Cloud-Lösung wollen“, sagt Tim Stiegler. „Wir möchten keine Hardware und Server hier vor Ort stehen haben, sondern fortschrittlich sein und flexibel von überall auf der Welt auf unsere Daten zugreifen können.“

In nur vier Monaten von On-Premises to Cloud

Q.ANT entschied sich für SAP Business ByDesign, die Cloud-ERP-Lösung von SAP für mittelständische Unternehmen. Mithilfe des Business-IT-Spezialisten All for One Group gelang die Einführung innerhalb von nur vier Monaten. Dabei verfolgten die Berater einen Fit-to-Standard-Ansatz: Hier ging es darum, die Anforderungen von Q.ANT mit den Standardprozessen des Cloud-ERPs abzubilden.

In einem Workshop setzten sie zunächst ein vollfunktionsfähiges Testsystem auf und spielten Testdaten ein. Gemeinsam mit den Key Usern ermittelten sie die Bereiche, in denen Anpassungen am Standard nötig waren. Anschließend konfigurierten und erweiterten die Partner das System entsprechend, denn auch in einem Cloud-ERP lässt sich vieles individuell einstellen. Damit Q.ANT künftig selbst Änderungen vornehmen kann, schulte die All for One Group das Vaihinger Unternehmen. Nach erfolgreichem Ende-zu-Ende-Testing wurden die Daten aus dem On-Premises-Produktivsystem in die Cloud migriert und die neue Lösung konnte live gehen.

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Wie profitiert das Unternehmen vom Cloud ERP?

Q.ANT nutzt bisher die Einkaufs-, Finanz-, Vertriebs- und HR-Prozesse von SAP Business ByDesign. Im nächsten Schritt sollen auch die komplette Supply Chain und Produktion integriert werden. Da sich die Standardprozesse an etablierten Best Practices orientieren, sind sie bei Bedarf sofort einsatzbereit, sodass das Unternehmen sehr schnell neue Bereiche einführen kann.

„Das Cloud-ERP hat für uns den großen Vorteil, dass wir uns auf unsere Kernkompetenzen konzentrieren können“, sagt Tim Stiegler. „Die Geschäftsprozesse laufen im Hintergrund stabil, effizient und sicher. Toll finde ich auch, dass das Reporting bereits integriert ist. Dadurch müssen wir keine Schnittstellen mehr zu anderen BI-Systemen erzeugen.“ Michael Förtsch, CEO und Gründer von Q.ANT, ergänzt: „Ich kann mir jetzt wichtige KPIs jederzeit sofort ansehen. Das funktioniert über eine intuitive Benutzeroberfläche und geht sogar per App auf dem Smartphone. Dadurch spare ich viel Zeit. Außerdem werde ich nur dann zu Freigabeprozessen aufgefordert, wenn es wirklich nötig ist.“

Der Erfahrungsbericht im Video: So profitiert Q.ANT vom neuen Cloud ERP. Quelle: All for One Group/YouTube

Mit dem ERP von On-Premises in die Cloud: Diese 7 Punkte sollten Sie beachten

1. (Daten-)Sicherheit

Im ERP sind sensible Geschäftsdaten gespeichert. Daher ist es wichtig, sie sowohl vor Verlust als auch vor Cyberangriffen zu schützen. Bei einem Cloud-ERP kümmert sich der Anbieter um Backups und um Cybersecurity. Tim Stiegler weiß: „SAP kann in seinem Rechenzentrum viel höhere Sicherheitsstandards gewährleisten, als wir sie bei uns erfüllen können. Heute muss man in der Cybersicherheit immer State of the Art sein. Das können wir als Mittelständler selbst gar nicht leisten.“

2. Updates

Bei einem Cloud-ERP erhalten Unternehmen automatisch Updates und Sicherheitspatches. Sie profitieren also immer von den neuesten Features und Optimierungen. Auch wenn sich rechtliche Anforderungen ändern, passt der ERP-Anbieter das System schnell an. Bei einem On-Premises-ERP müssen Unternehmen Updates dagegen selbst einspielen und sich selbst um das Patching kümmern.

