DMS in SAP integrieren
Wie Sie Ihre Dokumente revisionssicher in der Cloud archivieren und Rechnungsprozesse automatisieren: Der Dienstleister abl solutions macht es vor.
Rechnungen, Belege, Handels- und Geschäftsbriefe oder Jahresbilanzen: Alle Dokumente, die steuerlich relevant sind, müssen Unternehmen revisionssicher archivieren. Statt Aktenschränke zu befüllen, ist heute ein digitales Archiv das Mittel der Wahl. Das spart nicht nur Platz und Ressourcen, sondern ermöglicht es auch, Informationen auf Knopfdruck abzurufen.
Der IT-Dienstleister abl solutions entschied sich für eine Lösung, die die digitale Dokumentenarchivierung in die SAP S/4HANA Cloud integriert. So kann das Unternehmen seine Aufbewahrungspflicht erfüllen und gleichzeitig Rechnungsprozesse automatisieren. Mittelstand Heute fasst die wichtigsten Erfahrungen aus dem Projekt zusammen und gibt Tipps aus der Praxis.
Kurz erklärt
Was bedeutet revisionssichere Archivierung?
Revisionssichere Archivierung heißt Dokumente so aufzubewahren, dass sie von den Finanzbehörden für steuerliche Beweiszwecke anerkannt werden. Wie das zu erfolgen hat, ist in Deutschland durch die GoBD festgelegt (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Zentrale Anforderungen sind zum Beispiel, dass die Belege sicher, unveränderbar, lückenlos und nachvollziehbar archiviert werden müssen und jederzeit schnell abrufbar sind. In der Regel beträgt die Aufbewahrungspflicht zehn Jahre.
Das Projekt in Kürze
SAP S/4HANA und die Cloud-Archivierung bei abl
Die abl solutions GmbH mit Hauptsitz in Nürnberg ist ein innovativer IT-Dienstleister mit Spezialisierung auf Smart-Wifi-Lösungen. Er versorgt seine Kunden nicht nur mit den erforderlichen Netzwerk-Komponenten, sondern unterstützt sie auch mit Integrationsleistungen, Managed Services und eigenen Software-Lösungen. Um Prozesse zu optimieren und seine heterogene IT-Landschaft zu konsolidieren, wollte das Unternehmen sein bestehendes ERP und CRM durch SAP S/4HANA Cloud und die SAP Sales Cloud ablösen. In diesem Rahmen sollte auch eine digitale Dokumentenarchivierung in der Cloud integriert werden. Beim Business-IT-Spezialisten und Digitalisierungs-Enabler All for One Group erhielt abl alles aus einer Hand und konnte das gesamte Projekt trotz Pandemie in wenigen Monaten umsetzen. Heute profitiert das Unternehmen von einer ganzheitlichen, hochmodernen Lösung, die flexibel skalierbar ist und die Geschäftsentwicklung unterstützt.
Wie abl revisionssichere Cloud-Archivierung in SAP integriert
Wie gehe ich mit Dokumenten in meinem ERP-System unter Compliance-Gesichtspunkten richtig um? Um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, setzen die meisten Unternehmen ein Drittanbieter-Tool für die revisionssichere Dokumentenarchivierung ein. abl wählte die App „DMS Kunden- und Lieferantenrechnung“ der All for One, das auf dem bewährten Dokumentenmanagement System (DMS) von Kendox basiert und die Ablage von Rechnungen automatisiert. Über eine standardisierte Schnittstelle lässt es sich direkt per Plug-and-Play in die SAP S/4HANA Public Cloud integrieren. Zur Anbindung ist die SAP Business Technology Plattform (BTP) als technologieplattform in diesem Fall nicht erforderlich. Die BTP ermöglicht es ganze IT-Landschaften, auch Drittanbieter- oder Eigensoftware zu integrieren sowie Innovationen und künstliche Intelligenz durchgängig zu nutzen.
Auf technischer Seite war das DMS schnell installiert. Die Herausforderungen lagen eher im prozessualen Bereich. Denn wie jedes Unternehmen hat abl individuelle Workflows, die es zu analysieren, optimieren und im neuen System abzubilden galt. Wichtige Fragen sind zum Beispiel, welche Stakeholder an einem Rechnungseingangsprozess beteiligt sind, wer was genehmigen muss und wie die Belege genau abgelegt werden sollen – etwa nach Jahr, Lieferant oder Schlagworten. Am Ende entschied sich abl, nahe an den Standard-Prozessen zu bleiben, die All for One als Best Practices aus zahlreichen Kundenprojekten etabliert hat.
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Auf technischer Seite war das DMS schnell installiert. Die Herausforderungen lagen eher im prozessualen Bereich. Denn wie jedes Unternehmen hat abl individuelle Workflows, die es im Zuge des Projekts zu analysieren, optimieren und im neuen System abzubilden galt. Wichtige Fragen waren zum Beispiel, welche Stakeholder an einem Rechnungseingangsprozess beteiligt sind, wer was genehmigen muss und wie die Belege genau abgelegt werden sollen – etwa nach Jahr, Lieferant oder Schlagworten. Am Ende entschied sich abl, nahe an den Standard-Prozessen zu bleiben, die All for One als Best Practices aus zahlreichen Kundenprojekten etabliert hat.
