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20.12.2018 – Lesezeit: 4 Minuten

Geschäftsführung / Technologie

Office 365: Sinnvoller Einsatz im Unternehmen

70 Prozent der Unternehmen in Deutschland verwenden noch immer ein Faxgerät, um auch intern mit Kollegen zu kommunizieren, so eine Bitkom-Studie von 2017 (!). Dabei wird digitale interne Kommunikation immer wichtiger. Ist Office 365 die digitale Lösung auf das „analoge“ Fax?

Produktionsleiter Müller arbeitet bei einem mittelständischen Maschinenbauer. Er steht exemplarisch für viele Kollegen in seiner Branche und in seiner Position. Im Alltag stellt er regelmäßig fest, dass Informationen zu Aufträgen oft nicht vollständig übergeben werden und dadurch Mehrkosten entstehen. Auch Müllers neuer Kollege Maier aus dem Projektmanagement hat erste Prozesslücken entdeckt. Er soll sich in ein laufendes Projekt einarbeiten, aber da seine Vorgängerin das Unternehmen bereits verlassen hat, findet Maier keine einheitlichen, nachvollziehbaren Projektinformationen. Und dann ist da noch der Chef von Müller und Maier: Herr Schmidt. Er erlaubt seinen Mitarbeitern zwar Telearbeit, möchte aber nicht, dass sie zum Beispiel aus einem Café heraus auf Firmendaten zugreifen können.

Obwohl alle drei aus demselben Unternehmen unterschiedliche Herausforderung zu meistern haben, gibt es für sie doch eine einzige Lösung: Office 365. Produktionsleiter Müller kann seine Prozesse über SharePoint optimieren, Projektmanager Maier hat in Microsoft Teams eine Historie, in der er alles nachverfolgen kann, um seine Projektarbeit effizienter zu gestalten und Geschäftsführer Schmidt kann mit „Conditional Access“ Zugriffe auf Firmendaten von nicht erlaubten Standorten verhindern. Office 365 könnte dem mittelständischen Maschinenbauer spürbar helfen.

Workshop vom IT-Beratungshaus All for One Steeb zu Office 365

Was bringt Office 365?

Office 365 eröffnet Müller, Maier und Schmidt die Möglichkeit, eine moderne Arbeitsweise einzuführen, eingefahrene Prozesse neu zu betrachten und zu optimieren sowie die Chance, junge Mitarbeiter zum Beispiel in puncto Homeoffice und Neue Technologien vom Unternehmen zu überzeugen. Dabei ist Office 365 nicht einfach „nur“ mehr als Exchange Online. Durch Microsoft Teams beispielsweise lassen sich die gemeinsame und meist ortsübergreifende Projektarbeit und Kommunikation innerhalb eines Unternehmens verbessern. Interne Prozesse können durch den Einsatz von SharePoint vereinfacht und digitalisiert werden.

Mit einem sozialen Netzwerk für Unternehmen wie Yammer können Kollegen ihre Kommunikation von unternehmenseigenen Themen voranbringen. Zusätzlich können Kollegen und Mitarbeiter mit OneDrive for Business und Azure Information Protection von überall aus auf Unternehmensdaten zugreifen – und das alles auf einer sicheren Umgebung mit bekannten Sicherheitsfeatures von Microsoft wie Multi-Faktor-Authentifizierung und Verschlüsselung mit Azure Information Protection.

Screenshot: So sieht die Zusammenarbeit in Microsoft Teams aus

Was ist Microsoft 365?

Microsoft 365 Enterprise, bestehend aus Office 365 Enterprise, Windows 10 Enterprise und Enterprise Mobility + Security (EMS), richtet sich vorwiegend an große Organisationen und mittelständische Unternehmen. Ziel ist es, es allen Beschäftigen zu ermöglichen, kreativ zu sein und auf sichere Weise zusammenzuarbeiten.

Auf der offiziellen Seite finden Sie noch mehr Informationen sowie eine Übersicht über die EMS- und Office-365-Dienste, die in Microsoft 365 Enterprise enthalten sind. Diese Dienste bieten Funktionen, die es Administratoren von Microsoft-Cloud-Diensten in Ihrem Unternehmen nicht nur ermöglicht, die Identität und die Geräte Ihrer Kollegen zu schützen, sondern auch den Zugriff auf Unternehmensdaten zu steuern – sowohl bei der Übertragung als auch Speicherung.

5 Dinge, die man bei der Einführung von Microsoft 365 vermeiden sollte

1) Nicht alle Features willkürlich freischalten: Kollegen nutzen sie unterschiedlich.

2) Kollegen nicht überfordern: Sobald jemand mit einem neuen Tool überfordert ist, wird er oder sie es nicht nutzen.

3) Keine Tools einführen, die letztlich alle dasselbe tun.

4) Kollegen im Unklaren lassen: Wenn sich im Unternehmen etwas verändert, dann möchten die Kollegen gerne abgeholt werden. Falls sie das Gefühl bekommen, außen vor gelassen zu werden, ist die Akzeptanz für neue Systeme deutlich geringer.

5) Nicht von heute auf morgen umstellen: Kollegen dürfen mit neuen Tools nicht alleine gelassen werden. Eine Schulungsstrategie kann helfen, mit neuen Systemen leichter umzugehen.

„Unser Ziel ist nachhaltige Verbesserung“

Das IT-Beratungshaus All for One Steeb aus Filderstadt bei Stuttgart kennt sich in Sachen Microsoft 365 besonders gut aus. „Wir beraten den Kunden nicht nach Technologien, sondern gehen auf seine individuellen Anforderungen und Bedürfnisse ein“, so Cornelia Schneller, Microsoft Workspace Enthusiast bei All for One Steeb. „Anhand dessen finden wir das passende Produkt und beraten unsere Kunden bis zur finalen Umsetzung. Unser Ziel ist die nachhaltige Verbesserung der Arbeitsweise und der Prozesse beim Kunden, so dass unser Konzept stark auf der Zufriedenheit der Mitarbeiter und der passenden Einführung der Systeme basiert.“ Das macht auch die Kollegen Müller, Maier und Schmidt zufrieden, so dass sie in ihrem Unternehmen künftig auf Lösungen wie Office 365 setzen.

Anmeldung zur Roadshow 2019 "Digital zusammenarbeiten"Falls Sie sich dafür interessieren, welche Mittel es in Sachen Cloud-Sicherheit für Office 365 gibt, empfehlen wir Ihnen diesen Artikel.

Quellen: Titelbild Office 365, Evernine GmbH / Screenshot Teams, Microsoft YouTube-Kanal