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26.09.2018 – Lesezeit: 4 Minuten

Technologie / Marketing, Vertrieb und Service

Collaboration Tools: Wer wann mit wem?

Die Art, wie Arbeitsteams zusammenarbeiten hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Die Nachfrage nach Präsenzmeetings und starren Officestrukturen löst sich immer mehr auf. Je breiter gefächert die Standorte der Mitarbeiter sind, desto mehr arbeiten die Teams online. Möglich machen das leistungsstarke Collaboration Tools. Wir verraten Ihnen, welche Tools Sie dabei unterstützen.

„Regional handeln, überregional arbeiten“ lautet die Devise vieler Unternehmen, die ihre Mitarbeiter längst nicht mehr in einem großen Office versammeln. Homeoffice-Tage oder reine Online-Zusammenarbeit mit Experten überall auf der Welt für spezifische Projekte verändern den Arbeitsalltag. Telefonkonferenzen sind dabei 2018 nicht mehr unbedingt das Mittel der Wahl zur Kommunikation.

So funktioniert die Zusammenarbeit online

Wenn Teams aus aller Welt sich für Kundenprojekte zusammenschließen, hängt der Erfolg der Arbeit meist nicht ausschließlich von guten Collaboration Tools ab. Mitarbeiter müssen einen gewissen Technikbackground zur Bedienung der Tools mitbringen und Lust auf Neues haben. Weiterbildungen im Digitalbereich helfen, auch alteingesessene Mitarbeiter von den Vorzügen der Onlinekollaboration zu überzeugen. Als Ansprechpartner sollte telefonisch jederzeit ein Supportmitarbeiter bereitstehen, der sich mit allen verwendeten Tools auskennt, um Probleme bei Absprachen und Konferenzen gezielt lösen zu können.

Videochat, Gruppe und Officeanwendung in einem

Eine Arbeitsplattform, die alle wichtigen Aufgaben der Teamarbeit vereint, ist die Microsoft-Lösung „Microsoft Teams“. Unter den Collaboration Tools ist dieses eines der stärksten. Besonders für Teams, die bereits Office 365 nutzen, eröffnen sich durch die gebündelte Arbeit an einem Ort neue Chancen. Office 365 ging aus Microsoft Office hervor und lässt Nutzer alle aktuellen Versionen der Anwendungen von Word bis Excel online gemeinsam nutzen.

Microsoft Office 365 ist ein nützliches Tool für Unternehmen

Das klappt von jedem mobilen Gerät aus. Microsoft Teams gliedert an diesen teilbaren Zugriff Chats, Video- und Sprachtelefonie an. Mitchatten, sich hinzuschalten oder Dateien einsehen kann nur, wer zu dem jeweiligen Team hinzugefügt wurde. Damit wird die Anwendung auch hohen Datenschutzanforderungen gerecht. Wie Sie mit Office 365 sicher in der Cloud arbeiten, haben wir hier herausgefunden.

Konferenzen per Skype abhalten

Ebenfalls absolut sicher und flexibel von jedem Ort der Welt einsetzbar ist Skype for Business. Auch diese Anwendung lässt sich mit Office 365 verbinden, ersetzt jedoch vor allem die Konferenzschaltung über externe Anbieter. Mit Skype sparen Unternehmen Kosten und können pro Schaltung bis zu 250 Personen gleichzeitig in die Besprechung einbinden. Das alles klappt mühelos im gewohnten Skype-Format. Mit wenigen Klicks lassen sich Konferenzen eröffnen und eine Verbindung zur eigenen Kamera oder nur dem Mikrofon herstellen. Besonders gut funktioniert über Skype for Business das passive Teilnehmen an Gesprächen als Zuhörer. Skype for Business ist daher eines der Collaboration Tools, das in keinem Unternehmen fehlen sollte.

Skype for Business können Unternehmen auch im Call Center nutzen

Absprachen und Chats vereinfachen

Bei den Chatclients haben sich einige Standards durchgesetzt. Während Skype noch immer der beliebteste Dienst zur Einzel-Internettelefonie mit Kollegen, Interviewpartnern oder Kunden ist, hat bei den Textnachrichten Slack aufgeholt. Der schlanke Chat lässt Sie nach Gruppen geordnet chatten. Erstellung und Betrieb der Teamchats sind kostenfrei, wenn Verläufe und Uploadspace nicht benötigt werden. Slack kann mit vielen Modulen erweitert werden. Synchronisierte Google Drive Uploads, ein rundum anpassbarer Slackbot, der Fragen beantworten oder wichtige Dokumente auf Zuruf ausspucken kann und Direktchats machen Slack zu einem wichtigen Collaboration Tool. Slackteams sind zusätzlich nicht nur als App, sondern von jedem Gerät der Welt auch im Browser aufrufbar.

Starke Collaboration Tools aus dem Hause Google

Google bietet ebenfalls neben Google Drive eine Vielzahl nützlicher Collaboration Tools. Alle Anwendungen in Google Office wie Documents, Calendar, Calc usw. sind auf Zusammenarbeit ausgelegt. Sie sind über den eigenen Google-Account komplett kostenfrei nutzbar. Die gemeinsame Arbeit in Textdateien oder Tabellen wird so spielend einfach ermöglicht. Kunden können ihnen zugesandte Dateien ganz einfach per Freigabe von Google Drive herunterladen. Jede Datei, jeder Ordner und jede Zugriffsebene lässt sich jederzeit anpassen. Google Hangouts bieten eine stetig verbesserte Möglichkeit, Video- und Telefonkonferenzen online gratis zu starten. So entfallen viele "klassische" Kosten für Kommunikation und Zusammenarbeit.

Planung und Terminorganisation

„Keine Zusammenarbeit ohne Termine!“ Das gilt auch und gerade im digitalen Zeitalter. Um wichtige Termine mit Kollegen abzusprechen gibt es eine Vielzahl nützlicher Collaboration Tools zum kostenlosen Gebrauch. Eines der bekanntesten ist Doodle. Mögliche Termine für ein Meeting können zur zeitlich begrenzten Abstimmung gestellt und verschickt werden. Kollegen wählen dann Termine, die in ihren Zeitplan passen. Der Termin, an dem die meisten Kollegen anwesend sein können, wird automatisch oder per Moderation ausgewählt. Über Google Calendar können Erinnerung und Gästeeinladung an alle verschickt werden. Über ein einfaches RSVP, also eine Zusage oder Absage, ist der Termin dann auf allen Accounts eingetragen und wird bei Änderungen synchronisiert.

Eine Alternative zu Google bietet beispielsweise Wunderlist. Auch hier lassen sich Termine für alle Nutzer oder Mitarbeiter synchronisieren. Einfache To-Do-Listen komplettieren die Planung. Noch umfassender, allerdings in Entwicklung begriffen, funktioniert das Open Source Projekt Collabtive. Hier lassen sich Zeiten erfassen, Projekte gemeinsam managen und Dateien verwalten. Allerdings fehlt die passende Community rund um das Tool, weswegen sich Collabtive vor allem für Devteams eignet, die sich eigene Plugins und Module für die Zusammenarbeit anlegen möchten.

Schon vom „papierlosen Büro“ gehört? Hier zeigen wir Ihnen, warum Kollaborationen mehr Produktivität und weniger Bürokratie bedeuten.

Quellen: Titelbild pixabay, geralt / Skype Call Center iStock, PeopleImages