New Normal in der Arbeitswelt? Hybrides Arbeiten: In 5 Schritten zum modernen Arbeitsplatz

Durch die Corona-Krise waren Unternehmen quasi über Nacht dazu gezwungen, auf Remote Work umzustellen. Auch Betriebe, in denen Homeoffice bis dato ein Fremdwort war, sammelten Erfahrung und stellten fest: Es klappt sehr gut. Für 33 Prozent der deutschen Beschäftigten ist Arbeiten im Homeoffice laut Statista erst seit der Pandemie möglich geworden.

Heute rufen viele Arbeitgeber ihre Mitarbeiter zwar wieder verstärkt in die Büros zurück, an den damals eingeführten Digitalisierungsmaßnahmen wollen sie aber festhalten. 68 Prozent setzen zum Beispiel weiterhin auf Videokonferenzen statt persönlicher Treffen, und 87 Prozent wollen ihre Tools zur digitalen Zusammenarbeit beibehalten oder weiter ausbauen. Eine vollständige Rückkehr zur Präsenz-Arbeit im Büro ist nicht in Sicht. Vielmehr setzt sich in der Arbeitswelt hybrides Arbeiten als „New Normal“ durch. Mittelstand Heute erklärt, welche Vorteile, aber auch Herausforderungen das mit sich bringt – und wie Unternehmen diese am besten meistern können.

Inhalt (per Klick auf die Links gelangen Sie direkt zum jeweiligen Kapitel):

• Was ist hybrides Arbeiten?
• Hybrides Arbeiten: Welche Auswirkungen haben die Veränderungen auf Unternehmen und Mitarbeiter?
• Welche Vorteile hat hybrides Arbeiten?
• Welche Nachteile und Herausforderungen bringt hybrides Arbeiten mit sich?
• Hybrides Arbeiten: 5 Schritte, die Unternehmen jetzt umsetzen sollten
• 3 Bonus-Tipps für einen erfolgreichen hybriden Arbeitsplatz vom Business-IT-Spezialisten All for One Group

Hybrides Arbeiten: Welche Auswirkungen haben die Veränderungen auf Unternehmen und Mitarbeiter?

Die Mehrheit der Beschäftigten in Deutschland (65 Prozent) würde laut Statista in Zukunft am liebsten hybrid, also teilweise in Präsenz und teilweise im Homeoffice arbeiten. 21,4 Prozent wären gerne komplett im Homeoffice, aber nur 13,6 Prozent ausschließlich im Büro. Die meisten Menschen haben in den vergangenen Jahren die Vorteile eines hybriden Arbeitsmodells schätzen gelernt und wünschen sich die Flexibilität auch weiterhin.

Unternehmen, die Mitarbeiter halten und neue Talente gewinnen wollen, müssen diese Erwartungen erfüllen. Hybrides Arbeiten gehört heute zu einer modernen Unternehmenskultur. Es ist wichtiger Faktor für die Employee Experience und für das Employer Branding. Angesichts des Fachkräftemangels spielt hybrides Arbeiten also eine entscheidende Rolle, um wettbewerbsfähig zu bleiben und das Unternehmen erfolgreich weiterzuentwickeln.

Welche Vorteile hat hybrides Arbeiten?

Hybrides Arbeiten hat viele Vorteile: Die wichtigsten nennt Mittelstand Heute hier:

• Mehr Flexibilität: Hybrides Arbeiten bricht starre Strukturen auf und bietet Mitarbeitern die Möglichkeit, zwischen Büro-Arbeit und Remote-Arbeit zu wechseln. Sie können dort arbeiten, wo es am besten zu ihren Bedürfnissen passt.
  
  
• Bessere Work-Life-Balance: In einem hybriden Arbeitsmodell lassen sich Privatleben und Beruf leichter vereinbaren. Mitarbeiter gewinnen mehr Freiraum, weil tägliche Pendelzeiten wegfallen und Arbeitszeiten flexibler sind.
  
