Vorteile überwiegen Digitale Unterschrift: Warum digitales Vertragsmanagement?

Warum ist digitales Vertragsmanagement wichtig, welche Vorteile bringt es und wie weit ist der deutsche Mittelstand beim Thema digitale Unterschrift? Eine neue Studie, die der Spezialist für digitales Vertragsmanagement Docusign gemeinsam mit dem Marktforschungsunternehmen Statista durchgeführt hat, liefert Antworten. Mittelstand Heute fasst die Ergebnisse für Sie zusammen:

Digitale Verträge? Vertragsmanagement noch überwiegend mit Medienbrüchen!

Laut der Studie ist die Hälfte der mittelständischen Unternehmen in den Branchen Fertigung, Finanzen und Gesundheitswesen in Deutschland immer noch weit von durchgängigen digitalen Prozessen ohne Medienbrüche entfernt. Im Branchenvergleich zeigt sich, dass die digitale Entwicklung

• im Finanzsektor vergleichsweise weit fortgeschritten ist,
• es aber hingegen im Gesundheitswesen und
• in der Fertigung noch Ausbaupotential gibt.

Mit der fortschreitenden Digitalisierung befinden sich kleine und mittelständische Unternehmen in Deutschland inmitten tiefgreifender Veränderungen: Informationsaustausch und Kundenkontakte finden zunehmend digital statt und immer mehr manuelle Arbeitsprozesse werden zu digitalen Abläufen. Dies hat Einfluss auf die eigene Wahrnehmung dieser Unternehmen, was den digitalen Fortschritt angeht:

• 74 Prozent der befragten Mittelständler bewerten die Digitalisierung im eigenen Unternehmen mit gut bis sehr gut, und nehmen sich somit als innovativer wahr als die deutsche Wirtschaft im Allgemeinen (54 Prozent).
  
  
• Am positivsten bewertet die Finanzbranche die eigene Situation (80 Prozent), was auf eine bessere digitale Infrastruktur in der Branche zurückzuführen ist.
  
  
• Eine auffallend negative Einschätzung gab es hingegen im Gesundheitswesen: 13 Prozent der befragten Mittelständler gaben an, dass ihre Branche nicht gut in der Prozessdigitalisierung aufgestellt sei.

Verträge finden sich in allen Bereichen und Abteilungen eines Unternehmens. Die Studie zeigt, dass vor allem Mitarbeiterverträge (69 Prozent) und Kundenverträge (60 Prozent) zu sogenannten Medienbrüchen führen. In der Fertigungsbranche werden demnach sogar noch über 80 Prozent der Mitarbeiterverträge gedruckt und eingescannt. Zur Erklärung: Am Beispiel von Verträgen bedeutet ein Medienbruch, dass ein digitaler Prozess unterbrochen wird, Daten ausgedruckt und anschließend wieder digital erfasst werden.

Digitales Vertragsmanagement: Wo kommt es noch zu Medienbrüchen? (Grafik: Docusign/Statista)

Vorteile vs. Sicherheitsbedenken: Branchen wägen Einsatz digitaler Verträge (noch) ab

Wie die Ergebnisse der Umfrage zeigen, gehört das digitale Vertragsmanagement bei weniger als der Hälfte der mittelständischen Unternehmen (43 Prozent) heute schon zur Arbeitsrealität. In vielen Unternehmen ist es bereits geplant – die Umsetzung steht aber oft noch aus.

Der in vielen Fällen hohe Planungsgrad (38 Prozent) weist jedoch darauf hin, dass es bei vielen Unternehmen Bestandteil der Digitalisierungsstrategie ist. Hier soll die digitale Umsetzung vor allem kurzfristig noch im laufenden Quartal (13 Prozent), bis mittelfristig zum Ende des Jahres (48 Prozent) erfolgen.

Digitales Vertragsmanagement: Wo sind bereits Lösungen etabliert? (Grafik: Docusign/Statista)

Welche Branchen haben die Vorteile von elektronischen Signaturen und digitalen Verträgen bereits erkannt und nutzen hier bereits digitale Prozesse?

• In der Fertigungsbranche bestätigten nur 40 Prozent der Unternehmen, hier schon eine digitale Lösung im Einsatz zu haben. Trotz des hohen Bedarfs sind konkrete digitale Initiativen dazu oftmals erst in der Anfangsphase.
  
  
• Anders sieht es in der Finanzbranche aus, die sich mit 57 Prozent bei Nutzung von digitalem Vertragsmanagement als Vorreiter positioniert.
  
  
• Einen hohen kurzfristigen Bedarf, deren Umsetzung noch im selben Quartal geplant ist, gibt es mit 16 Prozent vor allem im Healthcare-Bereich.

Digitales Vertragsmanagement: Wo liegen die Vorteile?

Was sind die wichtigsten Treiber für die Anschaffung von digitalem Vertragsmanagement? Hier listet die Studie folgende Gründe auf:

• generell: effiziente Geschäftsprozesse (72 Prozent), höhere Produktivität (49 Prozent), mehr Nachhaltigkeit (39 Prozent) und Kundenerwartungen (13 Prozent).
  
  
• Ziel im Finanzsektor und Gesundheitswesen ist die Effizienz – in der Fertigung vor allem der Bürokratieabbau (73 Prozent).

Die Implementierung solcher digitalen Prozesse ist dabei auch von der Entscheidung unterschiedlicher Fachabteilungen abhängig. Dabei stehen nach

• der Geschäftsleitung
• die IT-Abteilungen (49 Prozent) an zweiter Stelle,
• gefolgt von der Personalabteilung (32 Prozent)
• und der Rechtsabteilung (25 Prozent)

53 Prozent der Befragten, die den Einsatz von digitalem Vertragsmanagement verworfen oder noch nicht auf der Digital-Agenda haben, begründen dies vor allem mit Sicherheitsbedenken. Viele fürchten zudem eine Nichtvereinbarkeit mit etablierten Prozessen (34 Prozent), vor allem im Fertigungs- und Finanzsektor. 28 Prozent könnten sich vorstellen, dass Kunden oder Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich gegen die neuen digitalen Prozesse sträuben.

„Die Ergebnisse unserer jüngsten Mittelstandsstudie bestätigen, dass es in Deutschland noch viel Potenzial auf dem Weg zu volldigitalen Vertragsprozessen gibt. Noch immer behindern bestehende papierbasierte Prozesse übergreifende Geschäftsprozesse und digitale Workflows. Sie führen zu Informationssilos und werden so zum Sicherheitsrisiko“, sagt Daniela Becker, Area Vice President EMEA bei Docusign. „Die Ergebnisse zeigen aber auch, dass der hohe Stellenwert von digitalem Vertragsmanagement branchenübergreifend anerkannt wird und der Bedarf zum Handeln erkannt wird.“

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