Frau sitzt lächelnd vor einem Laptop, der auf einem Tisch steht

08.11.2022 – Lesezeit: 7 Minuten

Prozesse / Geschäftsführung

Prozessautomatisierung mit der Microsoft Power Platform: 5 Beispiele

Ohne Programmierkenntnisse Prozesse automatisieren? Mit der Microsoft Power Platform ist das ein Kinderspiel. Hier kommen 5 Beispiele für jedermann.

 

Bestellungen abwickeln, neues IT-Equipment beantragen oder Fehlermeldungen erfassen: Im Unternehmensalltag gibt es viele standardisierte, wiederkehrende Prozesse, die Zeit kosten und wenig Spaß machen. Mit der Microsoft Power Platform lassen sie sich schnell und einfach über Systemgrenzen hinweg automatisieren.

Der Clou daran: Dank dem Low-Code/No-Code-Ansatz gelingt das ohne Programmierkenntnisse. Die Microsoft Power Platform ist komplett Cloud-basiert und im Microsoft-365-Universum integriert. Mittelstand Heute zeigt 5 Beispiele zur einfachen Anwendung für jedermann.

 

Warum Prozessautomatisierung mit der Microsoft Power Platform?

IT-Fachkräfte sind heute auf dem Arbeitsmarkt schwer zu finden. Trotzdem müssen Unternehmen mit ihrer digitalen Transformation vorankommen. Aber wie? Laut einer Bitkom-Studie beklagen 64 Prozent der Befragten, dass sie zu wenig qualifiziertes Personal haben, um Digitalisierungsprojekte umzusetzen. Hier kommt die Microsoft Power Platform ins Spiel: Sie befähigt Fachabteilungen, selbst Apps zu entwickeln und innovative Lösungen zu schaffen. Das entlastet IT-Teams und beschleunigt die Transformation.

Möglich wird das durch den nutzerfreundlichen Low-Code-Ansatz der Microsoft Power Plattform. Übersetzt bedeutet Low-Code/No-Code „Wenig Code/kein Code“. Statt aufwändig zu programmieren, kann man Apps einfach aus vorgefertigten Bausteinen zusammenklicken und automatisierte Workflows mithilfe einer übersichtlichen, grafischen Benutzeroberfläche erstellen.

 

Videos On-Demand: Power Platform Day vom 17.11.2022

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5 Anwendungsfälle für die Prozessoptimierung mit der Microsoft Power Platform

 

1. Projektmanagement: Abteilungsübergreifende Teams organisieren

Beispiel: Eine Projektmanagerin möchte ein neues Projekt an den Start bringen. Von der Einholung einer Genehmigung für die Projektfristen und das Budget über die Besetzung des Projektteams bis hin zur Überwachung des Projektfortschritts muss die Projektmanagerin sicherstellen, dass alle Beteiligten stets auf dem neuesten Stand sind und dass für einen reibungslosen Ablauf gesorgt ist. Damit die Projekte im Zeitplan bleiben, muss sie unter anderem

  • die Projektmeilensteine kontinuierlich verfolgen,
  • dafür sorgen, dass alle Teammitglieder mit einem identischen Informationsstand arbeiten
  • und alle relevanten Informationen an einem zentralen Ort bereitstellen.

Um das Projektmanagement zu optimieren, benötigt sie eine zentrale Plattform, über die sie Anforderungen übermitteln, Informationen senden und den Zeitaufwand insgesamt reduzieren kann. Darüber hinaus muss sie gewährleisten, dass die Tools, die sie verwendet, für den Rest des Teams leicht zugänglich sind und von überall jederzeit genutzt werden können.

Mit Power Apps in Teams kann die Projektmanagerin benutzerdefinierte Lösungen erstellen und verwenden, um den Aufbau abteilungsübergreifender Teams zu erleichtern, die Einholung der erforderlichen Genehmigungen zu vereinfachen und neue Teammitglieder bei einer schnellen Einarbeitung zu unterstützen.

 

Die wichtigsten Funktionen der Microsoft Power Platform auf einen Blick

Die Microsoft Power Platform umfasst fünf Anwendungen:

  • Power Apps, um benutzerdefinierte Applikationen zu bauen
  • Power Automate, um Workflows zu definieren und automatisierte Vorgänge auszulösen
  • Power BI, um Daten dynamisch zu visualisieren
  • Power Virtual Agents, um intelligente Chatbots zu erschaffen
  • Power Pages, um Webseiten zu erstellen

 

2. HR: IT-Arbeitsplatz für neue Mitarbeiter beantragen

Kommt ein neuer Mitarbeiter ins Unternehmen, braucht er einen IT-Arbeitsplatz. Das nötige Equipment zu beantragen ist ein Standard-Prozess, der langwierig sein kann. Meist muss die HR-Abteilung nachhaken, ob alles genehmigt wurde und wie weit die Bearbeitung fortgeschritten ist.

