24.06.2020 – Lesezeit: 5 Minuten

Geschäftsbereiche / Geschäftsführung

Business Analytics: Warum BA-Systeme überlebenswichtig sind

Die umfangreichen Verbote und Einschränkungen durch die Corona-Pandemie und der daraus resultierende wirtschaftliche Abschwung führt in vielen Branchen zu enormen Umsatzeinbrüchen. Die Business-Analytics-Spezialisten der avantum consult AG wissen, wie Unternehmen in der Krise agieren müssen und was genau Sie jetzt tun können.

Porträt-Ingmar-Rieck-Robert-Schneider-Lars-Marek-Dirk-Oberpaur

Für Unternehmen ist es - gerade jetzt - besonders wichtig, eine permanente und vollständige Transparenz herstellen zu können, um konkrete Auswirkungen auf das eigene Geschäftsmodell frühzeitig zu erkennen, zu analysieren und Gegenmaßnahmen einzuleiten. Die dafür notwendige Genauigkeit und Geschwindigkeit lassen sich mit entsprechenden Business-Analytics-Systemen schnell realisieren. Viele Unternehmen haben allerdings in der Vergangenheit versäumt, entsprechende Systeme aufzubauen, zu modernisieren oder sinnvoll einzusetzen. Vier Experten der avantum consult AG geben Antworten auf aktuelle Fragen.

Welche kurzfristigen Maßnahmen empfehlen Sie den Unternehmen trotz oder gerade wegen der Krise?

Robert Schneider (Leiter des Competence Center «Reporting & Analytics»): Moderne Reporting- und Planungsplattformen, wie SAP Analytics Cloud (SAC), können in Verbindung mit einem SAP BW/4 als Data Warehouse dazu beitragen, mit kurzen Projekt- bzw. Implementierungslaufzeiten ad-hoc Kostentransparenz und Optimierungsansätze in Prozessen zu schaffen. Mitarbeiter, deren Tätigkeiten durch die Krise teilweise weggefallen sind, sollten jetzt mit diesen Projekten beauftragt werden. Sobald Märkte und Konjunktur wieder hochfahren, werden eine grundlegende Renovierung bestehender Systemlandschaften und ein State-of-the-Art-Reporting zu den wesentlichen Wettbewerbsvorteilen gehören.

Ingmar Rieck (Leiter des Competence Center «Data Warehouse & Modellierung»): Vor allem im Bereich der Bestandsoptimierung bemerken wir aktuell eine verstärkte Nachfrage. Zu hohe Bestände werden nach unten gefahren und das Freisetzen von Cash steht im Fokus. Unsere Kunden, die Projekte zur Bestandsführung gestartet haben, sehen diese als wichtiger denn je an. Den größten Einspareffekt sehen wir immer wieder beim integrierten Einkaufsreporting insbesondere bei einem dezentralen Einkauf. Durch Nachverhandlungen der Einkaufskonditionen und Transparenz beim Maverick Buying konnten unsere Kunden ein Einsparpotential realisieren, welches die Projektkosten in weniger als einem Jahr vollständig amortisiert hatte.

Welche Investitionen sollten bei BA-Systemen jetzt konkret im Fokus stehen?

Dirk Oberpaur (Leiter des Competence Center «SAP Planung und Stammkundenbetreuung»): Es ist wichtig, heute den Grundstein für den späteren Erfolg zu legen. Unternehmen, die sich jetzt um die Modernisierung und Vereinfachung ihrer (SAP-)Systemlandschaft kümmern, können nach der Krise gestärkt durchstarten und sich auf ihre Kernaufgaben und -kompetenzen fokussieren. Konkret geht es darum, die bestehenden SAP Produkte auf einen aktuellen Stand zu bringen. Für das SAP Business Warehouse (BW) folgt mit dem Release 7.3 & 7.4 im Dezember 2020 das Wartungsende. Daher ist jetzt ein guter Zeitpunkt, auf das aktuelle Release 7.5 zu wechseln und dabei auch auf die In-Memory-Plattform „HANA“ zu migrieren.

Darüber hinaus müssen Unternehmen sich mit der Umstellung auf S/4 (Nachfolgeprodukt von SAP ECC) und BW/4 (Nachfolgeprodukt von SAP BW) beschäftigen und die Conversion angehen. Auch hier ist die Zeit ein kritischer Faktor, da der SAP Support für SAP ECC und SAP BW Ende 2027 ausläuft. Ebenso geht es um konkrete Optimierungsmöglichkeiten. Insbesondere das klassische „Housekeeping“ eines Data Warehouse wird oft vernachlässigt. So wächst die Datenbankgröße durch nicht mehr benötigte Daten und das System wird langsam(er). Der „Frühjahrsputz“ ist eine notwendige aber oft leidige Tätigkeit für Unternehmen, die jetzt angegangen werden sollte. Erst kürzlich konnten wir bei einem Kunden durch kleine Housekeeping-Maßnahmen die Datenbank von über 1.000 GB um über die Hälfte auf circa 400 GB reduzieren. Die investierte Zeit hat sich durch die Kostenreduktion schnell amortisiert.

Welche Mehrwerte sehen Sie durch Investitionen in moderne BA-Systeme insbesondere für das Bestandscontrolling, Forderungsmanagement sowie das Einkaufsreporting?

