Praxisbericht Digitalisierung: Aktenberge loswerden, Mitarbeitende einbeziehen

23.04.2021 – Lesezeit: 5 Minuten

Prozesse / Geschäftsführung / Impulse / Technologie

Praxisbericht Digitalisierung: Aktenberge loswerden, Mitarbeitende einbeziehen

Das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Kaiserslautern hat clayton Umwelt-Consult GmbH bei der Umsetzung eines Digitalisierungsprojekts begleitet. Das Ziel ist es, ein Digitalisierungsprojekt mit Beteiligung aller Mitarbeitenden umzusetzen. Ein Gastbeitrag von Larissa Theis.

"Clayton 4.0: digital und strukturiert in die Zukunft – Mitarbeiterpartizipation in Digitalisierungsprozessen“. Unter diesem Motto stand die Projektbegleitung des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums Kaiserslautern mit der clayton Umwelt-Consult GmbH in Ludwigshafen. Die Verantwortlichen des mittelständischen Unternehmens für Baugrund- und Altlastenuntersuchungen stellten sich die Frage, wie sie Arbeitsprozesse durch Digitalisierung effektiver gestalten können – und das bei gleichzeitiger größtmöglicher Beteiligung und Akzeptanz aller Mitarbeitenden.MH_NEWS_Clyaton Projektbegleitung

Geschäftsführer Rainer Ulrich (li.) und Sandra Tillmann (re.), Leiterin des Service Centers, vor einem der vollen Aktenschränke (Fotos: Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Kaiserslautern / A. Sell).

 

Die clayton Umwelt-Consult GmbH, ein inhabergeführtes Unternehmen mit Sitz in Ludwigshafen am Rhein, ist vorwiegend in der Baugrund- und Altlastenuntersuchung tätig. Mit seinen 45 Mitarbeitern erstellt clayton seit über 25 Jahren Bodengutachten und bietet Beratungsleistungen in den Bereichen Geotechnik, Altlasten und im Vorfeld von Sanierungen an.

Mitten im Corona-Jahr 2020 konnte die Projektbegleitung des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums Kaiserslautern mit der clayton Umwelt-Consult GmbH nicht wie gewohnt mit einem Kick-Off-Workshop vor Ort starten. Stattdessen mussten der erste und auch der letzte Workshop in den virtuellen Raum verlegt werden. Trotz dieser Widrigkeiten haben sich die Digitalisierungsexperten vom Kompetenzzentrum Kaiserslautern und das Projektteam der clayton Umwelt-Consult GmbH der Herausforderung Digitalisierung im Mai 2020 gestellt. Delia Schröder, Projektkoordinatorin des Kompetenzzentrums, schildert die Zusammenarbeit so: „Wegen der Pandemie wurden Präsenztermine teilweise zu Onlinemeetings umgewandelt und Workshops unter Corona-Bedingungen realisiert. Die Projekterfolge zeigen, dass auch diese neuen Formen der Zusammenarbeit Früchte tragen können. Das strikte Einhalten der Abstandsregeln hinderte nicht daran, sehr gute Arbeitsergebnisse zu erzielen. Die Mitarbeitenden der Firma Clayton wussten die Möglichkeit des intensiven Austauschs sehr zu schätzen und brachten sich mit ihren Ideen und Wünschen tatkräftig ein.“ Nun, gut ein halbes Jahr später, konnte die Projektbegleitung erfolgreich abgeschlossen werden.

Digitalisierungsprojekt soll von allen mitgetragen werden

Geschäftsführer Rainer Ulrich und Sandra Tillmann, Leiterin des Service Centers, bilden zusammen mit Projektleiter Frank Dellenbach das Digitalisierungsteam bei clayton. Bei der Umsetzung eines Digitalisierungsvorhabens war es ihnen von Anfang an am wichtigsten, alle Mitarbeitenden von clayton in den gesamten Prozess einzubeziehen. So wurde auch die konkrete Digitalisierungsmaßnahme, die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS), gemeinsam erarbeitet.

„Im Vorfeld hatte ich bereits das Projekt angekündigt, damit alle Bescheid wissen, woran hier gearbeitet wird“, so Geschäftsführer Ulrich. Dann folgte in Zusammenarbeit mit dem Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Kaiserslautern ein Workshop, bei dem alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von clayton in den Prozess eingebunden wurden. „Es gab sehr viel Rückendeckung für die Punkte, die wir uns vorher schon zurechtgelegt hatten. Die Kolleginnen und Kollegen müssen sehen, dass die Einbindung da ist und sie nicht etwas übergestülpt bekommen“, erklärt Sandra Tillmann, Leiterin des Service-Centers bei clayton, die Motivation hinter der Vorgehensweise.

Verbesserungsbedarf stellten Geschäftsführung und Mitarbeitende vor allem bei der digitalen Unterstützung von internen Arbeitsabläufen fest. Zu diesem Zeitpunkt wurde im Unternehmen noch viel analog verarbeitet; die Prozesse waren nicht durchgängig digital abgebildet, die vorhandene Datenbankstruktur war veraltet. Durch die Einführung einer digitalen Lösung versprach sich das Unternehmen eine Verbesserung der Abläufe und eine Steigerung der Qualität in der Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Fachabteilungen.