  
• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Die Flexibilität und bessere Work-Life-Balance führen dazu, dass Mitarbeiter zufriedener sind. Dadurch bleiben sie länger im Unternehmen und sind motivierter. Das wiederum fördert die Produktivität.
  
  
• Leichteres Recruiting: Hybrides Arbeiten trägt zu einem positiven Employer Branding bei und erweitert das Bewerber-Spektrum. Wenn keine Präsenz im Büro erforderlich ist, spielt es keine Rolle mehr, ob Mitarbeiter weiter entfernt wohnen.
  
  
• Mehr Nachhaltigkeit: Hybrides Arbeiten reduziert Fahrten zur Arbeit und senkt den Energieverbrauch im Bürogebäude. Das hilft Unternehmen dabei, ihre Nachhaltigkeitsziele zu erreichen. Laut der Okta-Studie überwachen bereits 68 Prozent der Betriebe in Deutschland aktiv die ökologischen Auswirkungen ihrer Arbeitsplatzstrategie, und weitere 31 Prozent erwägen dies.
  
  
• Kostenersparnis: In einem hybriden Arbeitsmodell brauchen Unternehmen weniger Büroarbeitsplätze, da nicht mehr alle Mitarbeiter gleichzeitig vor Ort sind. Sie können Flächen reduzieren und dadurch Immobilien- und Energiekosten sparen.

Welche Nachteile und Herausforderungen bringt hybrides Arbeiten mit sich?

Bei allen Vorteilen hat Hybrid Work auch einige Nachteile und stellt Unternehmen vor zahlreiche Herausforderungen. Das sind die wichtigsten:

• Mangel an sozialer Interaktion: Hybrides Arbeiten birgt die Gefahr, dass der persönliche Austausch zwischen den Kollegen zu kurz kommt. Das kann zu einem Gefühl der Isolation führen und sich negativ auf die Motivation auswirken.
  
  
• Teamzusammenhalt und Unternehmenskultur: In einem hybriden Arbeitsmodell ist es schwieriger, ein Wir-Gefühl zu erzeugen und eine gemeinsame Unternehmenskultur zu vermitteln. Wenn sich Mitarbeiter weniger mit dem Unternehmen verbunden fühlen, steigt die Wechselbereitschaft.
  
  
• Hybride Meetings: Laut Statista findet die Mehrheit der Führungskräfte (47 Prozent), dass die Durchführung hybrider Meetings herausfordernder ist als Meetings vor Ort. Diese erfordern bessere Technik und mehr Organisationsaufwand.
  
  
• Gefahr für Burnout: Beim hybriden Arbeiten verwischen die Grenzen zwischen Beruf und Privatleben. Dazu kommt die wachsende Meeting-Frequenz: Laut einer Microsoft-Studie ist die Zahl der Teams-Besprechungen pro Woche seit der Pandemie um 153 Prozent gestiegen.
  
  
• Neue technische Ausstattung: Um hybrides Arbeiten zu ermöglichen, müssen Unternehmen in geeignete technisch Ausrüstung investieren. Das kostet zunächst einmal Geld, lohnt sich aber langfristig.
  
  
• Neue Anforderungen an Führungskräfte: Verteilte Teams auszusteuern ist anspruchsvoller. Viele Führungskräfte fühlen zudem eine Art Kontrollverlust. 85 Prozent von ihnen finden es schwer, darauf zu vertrauen, dass ihre Mitarbeiter im Homeoffice produktiv sind, so eine Microsoft-Studie.

Zum Thema: Microsoft Power Platform - Per Low Code in 4 Schritten zum Digital Workplace! Quelle: All for One Group/YouTube

Hybrides Arbeiten: 5 Schritte, die Unternehmen jetzt umsetzen sollten

Wie können Unternehmen die Herausforderungen meistern und ein hybrides Arbeitsmodell zum Erfolg führen? Hier kommen die fünf wichtigsten Tipps.

