SAP Business ByDesign ERP-System spart IT-Dienstleister Zeit bei eigenen Prozessen

Wie ein ERP-System diesem IT-Dienstleister die eigenen Prozesse verschlankt – der komplette Erfahrungsbericht mit Einblicken zur Software.

Was bei den Kunden funktioniert, kann auch die eigenen Prozesse effizienter machen: Diese Erfahrung machte der IT-Dienstleister SMF aus Dortmund mit dem ERP-System SAP Business ByDesign. Ausschlaggebend für den Einsatz der Software war 2019 die Tatsache, dass SMF ein größeres Unternehmen übernahm, wodurch zusätzliche, neue Integrationsaufgaben anfielen. Wie der IT-Dienstleister die Software in Betrieb nahm, wo das Unternehmen heute Zeit spart und welche Erfahrungswerte nebenbei für das eigene Business rausgesprungen sind, erfahren Sie hier von Mittelstand Heute.

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Der IT-Dienstleister SMF

Der IT-Dienstleister SMF aus Dortmund beschäftigt heute rund 200 Mitarbeiter für vier Bereiche: Softwareentwicklung, Datenmanagement, IT-Consulting und IT-Service-Management, also die Betreuung und Weiterentwicklung der eigenen Software-Lösungen. SMF-Kunden kommen aus den unterschiedlichsten Branchen: Retail gehört ebenso dazu wie der Maschinen- und Anlagenbau, Finance oder der öffentliche Sektor.

ERP: Einsatz bei anderen Unternehmen steht Modell

Zu den Technologien, die SMF beherrscht, gehören auch die Lösungen von SAP. Überlegungen, entsprechende Software im eigenen Unternehmen einzusetzen, lagen deshalb nahe. Wer Kunden bei der Einführung eines ERP-Systems hilft, stellt sich schließlich zwangsläufig die Frage, ob sich damit nicht auch die eigenen Strukturen optimieren lassen. Dass sich SMF am Ende für SAP Business ByDesign entschied, lag aber nicht nur daran, dass man andere IT-Dienstleister kannte, bei denen dieses ERP-System bereits erfolgreich lief.

„Wir hatten darüber schon relativ lange nachgedacht,“ erzählt Geschäftsführer Wieland Feuerstein, „den Start aber dann immer wieder in die Zukunft verschoben – wie das eben häufig so läuft.“ Ausschlaggebend für die Umsetzung des ERP war schließlich 2019 die Übernahme eines größeren Unternehmens mit daraus resultierenden neuen Integrationsaufgaben. Feuerstein und sein Team gönnten sich also noch im selben Jahr eine umfangreiche Analysephase und fassten eine Zeitlang sogar eine Eigenentwicklung ins Auge.

Im Video: Die neue ERP-Software im Einsatz. Wie die SMF GmbH das Cloud ERP einsetzt, sehen Sie hier (Quelle: All for One Group/YouTube):

Wie die neue ERP-Software für mehr Effizienz sorgt

Wichtigste Funktion des neuen ERP, dessen Einführung 2019 vom Business-IT-Spezialisten All for One Group aus Filderstadt unterstützt wurde, ist der durchgängige Faktura-Prozess. Die Arbeitszeiten der Mitarbeiter auf einem Projekt genau zu erfassen und dem Kunden in Rechnung zu stellen, verursachte in der Vergangenheit intern einen relativ hohen Aufwand.

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Mit SAP Business ByDesign geschieht das heute in einem durchgängigen End-to-End-Prozess von der Buchhaltung über das Projektmanagement bis zum Vertrieb. Prozesse werden beschleunigt und zum Teil automatisiert, verbessert und durchgängig transparenter dargestellt. So kann sich die Geschäftsleitung in browserbasierten Dashboards auf einen Blick in Echtzeit den Überblick verschaffen – und auf dieser Basis schnell fundierte Entscheidungen treffen.

Gerade für ein Familienunternehmen wie SMF sei es enorm wichtig, unter langfristig verlässlichen Rahmenbedingungen effizient arbeiten zu können, erklärt Geschäftsführer Wieland Feuerstein. „Und da ist natürlich der Cloud-Ansatz genau das Richtige für uns, weil wir uns um das Hosting und alles, was damit zusammenhängt, nicht kümmern müssen. Das erledigt SAP – und wir bekommen regelmäßige Updates.“

In Kürze: Das hat die neue ERP-Software verbessert

Hier noch einmal in Kürze, wie SMF vom neuen ERP-System profitiert:

Zeiterfassung: Alle Zeiten der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen werden einfach und in Echtzeit über den Webbrowser oder die Mobile App erfasst und direkt im Faktura-Prozess berücksichtigt.
Finanzbuchhaltung: Durchgängiger Faktura-Prozess in einem System vom Angebot über die Leistungserbringung bis zur Rechnungsstellung. Große Vorteile sind: die automatisierte digitale Rechnungsabwicklung und die Intercompany-Verrechnungen mit anderen Ländergesellschaften.
IT-Aufwände: Im Cloud-Ansatz fallen durch die Software zum Beispiel für Hosting, Hardware und Software, regelmäßige Updates, Datenschutz und gesetzliche Regularien (DSGVO) sowie die Datenspeicherung keine IT-Aufwände mehr an.
Aufgabenverteilung: Durch die Automatisierung einiger Prozesse wurde enorm Zeit eingespart. Jetzt können sich die Mitarbeitenden um weitere Aufgaben kümmern.
Innovation: Neue Features und Funktionen können nun durch die regelmäßigen Quartal-Updates direkt genutzt werden. Da das System immer auf dem neuesten technologischen Stand ist, entstehen enorme funktionale und nachhaltige Mehrwerte.
360-Grad-Kundensicht: Nicht nur im Vertrieb hat man nun einen transparenten Überblick über das Projektgeschehen bei zum Beispiel Kunden. Mit entsprechenden Berechtigungen können jetzt unternehmensweit alle auf Daten zu Kunden, Angeboten, Bestellungen, Rechnungen und mehr zugreifen.
Management: Aus Kennzahlen werden übersichtliche automatisierte Berichte erzeugt, die den Projekt- und Abrechnungsstatus in Echtzeit zeigen. So kann rechtzeitig reagiert werden, wenn Projekte nicht erfolgreich oder kostendeckend ablaufen.
Mitarbeitende: Ein zentrales System für alles: Zeiterfassung, Abwesenheits- und Urlaubsanträge, Krankmeldungen, Reisekosten und mehr.

Quelle Aufmacherbild: Gorodenkoff/stock.adobe.com