Digitaler Wandel bei TECE
Wie eine gründliche Vorbereitung und passgenaue Strategie den Ablauf der Transformation zu SAP S/4HANA entscheidend beeinflussen, zeigt dieser Erfahrungsbericht.
Wie eine gründliche Vorbereitung und passgenaue Strategie den Ablauf der Transformation zu SAP S/4HANA entscheidend beeinflussen, zeigt dieser Erfahrungsbericht.
Eine gleichzeitige Einführung in fünf Ländern, minimale Systemausfallzeiten, eine Datenmigration in nur 12 Stunden und die frühzeitige Bereitschaft für zukünftige SAP-Projekte – fast zwei Jahre vor dem ursprünglichen Plan. Zweifellos verlief die Migration auf SAP S/4HANA bei TECE reibungslos. Dass dies kein Zufall war, zeigt Mittelstand Heute in diesem Erfahrungsbericht: So ist der Erfolg vielmehr Ergebnis von großem Engagement, gründlicher Vorbereitung, einer gut durchdachten Strategie und der Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Partner.
TECE verfolgt das ehrgeizige Ziel, alle Unternehmensbereiche bis Ende 2027 auf SAP S/4HANA umzustellen, da der Support für die bisherige Version des SAP-Systems (SAP ECC) zu diesem Zeitpunkt ausläuft. Angesichts der Größe und Komplexität des Unternehmens, das aus mehreren Dutzend Einheiten besteht, war eine frühzeitige und sorgfältige Planung unerlässlich. Lange vor dem offiziellen Start des Projekts wurden die Grundlagen geschaffen, um eine reibungslose Transformation zu gewährleisten – von der Analyse der bestehenden Prozesse bis zur Entwicklung einer klaren Migrationsstrategie.
Inhalt:
Die ursprünglichen Überlegungen zur Umstellung auf SAP S/4HANA von TECE basierten auf einem Greenfield-Ansatz, bei dem das System vollständig neu implementiert werden sollte. Für neun Unternehmen der TECE-Gruppe wurde dabei zunächst eine Projektdauer von über drei Jahren veranschlagt, wobei sowohl IT-Spezialisten als auch Anwender intensiv eingebunden werden sollten. Zusätzlich hätte dies einen parallelen Betrieb auf zwei Produktivsystemen – dem bestehenden SAP ECC und dem neuen SAP S/4HANA – über mehrere Jahre hinweg bedeutet.
Die geschätzten Gesamtkosten waren erheblich und es zeichnete sich ab, dass die Einführung von SAP S/4HANA für die restlichen Unternehmen der Gruppe zu einem langwierigen Vorhaben werden würde. Das größte Hindernis dabei war die Aussicht auf eine lange Übergangsphase, die das Geschäftswachstum sowie die Optimierung und Automatisierung von Prozessen erheblich verzögern kann. Der Abschluss des Projekts erschien vor 2027 als kaum realistisch.
TECE hielt die genannten Bedingungen für nicht optimal und suchte nach einer effizienteren Alternative. In diesem Zusammenhang beauftragte TECE die All for One, ein Angebot auf Basis des Bluefield-Ansatzes zu erstellen. Bei diesem Ansatz können Unternehmen auswählen, welche historischen Daten aus welchen Jahren sie beibehalten und in das neue SAP S/4HANA mitziehen möchten.
Die Zusammenarbeit zwischen TECE und All for One begann bereits 2015 mit der erfolgreichen Durchführung von SAP Rollouts aus Deutschland in zwei polnische Tochtergesellschaften. Beide Seiten bewerteten die Partnerschaft positiv, was die Grundlage für eine bis heute andauernde, enge Kooperation bedeutet.
Als wichtiger Meilenstein wurde von der All for One ein SAP-Kompetenzzentrum für die gesamte TECE-Gruppe eingerichtet. Dieses Zentrum spielt eine zentrale Rolle bei der Weiterentwicklung und Wartung des SAP-Systems. Der von All for One vorgeschlagene Bluefield-Migrationsansatz fand die volle Zustimmung von TECE und legte den Grundstein für ein erfolgreiches Projekt. So arbeiteten Teams aus der TECE-Zentrale in Deutschland und Spezialisten aus dem SAP-Kompetenzzentrum eng zusammen, um die Migration durchzuführen.