3. Kosten

Im Vergleich zum On-Premises-ERP ändert sich bei einem Cloud-ERP das Bezahlmodell. Unternehmen kaufen die Software nicht, sondern zahlen dafür eine monatliche Gebühr. Im Paket enthalten sind das Hosting, Updates und der Support. Dadurch sparen Sie IT-Aufwand und müssen selbst keine Hardware bereitstellen. Die monatlichen Kosten sind transparent und kalkulierbar.

4. Standardisierung

Ein Cloud-ERP bringt Standardprozesse mit, die sich noch bis zu einem bestimmten Grad anpassen und erweitern lassen. Diese Standardisierung hat den Vorteil, dass sich die Prozesse an etablierten Best Practices orientieren, gut funktionieren und sofort einsatzbereit sind. Komplett individualisieren lässt sich ein Cloud-ERP allerdings nicht. Viele Unternehmen wollen mit ihrem ERP gezielt wieder zum Standard zurückkehren, um Komplexität zu reduzieren.

5. Ein Cloud-Mindset ist gefragt

Für ein Cloud-ERP-Projekt brauchen Unternehmen auch ein Cloud-Mindset. Es geht nicht darum, das Cloud-System so zu verbiegen, dass sich die bestehenden Geschäftsprozesse eins zu eins abbilden lassen. Vielmehr sollten Unternehmen den umgekehrten Blickwinkel einnehmen: Welches Ergebnis liefert ein Prozess und wie lässt sich das im Standard umsetzen? Diese Herangehensweise ist anfangs ungewohnt, ermöglicht aber eine viel schnellere und kostengünstigere Migration. Je weniger Individualisierung, desto einfacher und agiler bleibt das System. Dank dem Fit-to-Standard-Ansatz konnte Q.ANT sein neues ERP in nur vier Monaten einführen und ist in der Lage, flexibel zu skalieren.

6. Key User müssen aktiv am Projekt mitarbeiten

Damit sich das neue ERP schnell und kostengünstig einführen lässt, sollten die Key User für das Projekt zur Verfügung stehen. Sie wissen am besten, wie ein Geschäftsprozess aussehen soll, und sollten daher an der Konfiguration des Cloud-Systems mitwirken. Pragmatismus und ein offenes Mindset sind gefragt. Konzernstrukturen mit unzähligen Freigabeschleifen bremsen das Projekt dagegen aus.

7. Nie Prozesslücken übertragen

Viele Unternehmen machen bei der Einführung eines Cloud-ERP den Fehler, dass sie alte Strukturen eins zu eins übertragen. Das geht sehr oft schief und verhindert Optimierung. Stattdessen sollten Unternehmen ihre bestehenden Prozesse zunächst analysieren und sich mit den neuen Möglichkeiten des Cloud-ERP vertraut machen. So können sie die Vorteile, die die Technologie bringt, auch wirklich ausschöpfen.

Fazit: Warum Unternehmen ihr ERP von On-Premises in die Cloud bringen sollten

Q.ANT ist mit seiner Entscheidung für das Cloud-ERP SAP Business ByDesign sehr zufrieden. CEO Michael Förtsch fasst zusammen: „Die Cloud-Lösung hat für uns drei wesentliche Vorteile. Erstens ist der Initialaufwand vergleichsweise gering. Zweitens liegt die Datensicherheit in den Händen von Experten, was in der heutigen Zeit extrem wichtig ist. Und drittens müssen wir uns selbst keine Gedanken um die Maintenance im Betrieb machen.“ Tim Stiegler ergänzt: „Bei SAP Business ByDesign können wir wählen, welchen Automatisierungsgrad wir wann und wo brauchen. Prozessautomatisierung sollte kein Selbstzweck sein, sondern immer an die Anforderungen des Unternehmens angepasst werden.“

Nach und nach will Q.ANT weitere Prozesse automatisieren und optimieren. Künftig soll der Warenfluss durchgängig im SAP abgebildet werden, vom Bestelleingang bis zur Rechnungsstellung. So möchte das Start-up zum Beispiel Lieferantenkataloge integrieren, damit keine Bestellung mehr von A nach B geschickt werden muss. Auch kundenseitig ist die Anbindung von Systemen geplant. Dabei setzt Q.ANT weiterhin auf die Unterstützung der All for One Group. Tim Stiegler lobt: „Die Zusammenarbeit mit der All for One Group war geprägt durch eine hohe Hands-on-Mentalität. Wir sind eine junge, schnelle und innovative Firma und haben eine entsprechende Erwartungshaltung an unseren Implementierungspartner. Die All for One Group hat diese voll erfüllt.“

FAQ: On-Premises oder Cloud? Hier finden Sie Antworten auf die wichtigsten Fragen

Was ist On-Premises?

