Workshops und Kommunikation helfen Mit diesen 8 Tipps erfüllen Mitarbeiter Ihre KPIs

Die berühmten Key Performance Indicator (KPI) wie zum Beispiel Profitabilität, Wachstum oder Kundenzufriedenheit gelten als Schlüsselkennzahlen. Sie dienen dazu, Leistung eines Unternehmens messbar zu machen und sollen so dabei unterstützen, bestimmte Ziele zu erreichen. KPIs geben Mitarbeitern Orientierung: Sie richten ihr Handeln im Fokus der gesteckten Ziele aus. Die folgenden acht Tipps führen dazu, dass KPIs ihre volle Wirkung entfalten.

1. Experten einbinden

Das Festlegen geeigneter KPIs ist keine einfache Kleinigkeit. Dabei stellen sich diese Fragen: Welche Kennzahlen eignen sich, um das Unternehmen nach vorne zu entwickeln? Welche KPIs sind nötig, um einerseits alle Facetten abzudecken und andererseits die Ausführenden nicht zu überfordern? Welche Ist- und Soll-Werte sind realistisch?

Bei der Beantwortung dieser Fragen sollten Sie die Experten in Ihrem Unternehmen von Beginn an einbinden. Erarbeiten Sie in Workshops die KPIs und bauen Sie auf die Projekterfahrung mit einem Team, das alle wichtigen Unternehmensbereiche abbildet. Im zweiten Schritt sollten die Vorgaben mit den verantwortlichen Mitarbeitern vereinbart werden. Zu diesen Vorgaben gehören unter anderem: Kosten, Fehlerquoten und Dauer der einzelnen Projektschritte.

2. Wissen nutzen

Viele Abteilungen greifen sowohl auf einen breiten Erfahrungsschatz in der Projektarbeit als auch auf eine Balanced Score Card (BSC) zurück. Sie dient als Vorlage sowie Inspiration für die Aufstellung der unternehmensweiten KPIs, und sie umfasst zentrale Leistungskennzahlen der Fachbereiche. Gleichzeitig demonstriert sie Wertschätzung gegenüber Mitarbeitern in Bezug auf bereits erarbeitete Kennzahlensysteme.

3. Hintergründe kommunizieren

Welche Rückschlüsse liefert ein bestimmter KPI auf konkrete Handlungen innerhalb des Unternehmens, und warum oder wofür wird eine bestimmte Kennzahl eingesetzt? Kommunizieren Sie Hintergründe Ihrer Überlegungen und diskutieren Sie gemeinsam mit Kolleg/innen über die beste Lösung – ehrlich und verständlich. Das bewirkt, dass Mitarbeiter die Kennzahlen nicht als Überwachung und Kontrolle, sondern als gemeinsames Ziel betrachten.

4. Über Veränderungen informieren

Mit einer einmaligen Festlegung und Aufstellung von KPIs ist es allerdings nicht getan, denn das Unternehmen bewegt sich kontinuierlich. Um KPIs in den Arbeitsalltag einfließen zu lassen, sollte ständige Transparenz bezüglich aktueller Zahlen gewährleistet sein. Vor allem Dienstleister, die neben dem Unternehmen selbst auch Projekte zielführend steuern wollen, sollten den Überblick über KPIs behalten, um Ressourcen zu priorisieren.

Integrierte Systeme helfen dabei, den Überblick im gesamten Lebenszyklus eines Projekt zu behalten. Eine ERP-Software beispielsweise liefert eine Übersicht über aktuelle KPIs. Zusätzliche Analysefunktionen der Software machen Zukunftsprognosen transparent und sorgen für Planbarkeit des Projektfortschritts.

5. Planungsdaten parat haben

Mithilfe aktueller Daten können Unternehmen ihre Projektmaßnahmen anpassen. Wenn etwa die Projektqualität aufgrund einer gestiegenen Fehlerquote sinkt, kann die Qualitätssicherung optimiert werden. Dabei ist es äußerst empfehlenswert, Projektteilnehmer regelmäßig über die Bedeutung der Veränderung von KPIs zu informieren.