Besonders entscheidend war die Unterstützung durch Berater des Digital Transformation Centers (DTC), einer spezialisierten Abteilung der All for One, die sich auf komplexe SAP-Transformationsprojekte fokussiert. Die Experten übernahmen zentrale Aufgaben wie die Automatisierung von Prozessen und die Datenmigration. Dabei setzten sie Crystal-Bridge von SNP ein: Mit dieser Lösung lassen sich Migrationen effizient und risikoarm gestalten.
Das Ergebnis: Die Migration von neun Unternehmen aus Deutschland, Polen, Österreich, den Niederlanden und China wurde in weniger als einem Jahr erfolgreich abgeschlossen – von der TM0-Testphase bis hin zum Go-Live. Dank des Bluefield-Ansatzes war
Darüber hinaus konnte ein realistischer Zeitplan für die nächsten Projektwellen entwickelt werden, der sicherstellt, dass auch die übrigen Unternehmen der Gruppe rechtzeitig vor dem Ende des SAP ECC-Supports auf SAP S/4HANA migriert werden. Diese schnelle und kosteneffiziente Umsetzung legt bis heute den Grundstein für die weitere Digitalisierung und Automatisierung bei TECE.
Der verantwortliche IT-Manager bei TECE unterstreicht: "Die Implementierung auf der grünen Wiese hätte für TECE zu lange gedauert. Darüber hinaus ermöglichte sie keinen schnellen Übergang zu SAP S/4HANA für alle Geschäftsbereiche innerhalb eines so kurzen Zeitrahmens. Daher haben wir uns für den Bluefield-Ansatz entschieden. Die Entscheidung für dieses Szenario war ausschlaggebend für die Wahl des Partners All for One."
Ersten Schätzungen zufolge hätte der Export von Daten aus der TECE-Datenbank nach S/4 aufgrund der technischen Beschränkungen und des Datenvolumens sage und schreibe 240 Stunden in Anspruch genommen. Eine derartige Ausfallzeit war selbstverständlich inakzeptabel.
Der Vorteil des Bluefield-Ansatzes liegt – neben der Methodik – in der reichhaltigen Palette von Werkzeugen zur Unterstützung von Konvertierungen von SAP-Systemen. Diese sind in der Crystal-Bridge-Datentransformationsplattform zusammengefasst. Mit ihrer Hilfe wurden die Selektionsregeln und der Programmcode angepasst, um die Datenbanklast zu verringern und letztlich die Exportzeit zu verkürzen. Die selektive Datenmigration bestand in diesem Fall darin, dass nur Daten ausgewählt wurden, die sich auf die vom Kunden angegebenen Organisationseinheiten bezogen, sowie untergeordnete Daten, sofern sie in den Stammtabellen verwendet wurden. Zusätzlich wurden auch historische Daten migriert. Das Resultat war eine drastische Verkürzung des Datenexports von 240 auf nur 12 Stunden, was für das Unternehmen eine vertretbare Ausfallzeit darstellte.
Eine erfolgreiche Transformation setzt zuverlässige Tests voraus. Dieser bewährte Grundsatz des Projektmanagements hat sich für das TECE-Projekt erneut bestätigt. Die Aufgabe wurde in erster Linie von den Mitarbeitenden des Unternehmens übernommen. Über hundert Personen aus allen SAP-implementierenden Geschäftseinheiten von TECE nahmen an der Testphase teil.
Um ein solch umfangreiches Testing zu koordinieren, war der Einsatz geeigneter Werkzeuge unerlässlich. TECE entschied sich für den bewährten SAP Solutions Manager, der es ermöglichte, den Fortschritt der Tests zu überwachen und Fehler in Echtzeit zu analysieren. Die Tests nach der ersten Datenmigration wurden mit hervorragenden Ergebnissen abgeschlossen und führten zu einer Anpassung der Projektannahmen.
