Alle Unternehmen, die in Polen aktiv sind
Ab dem 1. Januar 2024 gilt in Polen die E-Invoicing-Pflicht (E-Rechnungen). Unternehmen, die in Polen aktiv sind, müssen bis dahin ihre Prozesse anpassen.
Fristen, die über ein Jahr in der Zukunft liegen, werden oft nicht mit allzu hoher Priorität beachtet. Im schlimmsten Fall vergisst man sie ganz. Deswegen hier ein Reminder: Ab dem 1. Januar 2024 werden Rechnungen in Polen elektronisch über das nationale E-Rechnungssystem (KSeF) abgewickelt.
Unternehmen, die in Polen aktiv sind, müssen bis dahin ihre Prozesse angepasst haben. Wir zeigen Ihnen auf Mittelstand Heute, worauf Sie achten müssen.
E-Invoicing in Polen: Wer ist betroffen?
Zu Beginn stellt sich die Frage: Wer ist von der Pflicht betroffen? Die einfache Antwort: Jedes Unternehmen mit einer Betriebsstätte in Polen, die Rechnungen versendet. Das gilt auch für Produktionsstätten, die direkt nichts verkaufen. Denn selbst wenn Rechnungen von einer solchen Niederlassung in Polen nur als Teil der internen Leistungsverrechnung abgewickelt werden, gilt die E-Invoicing-Pflicht. Größe oder Umsatzvolumen der Niederlassung spielen dabei keine Rolle. Die Rechnungsstellung läuft über das KSeF ab. Dahinter verbirgt sich „Krajowy System e-Faktur“. Das bedeutet „nationales System für E-Rechnungen“.
Unternehmen, die ab dem 1. Januar 2024 von der E-Invoicing-Pflicht in Polen betroffen sind, haben noch genug Zeit, sich um die Prozesse zu kümmern. „Je nachdem, wie fit die Fachbereiche eines Unternehmens beim Thema elektronische Datenübertragung schon sind, dauert ein E-Invoicing-Projekt zwischen zwei und sechs Wochen,“ erklärt Adalbert Oblamski, Senior Consultant beim Business-IT-Dienstleister All for One Group.
Um E-Invoicing abwickeln zu können, benötigen Unternehmen eine EDI-Plattform. Diese wird mit dem ERP-System verbunden und zieht daraus die notwendigen Rechnungsinformationen. Ist alles richtig angebunden, wird im ERP beim Rechnungsvorgang ein Inhouse-Datenformat, zum Beispiel im Falle von SAP ein iDoc, im XML-Format erstellt. Diese Datei geht an die EDI-Plattform und von dort weiter an das polnische Finanzamt.
Mit einem IT-Dienstleister auf rechtliche, technische und landesspezifische Anforderungen reagieren
Um die Anforderungen von E-Invoicing in Polen zu erfüllen, müssen Unternehmen rechtliche, technische und mitarbeiterbezogene Prozesse beachten. Das alles neben dem eigentlichen Tagesgeschäft zu bewältigen, ist herausfordernd. Ein IT-Dienstleister kann diese Lasten abnehmen.
Im speziellen Fall von E-Invoicing in Polen ist ein Dienstleister ideal, der selbst über eine polnische Niederlassung verfügt und polnischsprachige Mitarbeiter hat. Denn, diese Mitarbeiter können in der Landessprache mit den polnischen Behörden kommunizieren. Hinzu kommt: Ein Dienstleister, der selbst E-Invoicing für die eigene Rechnungsabwicklung umgesetzt hat, verfügt bereits über einen erfolgreichen Use Case.
Warum ein E-Rechnungssystem für Polen der Anfang für E-Rechnungsprozesse in anderen Ländern ist
Wer für seine polnische Niederlassung ein E-Rechnungsprojekt angeht, kann sich direkt auf die E-Invoicing-Pflicht in anderen Ländern vorbereiten. Mit einem Cloud-basierten EDI-System lassen sich die Finanzämter anderer Länder ebenfalls anbinden. Möglicherweise gibt es geringfügig andere Datenanforderungen. Auch hier unterstützt ein IT-Dienstleister wie die All for One Group bei der Umsetzung.
Mit einem Rundum-Paket aus Beratung, technischer Unterstützung und landesspezifischer Expertise können Unternehmen ihre polnischen Dependancen auf die E-Invoicing-Pflicht vorbereiten. Damit legen sie zusätzlich den Grundstein für Transaktionen mit Steuerbehörden weiterer Länder, die entweder schon eine E-Rechnungspflicht haben, oder sie in absehbarer Zukunft bekommen werden, zum Beispiel Spanien oder Frankreich.
Eine Cloud-basierte EDI-Plattform hat einen großen Vorteil: Sie lässt sich problemlos für E-Invoicing-Anforderungen weiterer Regionen erweitern. Betriebe, die ihre polnischen Niederlassungen heute richtig im Rahmen des E-Invoicing anbinden, können sukzessive auch andere internationale Niederlassungen am E-Invoicing-Verfahren teilhaben lassen. Diese Unternehmen sind dadurch automatisch auch für die Digitalisierung und Automatisierung der Steuersysteme vorbereitet.
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