Finanzdaten verfügbar und nachvollziehbar managen Finance & Controlling: Wie IT-Firmen mit ERP automatisieren

Der IT-Mittelstand wächst seit Jahren beständig. Auch 2022 verzeichnet der IT-Mittelstandsbericht des Bitkom einen Anstieg von drei Prozent. Für einige der wachsenden Unternehmen geht dies mit der Notwendigkeit einher, Prozesse zu digitalisieren – gerade in Sachen Finanzen. Meistens verfügen die IT-Firmen über ein Verwaltungssystem für Kundenbeziehungen. Allerdings gehen diese CRM-Systeme oft nicht über eine einfache Kontaktverwaltung hinaus. In diesem Fall sind sie nicht in der Lage, Verkaufsprozesse und Angebote zu unterstützen oder spezifische Kundenbedürfnisse zu berücksichtigen. Ferner gestaltet es sich schwierig, die Finanzdaten in anderen Abteilungen für deren Geschäftsprozesse zu nutzen.

Je größer die Firma, desto komplexer die Geschäftsabläufe. Diese im Blick zu behalten, ist essenziell. Die Unternehmensleitung benötigt eine Kultur der finanziellen Verantwortlichkeit im gesamten Betrieb. Sie braucht eine robuste Buchhaltungsstruktur und muss sich sicher sein können, dass das Risikomanagement funktioniert und ein Kontrollsystem die Integrität der Finanzdaten gewährleistet.

Ganz zu schweigen von der Einhaltung von Compliance mit allen relevanten Normen sowie Standards bei der Rechnungslegung. Wenn Entscheidungen anstehen, muss der Chef außerdem darauf pochen, regelmäßig akkurate Finanzberichte vorgelegt zu bekommen. Finanzdaten müssen daher jederzeit verfügbar, transparent und nachvollziehbar sein. Mittelstand Heute zeigt, wie Unternehmen hier von einem ERP-System profitieren und bietet Einblicke in einen Erfahrungsbericht des IT-Dienstleisters EBF.

Automatisierung von Finance & Controlling mit einem ERP-System

Die passende ERP-Software gewährleistet eine ganzheitliche Sicht auf Kosten, Erlöse und Profitabilität. Sie hilft, diesen so notwendigen Überblick über die Finanzen zu behalten und erleichtert nebenbei noch Arbeitsabläufe anderer Abteilungen.

Welche Geschäftsprozesse automatisiert ERP?

• Kundenkontakte (CRM): In einer allumfassenden Kundenakte bleiben Angebote, Aufträge, Leistungen, Termine und Service im Blick. Ein Kalender ist integriert, der E-Mailverkehr ebenso.
  
  
• Projektbezogene Aufgaben: Mit einer integrierten Zeit- und Spesenerfassung rechnet die Buchhaltung minutengenau ab.
  
  
• Buchhaltung: Alles, was zu einem zuverlässigen Zahlungsverkehr gehört, wird digitalisiert. Diverse Steuersätze und Währungen sind mitberücksichtigt.
  
  
• Kreditoren- und Debitorenmanagement: Offene Forderungen und Verbindlichkeiten lassen sich auf Anhieb erkennen.
  
  
• Finanzbuchhaltung: Standardberichte sind vordefiniert und international anpassbar, wobei auch die lokalen Anforderungen berücksichtigt werden.
  
  
• Compliance: Das System bindet die aktuellen gesetzlichen Anforderungen wie der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), SOX Compliance oder internationalen Bilanzierungsvorschriften ein.
  
  
• Zukünftige Projektplanungen: Sie werden sowohl für interne Entwicklungs- als auch für Kundenprojekte kalkuliert, budgetiert, gesteuert und abgerechnet.
  
  
• Kostenrechnung: Die genaue Kostenaufteilung für einzelne Projekte oder Geschäftsbereiche ist schnell ermittelt.
  
  
• Budgetierung: Daten aus der Vergangenheit werden analysiert und Prognosen für die Zukunft erstellt.
  
  
• Reporting: Echtzeitdaten aus verschiedenen Quellen ermöglichen Berichte und Dashboards, die einen schnellen Überblick über die Finanzlage des Unternehmens geben.

Mit der Integration der ERP-Software sind durchgängige End-to-End-Prozesse möglich – vom Lead ausgehend bis zur Projektabrechnung. Um ein Unternehmen zu lenken, braucht es Ziele, die sich messen lassen und an denen sich jeder Mitarbeitende orientieren kann.

