21.02.2020 – Lesezeit: 3 Minuten

Prozesse / Marketing, Vertrieb und Service

So einfach setzen Sie standardisierte Einkaufsprozesse um

Vom Maverick Buyer zum Beschaffer: Intelligente Prozesse im Einkauf sind in Zukunft nicht Kür, sondern Pflicht. Denn sie tragen maßgeblich dazu bei, Kosten zu reduzieren und Compliance-Vorgaben einzuhalten.

Nur wenige mittelständische Unternehmen setzen bislang Lösungen ein, die bei diesen Aufgaben unterstützen. Dadurch verschenken sie massiv Potenzial, gerade in Bezug auf das sogenannte Maverick Buying – ein Vergehen, das Einkaufsabteilungen am teuersten zu stehen kommt.

Im Sekretariat werden neue Stehsammler benötigt, der Konferenzraum braucht einen neuen Anstrich, und Bahntickets für den anstehenden Messebesuch müssen noch gebucht werden. Derartige Bestellungen laufen in den meisten Unternehmen am Einkauf vorbei. Einerseits, weil es erfahrungsgemäß schneller geht, andererseits aber auch, weil Fachbereiche oft nicht wissen, dass „wilder Einkauf“ (Maverick Buying) dem Unternehmen massiv schadet. Denn fehlende Preisvergleiche, mangelhafte Verhandlungskompetenz der Besteller sowie nicht genutzte Preisvorteile durch Rahmenvereinbarungen schlagen im Einkauf teuer zu Buche.

Jede vierte Rechnung ohne Bestellbezug

Frappierend: Die Maverick-Buying-Quote liegt, einer Studie der Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur Leipzig zufolge, in deutschen Betrieben im Schnitt bei 25,6 Prozent. Das heißt konkret: Für jede vierte Rechnung, die im Rahmen eines Beschaffungsprozesses für indirektes Material anfällt, liegt keine Bestellung vor. Peer Uwe Peters, Senior Manager Procurement & Sourcing beim IT-Dienstleister All for One Steeb, wundert das nicht: „Bei vielen Mittelständlern mangelt es vor allem im indirekten Einkauf nach wie vor an einheitlichen Beschaffungsprozessen. Und wo sie vorhanden sind, werden sie von den Fachbereichen oft als langwierig und schwerfällig empfunden – und dementsprechend wann immer möglich umgangen.“

„Durch digitale Lösungen könnten Mittelständler enorme Chancen in Sachen Maverick Buying nutzen – sie tun es bislang noch nicht und vergeben somit viel Potenzial.“  – Peer Uwe Peters, All for One Group

Moderne E-Procurement-Lösungen wie SAP Ariba können hierbei Abhilfe schaffen. Empirische Analysen belegen, dass sie die Prozesskosten bei der Bestellung von Kataloggütern im Schnitt um rund 25 Prozent reduzieren. Trotzdem nutzt laut BME-Barometer 2019 noch nicht einmal jedes zehnte Unternehmen (9,1 Prozent) digitale Lösungen, um das unternehmensweite Maverick Buying zu reduzieren. „Hier vergeben die Unternehmen immense Chancen“, ist Peters überzeugt.

Schließlich liege der Gewinn im Einkauf. Umso wichtiger sei es, dass auch Gelegenheitseinkäufer und „Maverick Buyer“ das Optimum aus einer Beschaffung herausholen – zumal geregelte und digital unterstützte Einkaufsprozesse nicht nur die Beschaffung klassischer Kataloggüter vereinfachen. Auch Literatur und Fachinformationen, Dienstreisen, Fuhrpark, Seminare und Kongresse sowie Bauleistungen und Beratungsservices lassen sich einfach und regelkonform bestellen.

Geführter Einkauf reduziert Maverick Buying

SAP Ariba Guided Buying ebnet den dafür Weg. Das Software-as-a-Service-(SaaS-)Angebot ist kostenloser Bestandteil der Ariba-Buying-Lösung und stellt Unternehmen eine zentrale Plattform für sämtliche Einkaufsaktivitäten zur Verfügung. So werden aus ehemaligen „Maverick Buyern“ im Handumdrehen offizielle Beschaffer. Denn die Plattform bildet unternehmensspezifische Einkaufsregeln wie Budgetgrenzen, Mindestgebote oder bevorzugte Lieferanten transparent ab und führt Anwender mithilfe vordefinierter Formulare und Richtlinien Schritt für Schritt durch den Beschaffungsprozess.

„Statt sich mit viel Aufwand in aktuelle Beschaffungsrichtlinien einzuarbeiten, kann der Mitarbeiter dank Ariba Guided Buying per Mausklick schnell und ohne viel Aufwand regelkonform bestellen“, erläutert Peters. Denn das System leitet ihn automatisch zu den Zulieferern, Artikeln und Services, die den internen Vorgaben und Präferenzen entsprechen. Fehlt das gewünschte Produkt, sind Ad-hoc-Einkäufe ebenfalls weiterhin möglich. Über die Funktion „Spot Buy“ können auch Lieferanten beauftragt werden, die das Unternehmen bislang nicht gelistet hat. „Der geführte Einkauf erhöht die Anwenderakzeptanz, reduziert Maverick Buying und ist deshalb ein wichtiger Schritt in Richtung intelligente Beschaffung“, resümiert der Experte.

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Wie wichtig es auch für Einkäufer ist, Marktentwicklungen im Blick zu behalten, erfahren Sie in diesem Artikel von Mittelstand Heute.

Quelle: Titelbild pixabay, Free-Photos