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11.01.2019 – Lesezeit: 3 Minuten

Marketing, Vertrieb und Service / Technologie

Mehr Effizienz für den Außendienst dank mobilem SAP

Mit mehr als 60 Vorträgen, Workshops und Keynotes war das Mittelstandsforum 2018 des IT-Beratungshauses All for One Steeb ein voller Erfolg. Dazu beigetragen hat auch ISEC7: Die Success Story des Hamburger Software-Dienstleisters und Mobility-Spezialisten zeigt, wie mobile SAP-Lösungen Mittelständlern den Arbeitsalltag erleichtern.

Für die Umsetzung von mobilen SAP-Lösungen bedarf es neben den nötigen finanziellen Ressourcen oft auch komplexes fachliches Know-how. Das führt häufig dazu, dass viele Unternehmen den Einsatz von mobilen Geräten scheuen. Servicetechniker schreiben ihre Rückmeldungen weiterhin auf Papier, Vertriebler drucken sich vor ihrem Kundenbesuch alle relevanten Daten aus. Digitalisierung geht anders.

„Um dieser Problematik entgegenzuwirken, haben wir gemeinsam mit All for One Steeb eine mobile SAP-Lösung speziell für mittelständische Unternehmen entwickelt, die auf bereits vorhandenes Wissen und Fähigkeiten der eigenen Entwickler aufbaut“, erklärt Frank van Bebber, Product Manager bei ISEC7 (Foto Mitte). „Damit kann die ohnehin meist stark ausgelastete SAP-Abteilung nach kurzen Projekten den Fachbereichen eine sichere mobile Lösung zur Verfügung stellen.“

v.l.n.r.: Georg Varelmann (Varelmann Beratungsgesellschaft mbH), Frank van Bebber und René Graute (beide ISEC7 Software Ltd.)Das Projekt

Die manroland web systems GmbH mit Sitz und Produktion in Augsburg ist Teil der Lübecker Possehl-Gruppe. Das Unternehmen führt eine Tradition, die bis ins Jahr 1844 zurückreicht, und ist mittlerweile Weltmarktführer im Rollenoffsetdruck sowie Innovator im digitalen Inline-Finishing und im Verpackungsdruck. Zum Portfolio gehören sowohl Rollendrucksysteme für Zeitungs-, Illustrations- und Verpackungsdruck, digitale Inline-Finishing-Systeme und Workflow-Lösungen als auch Service, wie beispielsweise die Wartung der Systeme vor Ort. Von den mehr als 900 Mitarbeitern weltweit sind rund 300 Monteure im Außendienst und absolvieren 3.000 Einsätze mit mehr als 20.000 Auswärtstagen pro Jahr.

Die Herausforderung

Die Außendienstmitarbeiter von manroland web systems nutzten papierbasierte Prozesse zum Erfassen ihrer Serviceleistungen. Von der Vorbereitung eines Auftrags bis hin zur Rechnungsstellung wurden Papierformulare händisch ausgefüllt und anschließend ins SAP-System übertragen. Dies war nicht nur sehr zeitaufwändig, sondern oft auch anfällig für Fehler.

Eine digitale Lösung musste her: Ziel war es, den gesamten Serviceprozess zu beschleunigen, um Zeit und Kosten zu sparen. Die produktive Zeit beim Kunden sollte sich erhöhen, Leistungen umgehend in Rechnung gestellt werden und die gesamte Auftragsabwicklung schneller erfolgen. Zudem sollte die Lösung über eine hohe Datensicherheit verfügen, nach eigenem Bedarf selbst weiterentwickelt werden können und geräte-unabhängig funktionieren. Denn zum einen werden klassische Notebooks aufgrund der Schnittstellen zur Maschinensteuerung genutzt, zum anderen sollen zukünftig auch touchbasierte Geräte wie Tablets zum Einsatz kommen. Die Lösung sollte zudem online funktionieren, denn im weltweiten Einsatz – zum Beispiel in Entwicklungsländern –, finden Servicetechniker häufig keine oder nur eine schwache Internetverbindung beim Kunden vor.

Die Lösung

manroland web systems entschied sich für ISEC7 Mobility for SAP mit der Erweiterung „ERP in motion – Service“, welche auf einem vorkonfigurierten Serviceprozess basiert, und All for One Steeb als kompetentem Integrationspartner. Die umfassende und einfach zu installierende Lösung fügt sich nahtlos in die bestehende SAP-Technologie ein und wird nach den eigenen Anforderungen weiterentwickelt. Sie garantiert zudem eine hohe Datensicherheit in der App.

ISEC7 Mobility for SAP ist unabhängig vom Endgerät und ist – außer bei den manroland web systems eingesetzten Windows-10-Geräten – kompatibel mit iOS, Android und BlackBerry. Jeder Mitarbeiter kann einfach und von jedem beliebigen Standort mit der App arbeiten. Die Lösung benötigt keine Zwischenanwendung oder Cloud und verhindert so Systembrüche – beste Grundlage für einen unkomplizierten Betrieb. Die Lösung arbeitet offline, zum Beispiel für die Erfassung der Servicetätigkeiten, und online, beispielsweise zum Abruf aktueller Daten zu Störungsmeldungen oder zur Auftragsverfolgung. Dadurch können Aufträge schneller und effizienter abgewickelt werden.

Gemeinsam mit All for One Steeb wurde ein erster Prototyp entwickelt. Nach kurzen Workshops konnte die IT von manroland web systems die App eigenständig an ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen, sie weiterentwickeln sowie in bestehende Prozesse und Abläufe integrieren.

Der Nutzen

Die Außendienstmitarbeiter von manroland web systems nutzen ISEC7 Mobility for SAP und „ERP in motion – Service“ von All for One Steeb, um effizienter arbeiten zu können. Im ersten Schritt liegt der Fokus auf der Erfassung von Arbeits- und Reisezeiten und Auslagen. Zukünftig werden auch die Vor- und Nachbereitung sowie die Dokumentation des Einsatzes durch entsprechende Funktionen unterstützt.

„Das Ergebnis ist eindeutig. Wir sorgen für eine Zeitersparnis durch die Vermeidung von Medien- und Systembrüchen“, weiß Carmelo Pascadopoli, Specialized Sales Manager bei All for One Steeb. „Die Stundenzettel sowie Montage- und Einsatzberichte müssen nicht mehr im Voraus ausgedruckt und später durch Eintippen in SAP digitalisiert werden. Damit entfallen auch Mehrfacherfassungen.“ Darüber hinaus könne alles über die App abgewickelt und in SAP übertragen werden. Der umfassende und zuverlässige Informationszugang beim Kunden vor Ort ermögliche zudem ein professionelleres Auftreten.

Matthias Spork, IT-Leiter bei manroland Web systems zeigte sich nach dem Projektabschluss ebenfalls zufrieden: „Dank ISEC7 Mobility for SAP können unsere Servicetechniker vor Ort nun alle Prozesse schnell erfassen und ausarbeiten“.

Die Helfer

Die ISEC7 Group ist ein global agierender Anbieter von Dienstleistungen und Softwarelösungen im Mobility-Bereich. Die Lösung ISEC7 Mobility for SAP ermöglicht den mobilen Zugriff auf jedes beliebige SAP-Backend ohne zusätzliche Middleware. ISEC7 wurde 2003 in Hamburg gegründet und unterhält weltweit Standorte – darunter Deutschland, Großbritannien, Schweiz, Spanien, USA und Australien.

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Quellen: Titelbild manroland / Gruppenfoto Mittelstand Heute