Kollaboratives Dokumentenmanagement SharePoint SAP Integration: SaaS-Schnittstelle gegen Datensilos

Unzählige Anwender in Unternehmen nutzen heute SharePoint Online als kollaboratives Dokumentenmanagementsystem (DMS) – befeuert auch durch etablierte Remote-Work-Strukturen. Stammdaten und sonstige entscheidende Geschäftsdaten werden jedoch weiterhin in verschieden Dokumentenbibliotheken lokal, in DMS sowie im CRM und ERP verwaltet. Im Vertrieb stellt sich da oft die Frage: Wie können wir rasch auf die benötigten Dateien zugreifen, ohne dass die Suche nach einem Dokument zum Zeitfresser wird?

Eine Integration mit der SAP Sales Cloud bietet entscheidenden Mehrwert. Sie erlaubt es Mitarbeitern, die während des gesamten Vertriebszyklus und des Projektprozesses beteiligt sind, Dateien zentral abzulegen, effizienter gemeinsam zu bearbeiten und leicht zu finden. Wie funktioniert die Schnittstelle und was bringt sie wirklich? Mittelstand Heute hat dazu mit David Molter gesprochen, Head of Product Management bei der All for One Customer Experience.

Vorteile einer SharePoint SAP Integration für Sales Teams

Mittelstand Heute: Warum benötigen Sales-Teams eine SharePoint SAP Integration?

David Molter: Gewöhnlich muss es im Vertrieb schnell gehen. Viel Zeit geht allerdings verloren, wenn Mitarbeiter erst nach den nötigen Dokumenten in verschiedenen Datensilos suchen müssen. Wenn zwei Systeme und verschiedene Anwendungen gleichzeitig im Einsatz sind, verkompliziert das Switchen zwischen den verschiedenen Speicherinseln die Zusammenarbeit von Teams sowie die Pflege der Datenbestände.

Laut einer neurowissenschaftlichen Studie sind nicht nur die ständigen routinemäßigen Unterbrechungen unsere Zeitfresser, sondern auch die Re-Fokussierungsdifferenz von mindestens 15 Prozent der eigentlichen Bearbeitungszeit, die unser Gehirn on top benötigt.
Mit der Integration von SharePoint in die SAP-Welt können Unternehmen abteilungsübergreifend Dokumente teilen, die Datenqualität verbessern, unnötige Datensilos vermeiden und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit verbessern, insbesondere mit Kollegen, die keinen Zugriff auf die SAP Sales Cloud haben.

David Molter, Head of Product Management, All for One Customer Experience. Bild: All for One Group

David Molter, Head of Product Management, All for One Customer Experience. Bild: All for One Group

Ein gutes Beispiel ist der Lead-to-Cash-Bereich. Für Vertriebsaktivitäten kann die Angebotserstellung in SAP-ERP erfolgen, während zuvor alle relevanten Dokumente über SharePoint gepflegt wurden. Dies verhindert Brüche im Prozess, Verlust von Wissen und es können nicht mehr mehrere Dokumentenversionen entstehen. Durch Zeitstempel und Benutzeridentifikationen behalten Teams immer den Überblick über den aktuellen Stand der Dinge.

Das Schöne ist: Es ist nicht zwingend ein SAP-Zugang erforderlich. Jeder kann – trotz unterschiedlichem Einstieg – wie gewohnt in seiner Microsoft- oder SharePoint-Umgebung Dokumente verwalten und in Verbindung mit unserem MS Teams Integration Add-on bietet es völlig neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit.

Wie funktioniert die SharePoint SAP Integration?

Mittelstand Heute: Wie erfolgt die Integration?

David Molter: Die Integration an sich ist einfach nur die Schnittstelle zwischen der SAP Sales Cloud und SharePoint. Als SaaS-Lösung läuft sie auf dem Azure-Tenant der All for One. Deutlich spannender ist die Definition der Anforderungen, denn die SharePoint-Integration spielt ihre Stärken erst so richtig aus, wenn die dazugehörigen Prozesse betrachtet werden und folgende Fragen geklärt sind:

• Sollen neben der SAP Sales Cloud auch noch weitere SAP-Systeme an den SharePoint angebunden werden, sodass beispielsweise. SharePoint-Dokumente zu einem Kunden sowohl mit der SAP Sales Cloud als auch mit einem S/4HANA-System verknüpft werden?
• Welche Daten sind prozess- und integrationsrelevant? Eben hatten wir das Beispiel des Kundenstamms, aber die Liste lässt sich beliebig erweitern: Kundenaufträge, Opportunities, Visits. Wir reden in diesem Kontext von SAP-Business-Objekten.

Auf dieser Grundlage erfolgt die Einbindung der SharePoint-Integration in die SAP Sales Cloud, wo Anwender nun ein „SharePoint in SAP“ vorfinden – intuitiv und performant. Dokumente können per Drag&Drop abgelegt werden und werden automatisch in SharePoint gespeichert. Auch können die Dokumente direkt in SAP geöffnet und bearbeitet werden und selbst Dokumenten-Metadatenvergabe und -anpassung ist direkt in der SAP Sales Cloud möglich.

Im Video: Productivity X – Die Software, die Ihre Arbeits-Anwendungen verknüpft

SharePoint SAP Integration: Schritt für Schritt zur Implementierung

Mittelstand Heute: Welche Schritte müssen Unternehmen bei der Implementierung beachten?

David Molter: Wir wollen unserem Kunden eine nahtlose Integration von SharePoint und SAP bieten, von daher ist es enorm wichtig, dass alle beteiligten Abteilungen hier mitwirken. Denn die Erfahrung hat gezeigt, dass eine Strategie, wie Papierloses Büro, schnell in einem Unternehmen ausgesprochen ist, aber jede Abteilung ihren eigenen Workflow hat, gerade wenn es länderübergreifen wird.

Um ein einheitliches Dokumentenmanagement system- und abteilungsübergreifend zu gewährleisten ist unser erstes gemeinsames Highlight diese Brückenköpfe miteinander zu verbinden. Hört sich einfach an, ist aber oft historisch bedingt ein entscheidender Meilenstein beim Kunden selbst. Indem wir recht früh mit unseren Experten hier vermitteln und beraten, schaffen wir gemeinsam eine ideale Ausgangslage, die sich zeitlich spürbar in der Projektumsetzung widerspiegelt.

Die Projektlaufzeit an sich ist abhängig von der Anforderung des Kunden, aber im Vergleich zu einer Systemeinführungen absolut überschaubar. Das heißt, der Kunde kann recht zeitnah mit unserer Integration loslegen und damit arbeiten. Die Mitnahme von Altdaten ist natürlich möglich. Wir empfehlen diese vorher zu sichten, auf die neuen Gegebenheiten anzupassen und evtl. auf einen Zeitraum rückwirken einzugrenzen. So werden sogenannte „Altleichen“ oder eine schlechte Datenqualität bei der Übertragung direkt vermieden.

Mittelstand Heute: Vielen Dank!

Quelle Aufmacherbild: Jacob Wackerhausen/istock