Mehr als 40 Prozent des Bruttoinlandsprodukts (2018) wurden durch Projektarbeit generiert. Und die Tendenz zeigt in Richtung steigend, so die Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement (GPM) (PDF). Wenn Unternehmen diese Zahl zugrunde legen, dann sind professionelle Durchführung und Umsetzungserfolg von Projekten wettbewerbskritische Elemente.

In der Konsequenz sollte unter Verantwortlichen also vor allem Projektrentabilität im Fokus stehen. Dabei stellt sich die Frage, an welchen Stellschrauben Unternehmen drehen sollten, um die Gewinnmargen der Projekte nachhaltig zu erhöhen. So viel zur Theorie.

Agile Projektplanung

In der Praxis zeigt sich häufig jedoch, dass viele Projekte schlichtweg zu komplex sind, um sie in einen Gesamtplan zu überführen. Hauptgrund: wesentliche Teile von Anforderungen oder Lösungsansätzen sind bei oder vor Beginn unklar oder nicht ausreichend spezifiziert. Indem in möglichst kurzen Zeitintervallen transparente Zwischenergebnisse geschaffen und gegebenenfalls präsentiert werden, lassen sich Unklarheiten dahingehend beseitigen.

Diese Zwischenergebnisse leiten darauf hin, fehlende Anforderungen und Ansätze effizienter zu finden als durch eine vorhergehende Klärungsphase. Das Vorgehen dieser agilen Planung ("SCRUM") ist empirisch (auf Erfahrung beruhend), inkrementell (aufeinander aufbauend) und iterativ (wiederholend). Planung wird in der Regel iterativ und inkrementell weiterentwickelt, und sie passt sich kontinuierlich der IST-Situation an.

Realistische Kostenplanung

Wenn Unternehmen sich kopflos ins Projektmanagement stürzen, begeben sie sich blindlings auf gefährliches Terrain. Eine stringente Umsetzung von komplexen Projekten ist ohne professionelle Planung schlichtweg nicht möglich. Auf der einen Seite bezieht sich die Planung bezieht sich auf die Definition von Phasen, Aktivitäten, Meilensteinen sowie Reviews und auf der anderen Seite insbesondere auf den Kostenaspekt. Dazu gehören eine realistische Aufwandsschätzung und eine Festlegung anvisierter Gewinnmargen. Wichtig dabei ist es, weder zu optimistisch noch zu pessimistisch zu prognostizieren. Im Idealfall kalkulieren Sie umsetzbare Planzahlen mit wettbewerbsfähigen Profitaussichten.

Echtzeitdaten als Grundlage

Eine derartige Planung kann nur funktionieren, wenn valide Geschäftsdaten vorliegen. Dabei macht es sich bezahlt, wenn notwendige Projektrückmeldedaten wie Zeit, Kosten oder Material unternehmensweit digitalisiert erhoben werden und dass sie ohne Schnittstellen orts- und zeitunabhängig ins zentrale Projektmanagementsystem geführt werden. So lassen sich IST- und PLAN-Zahlen in Echtzeit mit betrieblichen Leistungs- bzw. Produktionsfaktoren sowie verfügbaren Ressourcen im ERP-System synchronisieren.

Wichtig zu beachten ist, dass das Projektmanagement-Team unmittelbaren Zugriff auf die Steuerungstools hat und dass die unternehmenseigene Bedarfsplanung dort einfließt. In der Regel und aller Erfahrung nach laufen Projekte selten so, wie sie geplant wurden. Deshalb muss die Projektplanung zwingend und kontinuierlich an die effektive IST-Situation angepasst werden. Nur so können die – durch die Abweichungen entstandenen – "Backlogs" dynamisch die Projektplanung aktualisieren. Der Mehrwert dadurch liegt auf der Hand: Risiken frühzeitig erkennen und flexibel auf verändernde Bedingungen reagieren.

Zusätzlich hilft eine einheitliche und integrative Zugriffsmöglichkeit dabei, redundante und zeitraubende Doppelarbeiten zu vermeiden. Anstatt Zahlen bzw. Daten doppelt und dreifach zu erheben und jede Anfrage individuell zu bearbeiten, greifen Anwender so auf dieselbe Datenbasis zu. So lässt sich darüberhinaus sicherstellen, dass jeder User stets die aktuelle Version nutzt und auf sie zugreift. Mit dieser Ausgangslage lassen sich Daten einfach und bequem kombinieren, auswerten und visuell aufbereiten. Die allseits bekannte Änderungshistorie dokumentiert automatisch, welcher Nutzer wann Zugriff auf die Daten hatte und welche eventuellen Änderungen er durchgeführt hat.

Verlässliche Prognosen treffen

Allerdings hat ein ERP-System wesentlich mehr "auf dem Kasten" als "nur" Echtzeitdaten zu liefern. Mit einer soliden Datenbasis und Erfahrungswerten anhand dieser Daten sind Vorhersagen im Sinne von Predictive Analytics und "Pattern Recognition" möglich.

Häufig werden dafür unternehmenseigene Businesszahlen mit Marktdaten und Preisindizes kombiniert. Auch neue Technologien unterstützen dabei: Künstliche Intelligenz (KI), insbesondere in Form von Machine Learning (ML), ermöglicht es, Muster in großen Datenmengen (Big Data) zu erkennen und daraus Prognosen abzuleiten. So erkennen Projektmanager mögliche Abweichungen oder Fehlentwicklungen, bevor sie überhaupt eintreten – mit dem Ziel, frühzeitig einzugreifen und entgegen zu steuern. So sparen Unternehmen wertvolle (interne) Ressourcen und sorgen nachhaltig für ein erfolgreiches und rentables Projekt.

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Dass Datenmengen weltweit ansteigen, ist offensichtlich. Ebenso offensichtlich ist es, dass Unternehmen – und vor allem deren Projektmanager – diesen Datenschatz noch besser gewinnbringend nutzen sollten. Eine Kombination aus internen Geschäftszahlen und externen Marktdaten schafft die nie nötige Grundlage und Transparenz, um Projekte realistisch zu planen, zu steuern, anzupassen und zu skalieren. Dies trägt zum Projekterfolg bei und erhöht die Gewinnmargen merklich: Dieser Aspekt wird vor allem in umkämpften Märkten immer wichtiger und immer mehr zu einer wettbewerbskritischen Komponente. Um Sie dabei unterstützen, empfehlen wir das kostenlose E-Book "In Time, Quality und Budget", das sie mit einem Klick auf das Banner herunterladen können.

Quelle: Titelbild pixabay, geralt