30.10.2020 – Lesezeit: 3 Minuten

Prozesse / Geschäftsführung

Wie Sie Ihren SAP-Rollout in Brasilien meistern

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen einen SAP-Rollout in einen BRICS-Staat planen, konkret Brasilien, dann stehen Sie vor einigen Herausforderungen. In diesem Artikel erhalten Sie fünf wichtige Tipps zur brasilianischen Nota-Fiscal-Gesetzgebung.

Brasilien ist eines der vielen Länder, die in den vergangenen Monaten massiv in die Digitalisierung des nationalen Steuersystems investiert haben. Die brasilianischen Behörden verpflichten inzwischen Unternehmen dazu, Rechnungen in einem digitalen Format auszustellen: Nota Fiscal Eletrônica oder NF-e. Es wird zur Registrierung jeder Transaktion verwendet. Um SAP Rollouts in Brasilien umzusetzen, muss dieses komplexe System im Vorfeld erklärt werden: So ist die Vorgehensweise bei Transaktionen mit materiellen Gütern.

  1. Unternehmen erhalten ein digitales Zertifikat, das einen sicheren Zugang zwischen dem System des Unternehmens und den Servern der Regierung zur Steuerbehörde SEFAZ ermöglicht.
  2. Ein XML-Dokument, das die Transaktion aufzeichnet, wird über das SAP-System an die Behörden ausgestellt.
  3. Die Behörden validieren eine NF-e und weisen sie dem XML-Dokument zu.
  4. Die neue Rechnung (Digitally Authorized Nota Fiscal Eletrônica, DANF-e) wird der Sendung beigefügt. In der Regel erhält der Käufer eine Kopie.
  5. Die Behörden prüfen in Echtzeit, ob die NF-e mit der DANF-e übereinstimmt.
  6. Der Käufer erhält die Ware und prüft die NF-e bei der SEFAZ.
  7. Der Käufer sendet einen Beleg zur Bestätigung des Erhalts der Waren an die Behörde SEFAZ, die die Transaktion abschließt.

Dieser Ablauf gilt für die Nota Fiscal. Um nun ein besseres Verständnis der gesetzlichen Anforderungen zu erhalten, lesen Sie nachfolgend fünf Tipps zur praktischen Umsetzung.

1) Nicht alle Nota Fiscals sind gleich

Obwohl es nur ein offizielles Format für die elektronische Nota Fiscal gibt, kann es je nach Art der durchgeführten Transaktion ein paar Unterschiede geben.

  1. NF-e für materielle Güter: Sie ist die meistverwendete Form von NF-e. Das Unternehmen stellt ein XML-Dokument aus, dass von der SEFAZ validiert wird und der Sendung beigefügt werden muss. Dieser Prozess wird auf nationaler Ebene verwaltet.
  2. NF-e für Dienstleistungen: Sie besteht aus einem Dokument namens Provisional Services Receipt und muss den örtlichen Steuerbehörden ausgestellt werden. Diese wandeln das Dokument in eine NF-e um. Dieser Prozess wird auf städtischer Ebene verwaltet.
  3. CT-e: CT-e-Dokumente sind Transportrechnungen, daher muss jede Transaktion zwischen dem Unternehmen und einem externen Logistikpartner als CT-e registriert werden.

2) Die Informationslast ist enorm

Um dem Problem der Steuerflucht entgegenzuwirken, hat die Regierung das Steuersystem digitalisiert. Die – für dieses System aktuell – benötigten Informationen machen es beinahe unmöglich, Formulare per Hand auszufüllen. Tatsächlich müsste es bis zu 450 Datenelemente enthalten wie Produkttyp, ausstellende Firma, Empfänger, Anlieferort und vieles mehr. Daher ist eine digitale Integration mit dem elektronischen NF-System nicht obligatorisch, sondern zwingende Voraussetzung, um mit dessen Komplexität umzugehen.

3) Der Besitz von Echtzeitdaten

Vor allem Hersteller sollten darauf achten, dass das NF-e-System nicht nur die Finanz- und Buchhaltungsabteilung betrifft, sondern auch Lieferkettenprozesse. In der Praxis werden Waren nicht an den Käufer übergeben, bis die validierte NF-e von den Behörden erzeugt und an der Sendung angebracht wird. Der letzte Schritt im Validierungszyklus ist erst abgeschlossen, wenn der Käufer der SEFAZ gegenüber den Vorgang bestätigt. Ab da kann die NF-e nicht mehr vom Verkäufer geändert werden. Darum ist es nötig, Echtzeitdaten vorliegen zu haben, um die Koordination innerhalb der Lieferkette zu optimieren.

4) Elektronische Rechnungsstellung und Kreditfähigkeit

Aufgrund des digitalisierten Rechnungsstellungssystems haben Unternehmen einige Vorteile: kürzere Durchlaufzeiten von Verbindlichkeiten, mögliche Automatisierung von Aussöhnungsprozessen und einfachere Konformität mit Steuergesetzen. Weitere positive Nebeneffekte werden oft übersehen: Beispielsweise hilft dieses System KMUs dabei, Bedenken zur Liquidität und zu Verbindlichkeiten ihrer Lieferanten im Blick zu behalten. Es trägt auch zur Kreditwürdigkeit bei: Eines der Hauptprobleme bestand bisher darin, Kosten-/Leistungsübersichten des Lieferanten transparent bereitzustellen.

5) NF-e birgt Risiken für Firmen

Die gesamte NF-e-Gesetzgebung erhöht den Druck auf brasilianische Unternehmen, und es kommt oft zu wiederkehrenden Problemen, die behoben werden müssen. Da brasilianische Unternehmen warten müssen, bis die DANF-e ausgestellt und der Fracht beigefügt wird, beeinflusst dies ihre „Versandfähigkeit“. Daher stehen Unternehmen vor vielen Risiken wie z. B. der Konnektivität von Städten, dem Ausfallrisikomanagement und der Aktualisierung des SAP-Systems, um einer sich entwickelnden Gesetzgebung, einem mehrsprachigen Support für SAP-Teams und einer SAP-Lokalisierung nachzukommen. In Hinblick auf den letzten Punkt wurde in der Vergangenheit deutlich, dass SAP-Lokalisierungen unterschätzt werden. Die am meisten vorgeschlagene Strategie besteht darin, jemanden einzustellen, der mit einer SAP-Implementierung vertraut ist.

„Globalisierende Unternehmen, die die Systeme ihrer Zweigstellen in Brasilien harmonisieren wollen, müssen sehr viel Zeit und Geld aufwenden – aufgrund fehlender Informationen über das brasilianische Steuersystem“, weiß Bruno Lamac, SAP Solution Architect bei Seidor Brasilien. „Das ist keine einmalige Anpassung, sondern ein kontinuierlicher Prozess, um sicherzustellen, dass lokale Anforderungen effizient implementiert werden.“

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Quelle: Titelbild pixabay, Poswiecie