Dirk Oberpaur: Unterschiedliche Zeiten erfordern unterschiedliche Informationen und Maßnahmen. In Krisenzeiten liegt der Schwerpunkt meist auf anderen Informationsbereichen. Ruht die Produktion oder fährt auf deutlich niedrigerer Geschwindigkeit, hat dies (negative) Auswirkungen auf die Lagerbestände. Hier gilt es, kurzfristig die Bestände an die Realität anzupassen und zu optimieren, um unnötige Kosten zu vermeiden. Mit fundierten Kennzahlen und Key Performance Indicators (KPIs) auf Basis der unternehmensindividuellen Geschäftsprozesse sowie einem modernen Berichtswesen sind ein effizientes Bestandscontrolling und flexible Bestandsoptimierungen sehr gut möglich.

In Bezug auf das Forderungsmanagement ist vielen Unternehmen gar nicht bewusst, über welchen Datenschatz sie verfügen. Verlängert sich tendenziell der Zahlungseingangszeitraum, so steigen die Außenstände im Vergleich zur Vergangenheit. Wird mehr Skonto in Anspruch genommen, können und sollten Unternehmen auf diese Verhaltensänderungen reagieren. Mit einem entsprechenden Reporting lassen sich im Vorfeld Veränderungen aufzeigen und Maßnahmen ableiten.

Auch das Einkaufsreporting erfährt in diesen Tagen eine Renaissance. Beim Wiederanfahren der Produktion und unsicheren Lieferketten sind Steuerungsgrößen wie Bestellbestandsentwicklung, Preisveränderung und Lieferservicegrad, inklusive Lieferfähigkeit und -treue, sehr wichtig. Durch Investitionen in die Bereiche Reporting, Analytics und Data Warehouse haben Unternehmen die Möglichkeit, ihre Informationsbasis für Entscheidungen und die Vorhersagequalität deutlich zu verbessern. Dies wiederum führt zu Einsparungen und Potenziale werden schneller erkannt.

Wie schätzen Sie die weitere Entwicklung ein und welche Möglichkeiten haben Unternehmen, realistische Szenarien für ihre zukünftige Planung abzubilden?

Lars Marek (Leiter des Competence Center «Artificial Intelligence»): Derzeitig existieren drei mögliche Szenarien: Das erste Szenario ist eine V-Kurve, bei der die Wirtschaft sich schnell wieder erholt und die Nachfrage zeitnah anzieht. Beim zweiten Szenario sehen wir eine U-Kurve, bei der die Nachfrage erst nachgelagert wieder zum Herbst bzw. Winter 2020 anzieht. Das dritte Szenario wäre eine L-Kurve, bei der die Wirtschaft in eine Rezession oder Depression fällt. Insbesondere die ersten beiden Situationen können durch Szenarien simuliert und die Auswirkungen sichtbar gemacht werden.

Die Einrichtung einer modernen Data-Warehouse-Landschaft schafft kurz- und langfristig wertvolle Einblicke. So können wir mit unseren Data Science Tools, wie dem IBM SPSS Modeler oder KNIME, nicht nur interne Daten ad-hoc auswerten und beispielsweise lokale Umsatzeinbußen identifizieren. Durch die Einbeziehung von externen Daten, wie zum Beispiel Marktindizes oder volkswirtschaftlichen Kennzahlen, können wir deren Einfluss auf den Umsatz bestimmen und ein Frühwarnsystem etablieren. Eine solche treiberbasierte Planung ermöglicht Unternehmen, realistische Szenarien abzubilden und auf neue externe Einflüsse direkt zu reagieren. Auch kann so ein Outlier-Dashboard erarbeitet werden, um auf weitere Umsatz- oder Liquiditätseinbußen schnell reagieren zu können.

Was würden Sie Unternehmen raten, die aktuell nicht in BA-Systeme investieren möchten?

Lars Marek: Egal ob es darum geht, liquide Mittel zu bestimmen, verschiedene Einflüsse auf das Working Capital zu simulieren oder Szenarien einer anhaltenden COVID-19-Krise zu berechnen: Eine Bewertung, welche Maßnahme die richtige ist, war noch nie so schwer wie heute. Die volatile Marktlage erfordert eine schnelle und belastbare Szenario-Darstellung, die einen Blick in die Zukunft erlaubt. Dank der Integration in SAP und SAC kann die Informationsaufbereitung, Prozessvereinfachung und -automatisierung sowie die Schnittstellenanbindungen durch Einsatz von Machine-Learning-Algorithmen dabei unterstützen, weitere Liquidität freizusetzen sowie die Liquiditätsverläufe effizient und eng zu kontrollieren.

All diese Themen vereinen wir in unseren Business-Analytics-Lösungen, um unseren Kunden nicht nur kurzfristig durch die Krise zu helfen, sondern auch langfristige Mehrwerte zu schaffen. Wir raten Unternehmen dazu, jetzt gezielt zu investieren. Reporting-Systeme lassen sich heutzutage aufgrund moderner Technologien und vorgefertigter Templates für diverse Branchen und Fachbereiche relativ schnell und einfach umsetzen.

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Quelle: Titelbild AdobeStock, Sfio Cracho