So konnte TECE bei der zweiten Migration auf ein vollständiges Retesting verzichten und sich ausschließlich auf die Behebung der während der ersten Phase identifizierten Fehler konzentrieren. In dieser zweiten Phase reagierten die Berater von All for One also auf gemeldete Fehler und lösten auftretende Probleme. Eine enge Kommunikation zwischen den Testanwendern von TECE und den All-for-One-Beratern war dabei entscheidend. Zur Vorbereitung und Durchführung der Testszenarien kamen spezialisierte Tools zum Einsatz.
Obwohl die Testphase einen erheblichen Teil der Projektressourcen in Anspruch nahm, war sie von unschätzbarem Wert. Die während der Tests identifizierten Probleme wurden erfolgreich gelöst, wodurch die Ausfallzeit des Systems während der Inbetriebnahme auf ein Minimum reduziert werden konnte. Bemerkenswert war, dass die Anzahl der Fehler, die während des Go-Live gemeldet wurden, so gering war, dass einige Aktivitäten in dieser kritischen Phase zügiger als geplant durchgeführt werden konnten. Dies ermöglichte eine spontane Anpassung des Zeitplans und eine schnellere Fortsetzung der nächsten Projektschritte.
Die Ausfallzeit, die sich über die Vorbereitung, technische Migration, Nachbereitungsaktivitäten und Vorabtests vor der Systeminbetriebnahme erstreckte, begann am Morgen des 27. Dezember 2023 und endete am Abend des 29. Dezember 2023 um 20 Uhr. Die Weihnachtszeit, geprägt von reduzierter Arbeitsbelastung und einem geringeren Transaktionsvolumen im System, minimierte das Risiko unerwarteter Störungen in der finalen Vorbereitungsphase.
Für die Einführung des Systems wählte TECE den Big Bang, bei dem das System gleichzeitig in allen beteiligten Unternehmen eingeführt wurde. Diese anspruchsvolle Methode erforderte eine exzellente Koordination über mehrere Länder hinweg, bot jedoch den Vorteil einer kürzeren Systemausfallzeit und beschleunigte die unternehmensweite Migration. Dies ermöglichte es, nachfolgende Projektwellen früher umzusetzen.
Da viele Mitarbeitende von TECE die Weihnachts- und Neujahrszeit im Kreise ihrer Familien verbringen, wurden die Systemaktivitäten so vorbereitet, dass möglichst wenige Benutzerinteraktionen nötig wurden. Zwei zuvor durchgeführte Simulationen des Übergangs zu SAP S/4HANA bestätigten, dass alles wie erwartet funktionierte. Dank der Nutzung spezieller Tools zur Datenbankkonsistenzprüfung und Verifizierung der migrierten Daten konnten der Aktivitätsaufwand der einzelnen Geschäftsbereiche auf lediglich 2-3 Stunden begrenzt werden.
Ein detaillierter Go-Live-Plan, der während des gesamten Projekts entwickelt und ständig überprüft wurde, fungierte als gemeinsamer Fahrplan für diese drei Tage. Jeder Schritt wurde minutiös geplant, und bestimmte Personen wurden für spezifische Aufgaben verantwortlich gemacht. Zusätzlich wurden "Was-wäre-wenn"-Szenarien und Backup-Pläne für unvorhergesehene Ereignisse vorbereitet.
Die meisten beteiligten TECE-Unternehmen stammen zwar aus Europa. Dennoch gab es eine Ausnahme: die Niederlassung in China. Aufgrund des Zeitunterschieds und der kulturellen Unterschiede (kein Weihnachtsurlaub) verlief die Inbetriebnahme dort etwas anders. „Es ist verständlich, dass Fertigungsunternehmen Ausfallzeiten vermeiden wollen. Da Weihnachten in China nicht gefeiert wird und ein Zeitunterschied von sieben Stunden besteht, haben wir entschieden, den Zugang zu SAP ECC so lange wie möglich aufrechtzuerhalten. Die Datenmigration begann am 27. Dezember um 8 Uhr UTC, sodass der Betrieb in Shanghai bis 15 Uhr ununterbrochen fortgeführt werden konnte. Die Zeit ohne Zugriff auf die ERP-Datenbank in der Fertigung wurde für Inventuren genutzt“, erklärt der zuständige IT-Manager.