So funktioniert die automatisierte SAP-Archivierung
Rechnungen, die abl von seinen Lieferanten per E-Mail bekommt, werden jetzt automatisch erkannt. Das System liest alle relevanten Informationen aus den PDF-Dokumenten aus, übergibt sie an das ERP und legt die Rechnungen revisionssicher im digitalen Cloud-Archiv ab. Mitarbeiter müssen keine Daten mehr von Hand übertragen und keine Rechnungsdokumente mehr ausdrucken und abheften. So spart abl viel Zeit, Kosten und vermeidet manuelle Fehler. Dank der neuen Lösung konnte das Unternehmen die Zahl der gedruckten Belege auf ein Minimum reduzieren.
Der Eingangsrechnungs-Workflow ist nur ein Baustein in einer weitreichenden Automatisierung. Denn durch das Zusammenspiel von SAP S/4HANA Cloud, SAP Sales Cloud und Kendox-DMS kann abl jetzt seinen gesamten Sales-Prozess digital abbilden. Informationen, die ein Mitarbeiter während eines Kundengesprächs sammelt, lassen sich auf Knopfdruck in ein Angebot übernehmen. Sobald der Kunde das Angebot unterschrieben hat, wird es in einen Auftrag umgewandelt und die Bestellung der Produkte wird ausgelöst.
Integrierte Finance: Wie sich abl solutions mit der Cloud noch verbessert hat, sehen Sie im Video!
Quelle: All for One Group/YouTube
Diese Vorteile bringt die Dokumentenarchivierung in der Cloud
Neben Rechnungen und Belegen kann abl auch weitere wichtige Dokumente im digitalen Archiv ablegen, etwa Service-Verträge, Messprotokolle oder andere Kundenanlagen. Die Cloud-Lösung bringt viele Vorteile:
- Mitarbeitende können jederzeit und überall auf Dokumente zugreifen, ganz gleich, ob sie sich im Büro, beim Kunden vor Ort oder im Homeoffice befinden. So gewinnen sie Flexibilität und finden schnell die richtigen Informationen.
- Dank der zentralen Dokumentenarchivierung in der Cloud ist sichergestellt, dass Mitarbeitende auf dieselben Informationen zugreifen und keine unterschiedlichen Versionen kursieren.
- Die Cloud-Archivierung lässt sich flexibel skalieren und wächst mit, wenn der Platzbedarf steigt. Unternehmen müssen keine eigene Hardware vorhalten, sondern zahlen nach verbrauchten Ressourcen.
- Der Anbieter kümmert sich um Updates, Patches und Backups der Dokumentenarchivierung in der Cloud. Dadurch sparen Unternehmen IT-Aufwand.
- Bei der Dokumentenarchivierung in der Cloud stellt der Anbieter die Verfügbarkeit des Dienstes sicher, sorgt für die Cybersecurity und den revisionssicheren Archivierungsprozess.
Rechenzentrum vs. Cloud
Dokumentenarchivierung: Wo liegen die Daten?
Dokumentenarchivierung in der Cloud heißt: Die Daten werden nicht mehr im eigenen Rechenzentrum gespeichert, sondern auf Servern des Cloud-Anbieters. Im Hinblick auf die DSGVO empfiehlt es sich, auf ein Hosting in der EU zu achten. Für abl hat All for One das digitale Archiv so aufgesetzt, dass alle Daten in Frankfurt liegen.
Tipps & Tricks
5 Best Practices für die Dokumentenarchivierung in der Cloud
- Wählen Sie eine ganzheitliche Lösung, die sich in SAP integrieren lässt. So können Sie Prozesse Ende-zu-Ende digitalisieren.
- Stellen Sie Ihre bestehenden Prozesse auf den Prüfstand und orientieren Sie sich am Standard. So reduzieren Sie Komplexität und erhöhen die Effizienz.
- Ermitteln Sie, welche Stakeholder an einem Dokumentenprozess beteiligt sind, wie Genehmigungs-Workflows ablaufen und wer welche Zugriffsrechte benötigt.
- Machen Sie sich Gedanken, wie Sie Dokumente ablegen möchten. Welche Systematik ist sinnvoll? Welche Verschlagwortung?
- Überlegen Sie, bis zu welchem Zeitpunkt in der Vergangenheit Sie alte Dokumente digitalisieren wollen und wie Sie diese am besten ins Cloud-Archiv übertragen. Dafür brauchen Sie eine OCR-Software und einen Workflow. Nach der erfolgreichen, revisionssicheren Archivierung in der Cloud können Sie die Papierdokumente schreddern.
Digitales Archiv? – klarer Vorteil!
Auf den ersten Blick mag die revisionssichere Archivierung wie eine lästige Pflicht erscheinen. Tatsächlich bietet eine digitale Archiv-Lösung in der Cloud aber viele Vorteile – insbesondere, wenn sie in die ERP-Lösung SAP S/4HANA Cloud integriert ist. So ermöglicht sie nicht nur jederzeit schnellen und sicheren Zugriff auf Informationen, sondern liefert auch einen wichtigen Baustein für die Digitalisierung von Dokumentenprozessen.
Daher lohnt es sich, einmal mit einem erfahrenen Spezialisten wie der All for One Group Kontakt aufzunehmen und sich beraten zu lassen. Für die abl solutions GmbH war die kombinierte Einführung über die SAP Business Technology Platform aus SAP S/4HANA Cloud, SAP Sales- und Service Cloud und Dokumentenmanagement ein voller Erfolg.
Quelle Aufmacherbild: Adobe Firefly
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