Mobiles Arbeiten, aber richtig! So sollten Unternehmen das Homeoffice regeln

Das Modell "Heimarbeit" wird immer populärer: 39 Prozent der deutschen Unternehmen geben ihren Beschäftigten die Möglichkeit, von zuhause zu arbeiten. Zum Vergleich: 2014 waren es erst 22 Prozent und 2016 31 Prozent. Die meisten Befragten erwarten, dass sich der Trend hin zum Homeoffice künftig fortsetzen wird.

„Digitale Technologien ermöglichen es, unabhängig von Zeit und Ort zu arbeiten. Homeoffice wird für immer mehr Beschäftigte zum Alltag“, sagt Bitkom-Hauptgeschäftsführer Dr. Bernhard Rohleder. Damit Homeoffice gelingt, müssen Unternehmen allerdings einerseits Vertrauen zu ihren Mitarbeitern haben, anderseits sollten sie Fähigkeiten zur Selbstdisziplin und Eigenorganisation mitbringen. Dabei helfen Regeln, auf die sich beide Parteien bei Beginn der Homeoffice-Tätigkeit verständigen.

Unternehmen setzen klare Regeln

Welche Regeln in Deutschland am häufigsten aufgestellt werden, hat der ITK-Branchenverband Bitkom in einer Studie festgestellt. Drei von vier Unternehmen haben bestimmte Tage festgelegt, an denen kein Homeoffice erlaubt ist, damit alle Mitarbeiter für gemeinsame Termine zur Verfügung stehen. Mehr als 60 Prozent machen die Anwesenheit im Büro zur Regel und Homeoffice eher zur Ausnahme, etwa an nur einem Tag in der Woche.

In knapp jedem zweiten Unternehmen muss Homeoffice jeweils im Einzelfall vom Vorgesetzten genehmigt werden. Bitkom-Hauptgeschäftsführer Rohleder begrüßt solche klaren Regelungen, die Mitarbeitern und Firmen einen Rahmen setzen. Der Bitkom selbst praktiziert es so, dass Angestellte nur an einem Tag pro Woche von zu Hause aus arbeiten dürfen.

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Homeoffice: In vielen Fällen gibt es Hinderungsgründe

Auch wenn die Akzeptanz immer weiter zunimmt: Immer noch haben 60 Prozent aller Unternehmen starke Vorbehalte gegen Homeoffice und genehmigen es nicht. Dagegen sprechen unter anderem die Befürchtungen, dass ohne direkten Austausch mit den Kollegen die Produktivität sinkt, Mitarbeiter nicht direkt ansprechbar sind und die Arbeitszeit nicht kontrolliert werden kann.

Viele argumentieren auch, dass es unmöglich sei, alle Mitarbeiter ins Homeoffice zu entsenden, sie aber alle gleich behandeln zu wollen oder es schlichtweg erst gar nicht vorgesehen sei. Weitere Gründe zur Ablehnung sind Sorgen um die Datensicherheit (22 Prozent), eine zu teure technische Ausstattung (16 Prozent) und die Befürchtung um eine abnehmende Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen (9 Prozent).

Diese Grundregeln sollten Sie im Homeoffice beachten

Fall Sie darüber nachdenken, Ihren Mitarbeitern oder Kolleginnen und Kollegen ebenfalls „Heimarbeit“ zu ermöglichen, sollten Sie drei Grundregeln beachten, um einen geregelten Arbeitsablauf beizubehalten:

• Mitarbeiter, die nicht regelmäßig im Homeoffice arbeiten, sollten rechtzeitig ankündigen, wann sie zuhause arbeiten möchten. Hierbei ist eine Vorlaufzeit von drei bis fünf Tagen zu empfehlen, um sich organisatorisch (zum Beispiel Meetingplanung) darauf einzustellen.
  
  
• Dabei sollte der Mitarbeiter bestenfalls eintragen, wann er mit der Arbeit beginnt, seine Pausen plant und Feierabend macht, damit die ständige Erreichbarkeit während der Arbeitszeit sichergestellt ist.
  
  
• Für die Erreichbarkeit sollten Sie als Arbeitgeber entsprechende technische Vorbereitungen treffen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter auf Collaboration Tools wie Skype for Business oder auf Microsoft Teams zugreifen können. Neben Videoanrufen können hier auch Dokumente geteilt oder gemeinsam bearbeitet werden.

Quelle: Titelbild pexels, Bruce Mars