Der Bluefield-Ansatz ermöglicht es, mehrere Geschäftstransformationen innerhalb eines einzigen Projekts zu bündeln. Bei TECE wurde neben der Migration auf SAP S/4HANA auch die Umstellung auf das New General Ledger integriert, die im Greenfield-Ansatz üblicherweise als separates Projekt durchgeführt wird.
Ziel war es, den Projektumfang auf das Wesentliche zu reduzieren, um eine zügige und erfolgreiche Implementierung zu gewährleisten und den Benutzern so schnell wie möglich ein voll funktionsfähiges System zur Verfügung zu stellen. Die darauffolgenden anderthalb Jahre konzentrierten sich auf die Stabilisierung des Systems, die Anpassung von SAP S/4HANA an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens und die Entwicklung maßgeschneiderter Lösungen. Erst nach dieser Phase wurden die nächsten Einführungswellen geplant.
Die Gesamtkosten des Projekts, das nach dem Bluefield-Modell durchgeführt wurde, lagen um das Vierfache niedriger als die Schätzungen für das Greenfield-Modell – eine klare und signifikante finanzielle Ersparnis. Doch der wahre Vorteil des Bluefield-Ansatzes lässt sich nicht allein in Zahlen messen: Die verkürzte Projektdauer hat den geschäftlichen Nutzen erheblich gesteigert.
Dank des Bluefield-Ansatzes konnte TECE die Grundlage für zukünftiges Unternehmenswachstum schaffen und die SAP S/4HANA-Einführung an weiteren Standorten deutlich beschleunigen. Im Vergleich zu den ursprünglichen Planungen wurde die Zeitspanne um fast zwei Jahre verkürzt. Ende 2024 begannen die Arbeiten in Rumänien, Tschechien, der Slowakei, Litauen, Deutschland und einem weiteren Standort in China. Weitere Unternehmen stehen bereits in der Warteschlange. Die endgültige Migration soll Anfang 2027 abgeschlossen sein.
Die erfolgreiche Migration von TECE auf SAP S/4HANA zeigt eindrucksvoll, wie der Bluefield-Ansatz eine effiziente, schnelle und kostengünstige Lösung für komplexe Umstellungen auf SAP S/4HANA bietet. Durch die Integration von mehreren Geschäftstransformationen in einem einzigen Projekt konnte TECE nicht nur die Ausfallzeit minimieren, sondern auch die Gesamtkosten drastisch senken. Dabei blieb der Fokus stets auf der schnellen Bereitstellung eines funktionsfähigen Systems, das den Anforderungen des Unternehmens gerecht wird.
Der Erfolg des Projekts bei TECE belegt, wie wichtig eine präzise Planung, enge Zusammenarbeit und die Wahl des richtigen Partners für die Digitalisierung und Transformation von Geschäftsprozessen sind. Die verkürzte Projektdauer und die Möglichkeit, die nächsten Migrationen schneller durchzuführen, geben TECE einen klaren Wettbewerbsvorteil und ermöglichen die rasche Anpassung an zukünftige Herausforderungen.
Der Bluefield-Ansatz hat sich als der Schlüssel zu einer zukunftsfähigen und effizienten S/4HANA-Transformation erwiesen, der nicht nur die IT-Abteilung entlastet, sondern auch die gesamte Unternehmensentwicklung beschleunigt. Weitere Unternehmen können von den Erfahrungen und den positiven Ergebnissen bei TECE profitieren und ihre eigenen SAP-Transformationen effizienter und kostengünstiger gestalten.
Quelle Aufmacherbild: KI-Bild mit Midjourney