Durch Digitalisierung 1 Kilometer Akten loswerden

Im Büro der clayton Umwelt-Consult GmbH in Ludwigshafen am Rhein befindet sich der Grund für das Projektziel, ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einführen zu wollen: große blaue Aktenschränke. In ihnen: Unzählige Baugrundgutachten und Unterlagen zu den verschiedenen Projekten des Ingenieurbüros. Etwa 6000 Akten kommen pro Jahr neu dazu. Die Akten eines halben Jahres sind im Ludwigshafener Büro vor Ort, dann wandern sie in ein eigens dafür geschaffenes Lager. „Wir haben das einmal nachgerechnet: Mittlerweile haben wir Akten in der Länge von einem Kilometer“, sagt clayton-Geschäftsführer Rainer Ulrich.

Ein Großteil der Arbeit findet für clayton vor Ort auf der jeweiligen Baustelle statt. „Wir müssen zu jedem Bauort hinfahren und sechs Meter tiefe Bohrungen durchführen, um die Boden- und Wasserverhältnisse zu klären“, skizziert Ulrich. Anschließend werden die Proben nach Ludwigshafen ins Labor gebracht, wo sie noch einmal überprüft und bewertet werden. „Danach kommt die Akte hier nach oben und wird an einen unserer 15 Gutachter verteilt. Der schreibt dann das endgültige Gutachten“, erklärt Ulrich. Um die 30 Seiten fasst ein solches Gutachten: Von der Dokumentation der Vor-Ort-Arbeiten geht es über die geologische Situation, die Wasserabdichtung und die Geländesituation bis hin zu Hinweisen zu Unfallschutz, Abböschung, Erdbebenschutz und Einflüssen durch den Bergbau. Aktuell wird spätestens beim Versand an den Kunden jedes Gutachten ausgedruckt und zur Akte hinzugefügt, was das Unternehmen vor eine große Herausforderung stellt. Angebote, Pläne, Karten, fertige Gutachten – alles wird ausgedruckt und anschließend auch in Papierform aufbewahrt. Das sorgt für einen großen Kosten- und Verwaltungsaufwand.

Das wollte clayton ändern und so stand am Ende des Projekts eine Plattform, die die gesamte Auftragsabwicklung rein digital leistet: Von der Angebotsanfrage über die Bearbeitung bis hin zur Ablage, alle im Prozess beteiligten sollen auf die für sie nötigen Dokumente zugreifen können.

clayton 4.0 – ganzheitlicher Ansatz

Wenn das DMS letztendlich implementiert ist, geht es für clayton allerdings noch weiter. Langfristig möchte das Unternehmen neben einem Customer-Relationship-Management-System (CRM) auch ein Enterprise-Ressource-Planning-System (ERP) auf die Beine stellen. Zehn bis 15 Angebotsanfragen kommen täglich bei clayton an, bisher werden diese händisch in eine Datenbank eingepflegt und mittels Kopien physisch abgelegt. „Das soll in Zukunft alles digital laufen. Wir streben an, zu 90 Prozent digital arbeiten zu können. Manche Kunden werden sich zwar noch ein gedrucktes Gutachten wünschen, aber die großen Hersteller werden darauf verzichten können“, erklärt Ulrich.

Kompetenzzentrum Kaiserslautern hilft

Mit dem Digitalisierungsprojekt wird clayton Vorreiter in der Branche. Gerade kleinere Ingenieurbüros setzen noch zum Großteil auf Papier, was je nach Auftragslage auch noch zu handhaben ist. Dass clayton sich mit dem Digitalisierungsprojekt nun an das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Kaiserslautern gewandt hat, erklärt Sandra Tillmann mit der wenigen Zeit, die in den letzten Jahren aufgrund der hohen Nachfrage nach Baugrundgutachten zur Verfügung stand. „Wir hätten das Digitalisierungsprojekt vielleicht bereits allein realisieren können, wenn wir Zeit gehabt hätten und nicht mit Ausdrucken und Einscannen beschäftigt gewesen wären“, sagt sie scherzhaft.

Das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Kaiserslautern gehört zu Mittelstand-Digital. Mit Mittelstand-Digital unterstützt das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie die Digitalisierung in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) und dem Handwerk. Die Projektbegleitung gehört zu den Leuchtturm-Projekten in der Region, bei denen KMU jeweils einen Zeitraum von ca. sechs Monaten bei der Umsetzung eines Digitalisierungsprojekts unterstützt werden und dadurch zum Vorbild für andere Unternehmen werden.

 

Weitere Infos zur Projektbegleitung mit clayton: https://kompetenzzentrumkaiserslautern.digital/projektbegleitung/clayton/

 

Larissa Theis ist zuständig für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit beim Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Kaiserslautern

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Auf den Baustellen werden die Proben genommen, welche im hauseigenen Labor analysiert werden. Danach schreiben Mitarbeiter die Gutachten am Computer.