On-Premises bedeutet so viel wie „auf eigenen Servern“. Zu On-Premises-Software zählen Lösungen, die auf lokalen Servern vor Ort installiert und betrieben werden. Früher waren On-Premises-Software und -Infrastruktur Standard. Heute werden sie zunehmend durch Cloud Services abgelöst.

Was ist Cloud?

Eine Cloud stellt IT-Ressourcen wie Anwendungen, Rechenleistung oder Speicherplatz über das Internet oder ein privates Netzwerk zur Verfügung. Es lassen sich drei Haupttypen unterscheiden: Public Cloud, Private Cloud und Hybrid Cloud. Bei einer Public Cloud betreibt der Cloud Provider die Ressourcen für viele verschiedene Kunden. Eine Private Cloud ist dagegen exklusiv für ein einzelnes Unternehmen reserviert und läuft entweder im eigenen Rechenzentrum oder bei einem Dienstleister. Viele Unternehmen verfolgen einen Hybrid-Cloud-Ansatz, der Public Cloud und Private Cloud Services nach Bedarf kombiniert.

Welche Vorteile hat On-Premises gegenüber der Cloud?

Bei On-Premises-Lösungen behalten Unternehmen sensible Daten im eigenen Haus und haben die volle Kontrolle über die Systeme. Daher entscheiden sich vor allem Organisationen für diese Variante, die aus Compliance-Gründen keine Cloud Services nutzen dürfen oder wollen. Außerdem lassen sich On-Premises-Lösungen stärker an individuelle Bedürfnisse anpassen. Auch das Kostenmodell ist anders: Unternehmen kaufen On-Premises-Software und schreiben sie ab. Für Cloud Services fallen dagegen monatliche Gebühren an.

Welche Nachteile hat On-Premises gegenüber der Cloud?

Bei On-Premises-Lösungen müssen sich Unternehmen selbst um die Installation, den Betrieb und das IT-Management kümmern. Sie müssen Updates einspielen, die Systeme patchen und für die IT-Sicherheit sorgen. Das ist aufwendig und erfordert Know-how. In vielen Unternehmen fehlen aber IT-Fachkräfte. Außerdem sind Hardware-Anschaffungen teuer und unterliegen in der Regel festen Investitionszyklen. Dadurch sind On-Premises-Lösungen schlechter skalierbar.

Welche Vorteile hat die Cloud gegenüber On-Premises?

Die Cloud entlastet IT-Abteilungen, da sich der Cloud-Provider um den sicheren Betrieb, Updates und Patches kümmert. Unternehmen müssen selbst keine Hardware bereitstellen und können Ressourcen ganz nach Bedarf buchen. Diese sind dann sofort einsatzbereit. Abgerechnet wird transparent nach Verbrauch. Cloud-Lösungen sind flexibel skalierbar und sehr agil. Unternehmen arbeiten stets mit der aktuellen Version, profitieren von den neuesten Funktionen und können ortsunabhängig mit beliebigen Endgeräten auf Daten und Anwendungen zugreifen.

Welche Nachteile hat die Cloud gegenüber On-Premises?

In der Cloud machen sich Unternehmen abhängig vom jeweiligen Cloud-Provider. Stellt er seine Services ein, stehen die IT-Ressourcen nicht mehr zu Verfügung. Außerdem kann der Anbieter jederzeit seine Preise und Lizenzbestimmungen ändern. Auch sollten Unternehmen immer darauf achten, dass der Provider seine Services auf Rechenzentren in der EU betreibt und die DSGVO einhält.