1. Mit den Mitarbeitern in Verbindung bleiben

Der Smalltalk in der Kaffeeküche, das gemeinsame Mittagessen oder schnell einmal etwas über den Schreibtisch hinweg klären: All das fällt weg, wenn Mitarbeiter nicht vor Ort sind. Digitale Tools können dabei helfen, beim hybriden Arbeiten trotzdem den Team-Zusammenhalt zu stärken, eine gemeinsame Unternehmenskultur zu etablieren und Vertrauen aufzubauen.

Dabei empfiehlt es sich, auf eine Employee Experience Plattform wie Microsoft Viva zu setzen. Sie ist Teil von Microsoft 365. Das Modul Viva Connections ermöglicht es zum Beispiel, mit zielgruppenspezifischen Inhalten ein Gefühl der Verbundenheit zum und im Unternehmen zu schaffen. Dank Viva Goals weiß jeder Mitarbeiter, auf welches übergeordnete Ziel er mit seiner täglichen Arbeit einzahlt, und Viva Learning unterstützt kontinuierliche, selbstständige Weiterbildung.

Mit Viva Insights gewinnen Führungskräfte einen Einblick in das Arbeitsverhalten ihrer Mitarbeiter, etwa wie viele Meetings sie abhalten, wie lang ihre Arbeitstage sind und wie viele Sofortnachrichten sie nach Feierabend versenden. Alle Daten werden standardmäßig aggregiert und de-identifiziert, um die Privatsphäre des Einzelnen zu schützen.

2. Frontline Worker einbeziehen

Bei einem hybriden Arbeitsmodell ist es wichtig, auch die Frontline Worker (Mitarbeiter aus der Produktion, Fertigung, Logistik, Service oder Shops) in die Kommunikation, Kultur und Unternehmensprozesse mit einzubeziehen. Sie wurden bei der Digitalisierung in der Vergangenheit häufig vernachlässigt. Laut einer Microsoft-Studie fühlen sich 51 Prozent der Beschäftigten in der Produktion nicht als Mitarbeiter wertgeschätzt. 41 Prozent sagen, dass ihnen die richtigen technologischen Werkzeuge fehlen, um ihre Arbeit effektiv zu erledigen. Indes vermuten 54 Prozent der IT-Führungskräfte hier eine hohe Schatten-IT-Quote.

Um diese Herausforderungen zu lösen, sollten Unternehmen in einem Enable Frontline Workshop Digitalisierungs-Lücken und Potenziale identifizieren. Eine Plattform wie Microsoft Viva hilft, die Integration und Mitarbeitererfahrung von Frontline Workern zu verbessern.

3. Rahmenbedingungen für den Digital Workplace schaffen

Erfolgreiches hybrides Arbeiten erfordert sowohl technische als auch organisatorische Vorbereitungen. Unternehmen sollten zum Beispiel ein verbindliches Regelwerk für die Zusammenarbeit aufstellen.

Eine solche Governance legt unter anderem fest, wie und wo Informationen strukturiert abgelegt werden. So bleibt Übersicht gewährleistet, ohne den Benutzern zu viele Freiheiten in der Gestaltung des Arbeitsplatzes zu nehmen. Außerdem sind regulatorische Vorgaben, DSGVO und IT-Sicherheit zu berücksichtigen. Sowohl der Datenschutzbeauftragte als auch der Betriebsrat sollten frühzeitig in die Planung des hybriden Arbeitsmodells einbezogen werden.

Auf technischer Seite geht es darum, eine nahtlose positive Nutzererfahrung zu schaffen, ganz gleich, ob ein Mitarbeiter im Homeoffice oder im Büro arbeitet. Für hybrides Arbeiten sind geeignete mobile Endgeräte, Meetingraumtechnik und Kollaborations-Software wichtig.

Falls Performance-Probleme bei den eingesetzten Tools auftreten, gilt es nachzubessern. Um IT-Aufwand zu reduzieren und Mitarbeiter nicht mit einem technologischen Wirrwarr zu überfordern, empfiehlt es sich, auf eine ganzheitliche Lösung wie Microsoft 365 zu setzen. Zunächst sollten Unternehmen ihre Anwendungsfälle analysieren und sie dann auf M365-Funktionen mappen.

