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18.02.2019 – Lesezeit: 3 Minuten

Technologie / Marketing, Vertrieb und Service

Office 365: 5 Tools für KMU

Office 365 besteht aus mehr als nur aus den gewohnten Office-Programmen wie Word, Excel und PowerPoint. Viele Tools haben Anwender in der täglichen Arbeit gar nicht auf dem Schirm, obwohl sie bestimmte Arbeitsprozesse teilweise deutlich vereinfachen. Wir stellen fünf Tools vor, die besonders für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) einen Mehrwert bieten.

KMU haben es oft weit schwerer mit der Digitalisierung als große Unternehmen oder die Hidden Champions, zitiert Microsoft aus einer Studie des Hidden Champions Institute (HCI) der Business School ESMT Berlin. Nur jedes zweite der kleinen Unternehmen ist demnach mit dem Fortschritt der Digitalisierung zufrieden, im Vergleich zu 71 Prozent bei den Großen. Als ein Grund werden mangelnde IT-Kenntnisse genannt, dabei kann Digitalisierung die Arbeitsprozesse und Zusammenarbeit deutlich vereinfachen.

Office 365 Business Premium präsentiert sich als Lösung, die gerade auch den KMU entgegenkommt, weil viele der Anwendungen den meisten Nutzern aus dem Arbeitsalltag bekannt sind und alle dasselbe Look-and-feel haben. Das Businesspaket umfasst eine Reihe von neuen Tools, die auf KMU zugeschnitten sind oder ihren Bedürfnissen entgegenkommen. Diese fünf Tools legt Microsoft kleinen und mittelständischen Unternehmen besonders an Herz, wobei sich die Anwendung „Teams“ zur neuen Unternehmensplattform und Steuerzentrale für Kommunikation, Kollaboration und Teamwork entwickelt.

Microsoft Teams: die neue Zentrale für Teamwork

Mit weltweit knapp 330.000 Unternehmen, darunter 87 der Fortune 100, ist Microsoft Teams laut ChannelPartner die am schnellsten wachsende Business-Applikation aus Redmond. Während viele noch mit Skype for Business arbeiten, soll Microsoft Teams das Produkt für Video Calls mittelfristig ablösen. Videokonferenzen und Telefonate können in Gruppen oder einzeln geführt werden – ebenso die Bearbeitung von Dokumenten, was ideal für Agenturen mit Zweigstellen in mehreren Städten ist. Außerdem lassen sich in der neuen Steuerzentrale für Teamwork auch andere Anwendungen integrieren, seien sie von Microsoft oder von Drittanbietern. Somit ist Microsoft Teams bereits jetzt schon das mächtigste Tool für die Zusammenarbeit in Office 365.

Teams App: Schichten ersetzt StaffHub

Als Teil von Microsoft Teams diente StaffHub lange als Tool für die einfache Schichtplanung. Die meist handschriftlich ausgefüllten und somit unleserlichen großen Schichtpläne auf Papier oder Pappe gehörten damit in einigen Betrieben der Vergangenheit an. Ab Oktober 2019 wird StaffHub durch die Teams App Schichten ersetzt. Wie StaffHub, wird es die neue App erlauben, Schichtpläne zu erstellen und einzusehen. Die neue App wird zunächst nur in der lizenzpflichtigen Version von Teams enthalten sein.

Microsoft Planner ersetzt Zettelwirtschaft

Der 2017 ebenfalls neu vorgestellte Microsoft Planner ersetzt Notizzettel, die jeder für sich sammelt, und er fördert die gemeinsame Projektplanung. Jeder mit Zugangsberechtigung kann Projektpläne einsehen, Aufgaben einstellen oder organisieren und Dateien gemeinsam bearbeiten, ohne die jeweilige Anwendung verlassen zu müssen.

Microsoft Bookings entgehen keine Termine

Viele KMU wie Friseursalons sind ständig im Kundenkontakt und müssen Termine ausmachen. Wie oft ist es schon passiert, dass bei der sonst üblichen „Zettelwirtschaft“ ein Termin unter den Tisch gefallen ist? Da kann der angebotene Ersatz statt der bestellten Gans zu Sankt Martin oder zu Weihnachten noch so gut schmecken, die Enttäuschung bleibt nachhaltig. Der Kunde mag verzeihen, vergessen tut er nicht. Microsoft Bookings ist ein einfach zu bedienendes Tool, um Online-Termine zu buchen, zu verlegen oder zu stornieren. Das erspart den Mitarbeitern der Betriebe viel Zeit, weil sie von der telefonischen Terminkoordination entlastet werden, die sich mitunter sehr schwierig darstellen kann. Nähert sich der geblockte Termin, werden Mitarbeiter automatisch daran erinnert.

CRM direkt in und aus Outlook

Wer glaubt, dass Kundenbeziehungsmanagement (Customer Relationship Management, CRM) nur große Unternehmen interessiert, der irrt. Auch viele KMU melden Bedarf an, denn CRM ist nicht zuletzt ein Tool für starke Kundenbindung. Mögliches Szenario: Auf Knopfdruck wissen Mitarbeiter bei telefonischen Anfragen, worum es geht und wer dem Kunden weiterhilft, falls sie selbst es nicht können. Anschaffung und Richtung sind aber für kleinere Betriebe meist zu zeit- und kostenintensiv. Mit dem Outlook Customer Manager (OCM) bietet Microsoft KMU eine günstige Möglichkeit, alle relevanten Kundendaten, wie E-Mails, Besprechungen, Geschäftsabschlüsse und Notizen, direkt in Outlook zu bündeln, um sie für Mitarbeiter verfügbar zu machen. OCM ist Teil der Pläne von Microsoft 365 Business und Office 365 Business Premium und erlaubt jedem Nutzer von Office 365, Kundenbeziehungen zu pflegen und zu stärken.

Office 365 Workshop live erleben

Fazit und Ausblick

Die hier vorgestellten Tools zeigen, dass Microsoft auch an die vielen kleineren Unternehmen denkt, die den nötigen Schritt in Richtung Digitalisierung noch scheuen, weil Software für Customer Relationship Management (CRM) in der Regel sehr teuer und aufwändig in der Implementierung ist. Office 365 Business Premium und Microsoft 365 – das Bundle aus Office 365, Windows 10 und Enterprise Mobility – präsentieren sich als einfach zu bedienende und kostengünstige Gesamtlösungen für eine große Reihe von KMU-Anwendungen. Wem das nicht reicht und wer nach komplexeren Lösungen für komplexe Aufgaben sucht, findet in All for One Steeb als führendes mittelständisches IT-Beratungshaus im deutschsprachigen Raum auch einen kompetenten Partner.

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Quellen: Titelbild iStock, PinkyPills