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28.01.2019 – Lesezeit: 5 Minuten

Prozesse / Geschäftsführung

Agilität: Was steckt hinter dem Trend?

Der Begriff Agilität hat sich längst zum Modewort entwickelt, das immer mehr Anklang auch im Management von mittelständischen Unternehmen findet. Was es mit dem Begriff auf sich hat und wie Unternehmen durch die Ergreifung welcher Maßnahmen agiler werden können.

Ansätze wie eine ausgeprägte Reaktionsfähigkeit, flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und die Verteilung von Verantwortung finden sich in erster Linie insbesondere bei Start-ups wieder. Diese Arbeits- und Handlungsweise ist geprägt von Schnelligkeit, der Offenheit gegenüber Veränderungen und der Bereitschaft zur Transformation. Was wie ein typischer Charakterzug kleiner, aufstrebender Unternehmen erscheint, lässt sich unter dem Buzzword Agilität zusammenfassen und ist sowohl auf Mittelständler als auch auf größere Konzerne übertragbar. Doch auch wenn Agilität zurzeit in aller Munde ist, herrscht häufig Unsicherheit darüber, was „agiles Arbeiten“ wirklich bedeutet. Was macht eine agile Organisation aus und wie lässt sich ein agiler Führungsstil etablieren?

Agilität – eine Definition

Agilität beschreibt eigentlich nichts anderes als die Wendigkeit von Organisationen, von unternehmensinternen Strukturen und Prozessen sowie der Arbeitsweise von Abteilungen und Mitarbeitern. Agile Organisationen reagieren im Vergleich zu typisch hierarchisch aufgebauten Unternehmen viel flexibler auf neue Anforderungen und Marktveränderungen. Sie bringen schneller Lösungsansätze hervor, indem sie von Anfang an vorausschauend agieren. Diese Unternehmen gehen dabei in der Regel iterativ vor und versteifen sich viel weniger auf festgelegte Prozesse. Sie lösen die Klammern von fixen Strukturen und legen ihre Detailverliebtheit ab. Stattdessen werden Projekte stetig optimiert und bei Bedarf sogar ganz neu aufgesetzt, Mitarbeiter erhalten durch flache Hierarchien viel mehr Verantwortung und werden in Entscheidungen mit einbezogen. Prozesse hingegen werden viel stärker auf den Kunden und den Markt ausgerichtet.

Agile Methoden

Auf Basis des Drangs nach Flexibilität und einer besseren Reaktionsfähigkeit haben sich im Laufe der Zeit verschiedene Techniken entwickelt, die versuchen, den Werten und Prinzipien von Agilität gerecht zu werden. Aus diesen Konzepten – wie Task Boards oder Daily-Stand-up-Meetings – haben sich verschiedene agile Methoden entwickelt. Während dies zunächst mit dem hauptsächlichen Augenmerk auf die Software-Entwicklung geschah, haben sich Idee und Umsetzung agiler Methoden auch auf den generellen Organisationsaufbau übertragen. Management-Abteilungen, die ihr Unternehmen insgesamt agiler und flexibler gestalten möchten, gelingt dies folglich durch die Einführung von agilen Methoden. Dabei haben sich einige stärker etabliert als andere.

Scrum

  • dient zur Einführung eines agilen Prozessmanagements.
  • charakterisiert sich durch Projektrollen und einen Prozessablauf.
  • ist geprägt von flachen Hierarchien und cross-functional Teams.
  • überträgt die Verantwortung über die Erreichung von Zielen an das jeweilige Team.

Scrum ist die am weitesten verbreitete agile Methode und beschreibt ein Konzept für die Einführung eines agilen Prozessmanagements. Es zeichnet sich durch Projektrollen oder einen Prozessablauf aus und lehnt festgelegte Techniken wie beispielsweise Task Boards ab. Scrum ist eine agile Methode, um Ihre Projektentwicklungen voranzutreiben und die Selbstorganisation innerhalb Ihres Unternehmen zu fördern.

So kann ein Scrum Board aussehenDie agile Methode ist geprägt von flachen Hierarchien, interdisziplinären Teams in ständiger, abteilungsübergreifender Kommunikation und der Offenheit gegenüber Veränderungen. Durch die Anwendung von Scrum fällt es Unternehmen deutlich leichter, auch ohne einen streng festgelegten Projektplan vorrausschauend zu planen und zu handeln. Ziel und Richtung sind zwar vorgegeben, die Art der Beschreitung und die Realisierung jedoch sind den Teams in Eigenverantwortung selbst überlassen.

Kanban

  • nimmt viele kleine Veränderungen vor, statt nur einer Großen.
  • ist mit einem viel geringeren Risiko verbunden.
  • wird meist in Form von sogenannten Kanbanboards umgesetzt.
  • trägt zu einer schnelleren Abarbeitung von wichtigen Aufgaben bei.
  • findet häufig große Akzeptanz bei der Belegschaft.

Kanban spielt insbesondere im Change Management eine große Rolle. Statt ganze Prozesse und Projekte komplett umzuwerfen und neu zu strukturieren, werden durch die Nutzung von Kanban nur einzelne, wertmindernde Prozessschritte modifiziert. Kanban bietet als agile Methode ein viel kleineres Risiko, da nur einige kleine Änderungen statt einer großen Änderung vorgenommen werden.