Diese haben Führungskräfte vorab definiert und fließen über das System in die Arbeitsabläufe mit ein, die zudem über die Abteilungen hinweg agiler werden. Mit der Anpassung der Benutzeroberfläche kann die Geschäftsleitung das Dashboard auf das Notwendige reduzieren. Und da die grafischen Darstellungstools den aktuellen Projektstatus visualisieren, hat der Chef die nötigen Entscheidungsgrundlagen mit wenigen Klicks vor Augen: Ressourcenplanung, Prognosen, Finanzübersichten. Die Unternehmensleitung kann der Geschäftslage entsprechend schnell und effektiv reagieren.

Erfahrungsbericht: So vereinfachte der IT-Dienstleister EBF seine Prozesse schon vor Jahren mit SAP Business ByDesign

Der IT-Dienstleister EBF sorgt mit einem umfangreichen Lösungsportfolio und verschiedenen IT-Dienstleistungen für die Realisierung moderner Arbeitswelten bei Unternehmen aller Branchen. Ziel der IT-Expertinnen und Experten ist es, bei ihren Kunden für ein großartiges Nutzungserlebnis und eine hohe Produktivität zu sorgen – ganz egal wo und mit welchem Gerät die Mitarbeitenden arbeiten. Gleichzeitig sollen IT-Abteilungen entlastet und eine hohe Sicherheit garantiert werden.

Diese Kriterien sind der EBF auch bei internen Prozessen wichtig. Interne Abläufe sollen reibungslos und transparent gestaltet sein sowie orts- und geräteunabhängig durchgeführt werden können. Schließlich sollen auch die eigenen Mitarbeitenden ein positives Nutzungserlebnis im Arbeitsalltag erfahren.

Schon vor über 10 Jahren hat sich das Unternehmen daher auf die Suche nach einer Lösung gemacht, die verschiedene Prozesse im Unternehmen abbildet und vernetzt. Zu der Zeit war das Team der EBF, das heute rund 100 Mitarbeitende umfasst, stark gewachsen. Die frühere finanzwirtschaftliche Prozessstruktur stieß zunehmend an ihre Grenzen. Die zentrale Anforderung an ein neues System war: Alle ERP- und CRM-Prozesse, die bis dahin zum Teil extern und in mehreren Applikationen verwaltet wurden, sollten in einer zentralen Umgebung dargestellt werden. Marco Föllmer, einer der geschäftsführenden Gesellschafter und Gründer, wollte ein System, das die Wachstumsstrategie des Unternehmens durchgängig unterstützt.

Das Unternehmen hat sich für die ERP-Software SAP Business ByDesign entschieden. Dabei haben Föllmer und sein Team bewusst eine Standard-Cloud-Lösung gewählt. Warum? Föllmer erklärt: „Mit SAP Business ByDesign haben wir eine konsolidierte ERP-Lösung inklusive CRM, Controlling, Zeiterfassung und Urlaubsplanung. Die Gesamtlösung ist für uns das Wichtige“. Daneben spielte auch der Wunsch eine Rolle, das System in kurzer Zeit bei laufendem Betrieb implementieren zu können.

Im Video: So setzt EBF SAP Business ByDesign ein. Quelle: All for One Group/YouTube

Die ERP-Einführung verlief erfolgreich, jedoch nicht ohne Herausforderungen. Die größten bestanden darin, die Daten zu übertragen, bestehenden Systeme einzubinden und die Mitarbeitenden zu schulen – wobei EBF eher eigene Arbeitsabläufe an die neue Software anpasste als umgekehrt. Föllmer wollte die Vorteile der neuen Technologie „voll ausschöpfen“.

Die Implementierung von SAP Business ByDesign erzielte folgende Verbesserungen:

• Betriebsprozesse laufen automatisiert ab und die einzelnen Abteilungen wie Vertrieb, Projektmanagement und Accounting arbeiten verstärkt zusammen.
  
  
• Mitarbeitende haben die zunehmende Komplexität im Griff, ohne dass Kernkompetenzen eingeschränkt werden.
  
  
• Ein besonderer Pluspunkt: Die übersichtliche Darstellung des aktuellen Betriebsergebnisses. Im Dashboard erfasst Foellmer alles Notwendige auf einen Blick.
  
  
• Zudem hat gerade die Corona-Situation gezeigt, wie wichtig es ist, dass Prozesse von überall funktionieren und ineinandergreifen. Die EBF hat davon profitiert, sich schon vor Jahren für die Einführung eines ERP-Systems entschieden und die Möglichkeiten der Lösung immer weiter ausgeschöpft zu haben.

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