Angenommen, die Rentabilität eines Projekts sinkt im Vergleich zum Vormonat, sollten die Verantwortlichen mögliche Ursachen und Handlungsmaßnahmen identifizieren können. Stellen Sie als Unternehmen gegebenenfalls Ressourcen wie Zeit, Geld oder Manpower bereit, um das Projekt wieder auf Erfolgskurs zu bringen.

6. KPIs prüfen und verbessern

Gewählte Kennzahlen sollten regelmäßig überprüft werden, ob sie langfristig einzuhalten sind. Falls nicht, kann das – muss aber nicht zwingend – an der Mitarbeiterleistung liegen. Unter Umständen sind Kennzahlen zu allgemein gehalten und sollten daher in mehrere Unteraspekte aufgeteilt werden.

KPIs könnten sich im Projektverlauf auch ungeplant als überflüssig für den Erfolg erweisen. Falls dies eintritt, sollten Mitarbeiter nicht noch mehr Zeit auf die Einhaltung dieser KPIs ver(sch)wenden und sich wichtigeren Aufgaben widmen. Abhängig von der Art der Kennzahl sollten Sie sie regelmäßig evaluieren – täglich (Liquidität), monatlich (Kundenzufriedenheit) oder jährlich (Weiterbildungstage für Mitarbeiter).

7. „Schwierige“ KPIs definieren

Unrealistische und kaum erreichbare Kennzahlen frustrieren Mitarbeiter. Das sollte jedoch nicht zur Folge haben, dass Soll-Werte jedes Mal die Plan-Werte stark übertreffen. Definieren Sie sie so, dass die Zahlen zwar realistisch, aber dennoch herausfordernd für Mitarbeiter sind, sonst verliert die Zielsetzung schnell an Wert. Wenn Sie Ihre KPIs regelmäßig überprüfen, werden Sie schnell herausfinden, welche Anpassungen die Motivation noch weiter steigern. Bedenken Sie: Diese müssen immer sehr gut begründet und nachvollziehbar sein.

8. Klar bleiben

Sie wünschen sich einerseits mehr Profitabilität und andererseits eine höhere Qualität? Solche KPIs sind schwierig miteinander in Einklang zu bringen. Ihre Mitarbeiter brauchen widerspruchsfreie KPIs, um effizient zu arbeiten und nicht in Entscheidungsschwierigkeiten zu geraten. Erklären Sie Widersprüche und umgehen Sie Zielkonflikte. Das ist besonders für die Arbeit in Projekten mit Kunden wichtig. Dort verfolgen Mitarbeiter zeitgleich die Ziele Ihres Unternehmens sowie die Ihrer Kunden.

KPIs: Eine Kunst für sich

Die idealen KPIs sind transparent und widerspruchsfrei. Sie werden gemeinsam mit dem Team ausgehandelt und sollen dieses herausfordern, aber nicht überfordern. Sie sind keine reinen Zahlen, sondern Vergleichswerte, aus denen sich Maßnahmen ableiten lassen, mit denen Sie Ihren Mitarbeitern entsprechende Tools an die Hand geben, damit sie Bestleistungen zeigen können. Damit sind KPIs und ihre transparente Erfassung und Auswertung mit einem ERP-System wesentlich für die erfolgreiche Steuerung jedes Unternehmens.

Weitere Informationen finden Sie im E-Book „Erfolge optimieren. Die wichtigsten KPIs für Dienstleister“. Welchen Tipps und Kennzahlen bei der Einführung einer treiberbasierten Planung wichtig sind, erklärt Stefan Brauer, Implementierungs-Experte bei avantum consult, in diesem Artikel.

Quelle: Titelbild pixabay, mohamed_hassan