Für die Toyota-Teileverwaltung werden zwei Kanban-Arten verwendetDabei werden im ersten Schritt zunächst die Problem- und Schwachstellen ausfindig gemacht und analysiert. Häufig werden dazu sogenannte Kanban Boards genutzt, auf denen in mehreren Spalten verschiedene Probleme transparent dargestellt werden. Darauf aufbauend werden im nächsten Schritt die Bereiche des Work-in-Progress definiert und möglichst geringgehalten. Diese Reduktion von parallel verlaufenden Aufgaben soll Ihren Fokus auf die wesentlichen Ziele lenken und schnellere Ergebnisse ermöglichen. Generell sollen dabei alle Aufgaben innerhalb des Kanban Boards einem sogenannten Flow folgen und als Ticket systematisch zum Abschluss gebracht werden. Dadurch wird schlussendlich eine kontinuierliche Verbesserung von Arbeitsschritten in Ihrem Unternehmen erzielt, die außerdem häufig auch eine hohe Akzeptanz von Seiten der Belegschaft vermerken kann.

Design Thinking

  • ist ein Prozess mit mehreren Prozessschritten.
  • an der Findung mehrerer Visionen interessiert und an kein Zeitlimit gebunden.
  • offen für Feedback, Meinungen und Kritik.
  • eine Grundhaltung, geprägt von Transparenz und Diversität.

Wenn Unternehmen unter dem Druck neuer Innovationen oder der Erweiterung der Produktpalette stehen, resultiert dieser Zwang häufig in eingeschränkter Kreativität. Dabei ist es oftmals die Menge an verschiedenen Ideen und Konzepten, aus der die Kombination weniger oder mehrerer Visionen zu einer neuen Schöpfung führt. Die Nutzung agiler Methoden wie Design Thinking kann dabei helfen, genau dieses Problem zu umgehen. Während starre Methoden häufig einen vorgegebenen, zeitlimitierten Prozess durchlaufen, wird beim Design Thinking ein Prozess – in einzelne Schritte gegliedert – implementiert, dessen Durchlaufung die Entwicklung verschiedener Ideen und Ansätze fördern soll.

Design-Thinking-Prozess übersichtlich dargestelltDabei bleibt es innerhalb des Prozesses frei, ob an Visionen festgehalten wird oder ob diese verworfen werden. Insgesamt ist der Prozess transparent gestaltet und an kein zeitliches Limit gebunden. Durch dieses Offenlassen aller möglichen Wege und Richtungen wird verhindert, dass Unternehmen sich krampfhaft an der Findung von Innovationen festbeißen und ihrem eigenen Potenzial damit im Wege stehen.

Trotzdem sollten Sie Design Thinking nicht als festes Modell ansehen, dessen Umsetzung gleich zum Erfolg führt. Vielmehr entspricht diese agile Methode einer generellen Grundhaltung mit der Bereitschaft zu Feedback, der Annahme anderer Meinungen und der Akzeptanz von Kritik. Durch diese Parameter fördert Design Thinking eine Diversität im Entstehungszyklus neuer Produkte oder Dienstleistungen, die häufig zu erfolgreichen Innovationen führt.

Umsetzung von Agilität im Unternehmen

Agilität kann auf vielerlei Weise Einzug in eine Unternehmensstruktur erhalten: Zum einen können Sie Ihre Prozesse auf kurzfristigere, erreichbare Ziele aufbauen statt Fünf-Jahrespläne heranzuziehen. Zum anderen können Sie die Arbeitsweise innerhalb Ihrer Organisation noch mehr auf den Kunden ausrichten. Dadurch erhalten Sie nicht nur eine flexiblere und schnellere Reaktionsfähigkeit, sondern auch mehr Verständnis und Akzeptanz für die Digitalisierung und ihre Ansprüche von Seiten Ihrer Mitarbeiter.

Um insbesondere letzteres zu erreichen, genügt es nicht, nur innerbetriebliche Strukturen zu transformieren. Stattdessen müssen Sie eine Unternehmenskultur entwickeln, die Ihre Belegschaft motiviert, stetig gute Ergebnisse – bei sich immer wieder ändernden Bedingungen – zu erbringen. Das bedeutet meist, den typisch hierarchischen Aufbau einer Organisation aufzubrechen und durch die Einführung von abteilungsübergreifenden Netzwerken in Form von cross-functional Teams zu ersetzen. Um mehr Agilität in Ihr Unternehmen zu bringen, sollten Sie die strenge Vorgesetzten-Mitarbeiter-Beziehung auflockern und einen Teil Verantwortung abgeben. Übertragen Sie Verpflichtungen und erwecken Sie ein Verantwortungsgefühl. Agilität wird zudem besonders durch den Einbezug Ihrer Belegschaft in wichtige Entscheidungen gefördert.

Fazit

Agilität kann Ihnen deutlich helfen, wettbewerbsfähiger zu bleiben und insgesamt bessere, kundenorientiertere Ziele zu erreichen. Durch die Einführung flacher Hierarchien und die Verteilung von Verantwortlichkeiten können Sie die Arbeitsmoral Ihrer Mitarbeiter fördern. Dabei gibt es verschiedene Methoden, die Sie anwenden können, um Agilität im Unternehmen zu etablieren. Während Scrum sich auf das Vorantreiben von Projektentwicklungen fokussiert und Kanban besonders im Change Management eine größere Rolle spielt, ist Design Thinking eher an den Beginn von Projekten geknüpft und unterstützt Unternehmen bei einer agilen Innovationsentwicklung.

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Quellen: Titelbild pixabay, Pexels / Scrum unsplash, rawpixel / Design Thinking Wikipedia, Wikimedia Deutschland e. V. / Kanban, Toyota