4. Geschäftsprozesse digitalisieren

Hybrides Arbeiten setzt voraus, dass Mitarbeiter in der Lage sind, ihre Aufgaben ortsunabhängig auszuführen. Dafür müssen Unternehmen ihre Geschäftsprozesse nach Möglichkeit digitalisieren. Häufig ist es im ersten Schritt nötig, Prozesse überhaupt einmal zu analysieren und klar zu definieren.

Anschließend wird ermittelt, wie sie sich digital umsetzen lassen. Papierprozesse müssen abgelöst werden. Eine wichtige Rolle für erfolgreiches hybrides Arbeiten spielen dabei Unterschriften und mobile Apps. Um Geschäftsprozesse einfach und unkompliziert zu digitalisieren, hat Microsoft die Power Platform etabliert. Die Low-/ bzw. No-Code Plattform hilft Mitarbeitern in den Fachbereichen dabei, ihre Prozesse selbst zu digitalisieren, eigene Apps zu entwickeln und sich dadurch die Arbeitsabläufe angenehmer und effizienter zu gestalten.

5. Büroräume für hybrides und kollaboratives Arbeiten umgestalten

Um auch für Remote-Mitarbeiter eine gleichberechtigte Meeting-Erfahrung zu ermöglichen, ist es wichtig, gezielt einzelne Besprechungsräume für hybride Meetings zu optimieren. Die Anforderungen an die physische Ausstattung und die IT-Infrastruktur hängen vom Anwendungsfall ab.

Je nachdem, ob eine Besprechung statisch, interaktiv oder kreativ ist, eignen sich zum Beispiel flexible oder starre Tische, feste Verkabelung oder mobile Vernetzung. Nicht immer reichen eine Kamera und ein Bildschirm oder Beamer aus. Manchmal kann es empfehlenswert sein, in Raummikrofone oder eine zusätzliche Kamera zu investieren. Ein Kameraschwenk auf das Whiteboard ermöglicht zum Beispiel auch für Homeoffice-Teilnehmer eine nahezu identische Meeting-Erfahrung.

Außerdem lohnt es sich, die Büroräume so umzugestalten, dass ein Kollaborationszentrum entsteht. Denn Mitarbeiter kommen nicht in die Firma, um ihren Schreibtisch zu besuchen, sondern um Kollegen zu treffen und sich austauschen.

3 Bonus-Tipps für einen erfolgreichen hybriden Arbeitsplatz vom Business-IT-Spezialisten All for One Group

André Fröhlich, Director New Work bei All for One. Bild: All for One Group

1. Schaffen Sie Orte für spontane Interaktion und Kommunikation, die dazu anregen, sich wieder persönlich zu treffen, statt Teams-Calls mit Kollegen auf derselben Etage zu machen. Gleichzeitig braucht es aber auch explizite Bereiche für fokussiertes Arbeiten mit Bibliotheks-Charakter, damit das Homeoffice nicht der einzige Ausweichort wird, um konzentriert produktiv zu sein.
   
   
2. Sensibilisieren Sie Mitarbeiter dafür zu erkennen, wie sich der Arbeitsort auf ihren Beitrag zum Unternehmenserfolg auswirkt. Während der Pandemie haben wir gelernt zu fragen: wo ist für mich der beste (und sicherste Ort), um zu arbeiten? Jetzt müssen wir wieder neu denken und überlegen, wo wir welche Aufgaben am besten ausführen und die besten Ergebnisse erzielen können.
   
   
3. Statten Sie die Arbeitsplätze mit Webcams, separaten Bildschirmen und hochwertigen Headsets mit Noise-Cancelling-Kopfhörern und -Mikrofonen aus. So ermöglichen Sie virtuelle Kommunikation auf Augenhöhe im wahrsten Sinne des Wortes, statt von oben in die Laptop-Kamera zu linsen.

Quelle Aufmacherbild: Mediaparts/stock.adobe.com