Mit der Microsoft Power Platform lässt sich dieser Prozess vereinfachen und beschleunigen. Über eine entsprechende Power App können Vorgesetzte den Antrag in einem strukturierten Formular ausfüllen und an die IT-Abteilung übermitteln. Dann startet ein automatisierter Workflow über Power Automate. Nach der Genehmigung erhält der Antragsteller automatisch eine Bestätigung. Gleichzeitig werden die erforderlichen IT-Aufgaben in Microsoft Planner angelegt und abgehakt, sobald sie erledigt sind. Der Antragsteller kann den aktuellen Status jederzeit in der Power App einsehen.

 

3. Einkauf: Freigabeprozesse beschleunigen

Waren zu bestellen zählt zu den täglichen Aufgaben des Einkaufs. Dazu gehört das Einholen von Freigaben und das Auslösen des Bestellprozess. Beides erfolgt in der Regel über das Fiori Launchpad in SAP. Mitarbeiter müssen also ständig zwischen SAP und anderen Systemen hin- und herwechseln. Das ist aufwändig und kostet Zeit.

Mithilfe der Microsoft Power Platform lässt sich der Bestell- und Freigabeprozess dagegen über eine Schnittstelle in Microsoft Teams integrieren. Einkäufer können den Workflow dann bequem aus Teams heraus anstoßen und nachverfolgen. Entscheider können auch von unterwegs über eine mobile, in Power Apps entwickelte Anwendung Rückfragen stellen und Freigaben erteilen. Dabei bleiben die Daten im SAP, sodass keine Dubletten entstehen.

 

 

Sehen Sie auch: Microsoft Power Platform Tutorial – 3 Prozesse, die Sie leicht automatisieren können! (Quelle: All for One Group/YouTube)

 

 

4. Vertrieb: Notizenmanagement

Sales-Mitarbeiter führen täglich Gespräche über die verschiedensten Kanäle – sei es per Telefon, E-Mail oder Chat. Dabei sammeln sie wertvolle Informationen, die sie für alle beteiligten Kollegen zugänglich machen und systematisch verwalten müssen. Häufig erfolgt das noch manuell, indem man Daten ins CRM kopiert. Das ist mühsam und kostet viel Zeit.

Mithilfe von Power Automate lassen sich Gesprächsnotizen dagegen automatisiert aus Microsoft Teams ans CRM- oder ERP-System weiterleiten. Hier werden Daten aus den verschiedenen Kommunikationskanälen zentral gespeichert, sodass alle Mitarbeiter auf dieselbe verlässliche Informationsbasis zugreifen.

 

5. Wartung & Instandhaltung: Fehlermeldungen erfassen

Maschinen und Anlagen müssen sorgfältig gewartet werden, um die Sicherheit der Anwender zu gewährleisten. Service-Techniker müssen beim Kunden vor Ort viele Schrauben, Ventile und Messwerte kontrollieren, Daten notieren und Ersatzteile bestellen. Häufig arbeiten sie noch mit Checklisten auf Papier und übertragen die Prüfergebnisse später in digitale Anwendungen. Das dauert nicht nur lange, sondern ist auch fehleranfällig.

Sicherer, einfacher und schneller wird der Prozess mithilfe der Microsoft Power Platform. Der Techniker wird dann von einer in Power Apps erstellten Anwendung auf seinem Smartphone oder Tablet durch den Prüfprozess geleitet. Er gibt seine Ergebnisse digital ein und kann direkt Bestellprozesse anstoßen. Sobald sein mobiles Gerät eine Internetverbindung hat, werden die Daten automatisch an die zentrale Software übermittelt und synchronisiert.

 

FAQ: Häufige Fragen zu Microsoft Power Automate

 

Ist Microsoft Power Automate RPA?

Microsoft Power Automate ist eine intelligente Low-Code-Automatisierungsplattform, die unter anderem Robotic Process Automation unterstützt. RPA ist in Power Automate über die Funktion „Desktop Flows“  verfügbar. Dadurch können auch ältere Anwendungen ohne API in automatisierte Workflows integriert werden.

 

Wie funktioniert Microsoft Power Automate?

Microsoft Power Automate ist ein Cloud-Dienst. Um ihn zu nutzen, benötigen Sie lediglich einen modernen Browser und eine E-Mail-Adresse. Über vordefinierte Flows sind Standard-Szenarien bereits als Vorlage enthalten. Power Automate kann sich im Standard mit über 800 Datenquellen von Microsoft und Drittanbietern verbinden. Darüber hinaus können benutzerdefinierte, selbst erstellte Konnektoren mit jeder beliebigen Datenquelle, die über eine API (Application Programming Interface) Schnittstelle verfügt, verbunden werden. Die Möglichkeiten sind also (fast) unendlich.

 

Was kann Microsoft Power Automate?

Mit Microsoft Power Automate können Sie automatisierte Workflows über verschiedenen Anwendungen hinweg entwerfen, erstellen, testen und bereitstellen. Auch Aufgaben in der Cloud oder auf dem lokalen Computer lassen sich damit automatisieren, etwa das Verschieben von Daten nach einem vordefinierten Zeitplan oder Berechnungen in Excel.

 

 

Wie Sie die Microsoft Power Platform einführen: Weitere Infos im Video „Microsoft Power Platform Per Low Code in 4 Schritten zum Digital Workplace!“ (Quelle: All for One Group/YouTube)

 

Quelle Aufmacherbild: Drobot Dean/stock.adobe.com