Von Employee Experience bis hybrides Arbeiten
Digital Workplace bedeutet mehr, als nur Technologie für die digitale Zusammenarbeit einzuführen. Die wichtigsten Trends im Überblick.
Digital Workplace bedeutet mehr, als nur Technologie für die digitale Zusammenarbeit einzuführen. Die wichtigsten Trends im Überblick.
Die Arbeitswelt befindet sich im Umbruch. Sie wird flexibler, digitaler, dynamischer und immer anspruchsvoller. Teams sind heute über verschiedene Standorte verteilt, und Unternehmen müssen ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Möglichkeit geben, überall produktiv zu sein. Dadurch steigen auch die Komplexität von Kommunikation und der Bedarf von Abstimmungen.
Gleichzeitig sind Mitarbeiter mit einer wachsenden Flut an Daten und Informationen konfrontiert, die sie managen müssen. Unternehmen stehen jetzt vor der Herausforderung, den Arbeitsplatz so zu gestalten, dass er die Menschen optimal unterstützt, entlastet und Prozesse optimiert. Genau das soll der Digital Workplace leisten. Wie führt man ihn zum Erfolg? Mittelstand Heute stellt die sechs wichtigsten Trends vor.
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Der Digital Workplace ist ein moderner Arbeitsplatz für die Zusammenarbeit über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinaus. Er unterstützt die ortsunabhängige Kollaboration und Kommunikation, vereinfacht die Vernetzung und den Wissenstransfer und fördert die Digitalisierung von Prozessen und Workflows. Dabei stellt er den Menschen in den Mittelpunkt und verfolgt das Ziel, die Mitarbeiterzufriedenheit zu fördern, die Effizienz zu steigern und die Produktivität zu erhöhen.
Seit der Pandemie haben die meisten Unternehmen ein hybrides Modell etabliert, bei dem Mitarbeiter ihre Arbeitszeit zwischen Homeoffice und Präsenz-Arbeit aufteilen. Wie eine Microsoft Studie unter 31.000 Menschen in 31 Ländern zeigt, wollen 52 Prozent der Angestellten im kommenden Jahr hybrid oder remote arbeiten. Flexible Arbeitszeiten, eine gute Work-Life-Balance und das persönliche Wohlbefinden zählen heute zu den Top-Prioritäten von Angestellten. Eine der wichtigsten Anforderungen an den Digital Workplace ist daher: Er muss hybrides Arbeiten unterstützen. Dabei gilt es zum Beispiel Meetings so zu gestalten, dass sich Remote-Mitarbeiter genauso gut integriert fühlen wie die Kollegen vor Ort. Dies gelingt mit Tools wie Videosystemen im Besprechungsraum und interaktiven Whiteboards.
Doch Unternehmen brauchen nicht nur die passende Hard- und Software, sie müssen die Mitarbeiter auch im Umgang mit der neuen Technik schulen. Der Digital Workplace muss nutzerfreundlich, anpassbar, flexibel, verlässlich und sicher sein. Neben der Technologie spielt zudem die Gestaltung der Räumlichkeiten eine Rolle. Diese sollten zur New-Work-Kultur passen, die Kommunikation fördern und Kreativität begünstigen. So empfiehlt es sich zum Beispiel, einen Großteil einer Etage für offene Flächen zu nutzen und zentrale Lounge Areas einzurichten.
Auch wenn es der Begriff zunächst vermuten lässt, geht es beim Digital Workplace nicht primär um Technik. Vielmehr steht der Mitarbeiter im Mittelpunkt. An seinen Bedürfnissen muss sich die Technik ausrichten: Letztere ist Mittel zum Zweck, um die persönliche Produktivität zu fördern und den Menschen optimal bei seiner Arbeit zu unterstützen.
Wie schon der Vordenker Stowe Boyd in einem Blogbeitrag kommentierte, muss Technologie dazu entwickelt werden, die Stärken des Menschen auszubauen und zu nutzen. Daher ist es wichtig, die Angestellten bei der Konzeption des Digital Workplace von Anfang an mit einzubeziehen. Im ersten Schritt geht es darum, Anforderungen und Bedürfnisse zu ermitteln und dann die passenden digitalen Tools auszuwählen. Dafür empfiehlt sich ein Workshop mit der Geschäftsführung, IT-Leitung und Vertretern verschiedener Fachbereiche. Die Einführung des Digital Workplace kann zudem nur erfolgreich sein, wenn die neue Technologie auch unter den Mitarbeitern akzeptiert wird. Eine wichtige Rolle spielt daher der Wandel der Unternehmenskultur und ein begleitendes Change Management.
Cyberangriffe gehören heute zu den größten Geschäftsrisiken. Durch den Trend zum hybriden Arbeiten hat sich die Angriffsfläche noch vergrößert. Nicht nur ist die Zahl der vernetzten angreifbaren Geräte gestiegen. Im Homeoffice sind Mitarbeiter anfälliger für cyberkriminelle Tricks. Sie können nicht schnell einmal einen Kollegen um Rat fragen und befinden sich außerhalb der geschützten Unternehmens-Infrastruktur. Eine zentrale Anforderung an den Digital Workplace ist daher seine Absicherung. Die eingesetzten Tools müssen aktuellen Security-Standards entsprechen und der Datenverkehr sollte verschlüsselt sein. Wichtig ist zudem ein Identitäts- und Zugangsmanagement, um sicherzustellen, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf Systeme und Daten haben.
Grundsätzlich empfiehlt sich die Umsetzung eines Zero-Trust-Modells. Es besagt: Vertraue nichts und niemandem. In der Praxis bedeutet das, Kontrollen und Sicherheitsabfragen für alle Identitäten und Komponenten der gesamten IT-Umgebung einzurichten. Außerdem sollte der Digital Workplace über Automatismen verfügen, um sensible Daten zu schützen. In Microsoft 365 ist beispielsweise die Funktion Information Protection integriert: Sie erkennt kritische Inhalte in E-Mails und weist den Absender auf mögliche Sicherheitsrisiken und entsprechende Schutzmaßnahmen hin.
Nach der Pandemie hat sich die Cloud-Plattform Microsoft 365 als einer der Standards für den Digital Workplace bei Unternehmen herauskristallisiert. Viele Unternehmen setzen bereits Microsoft Teams ein, um digitale Meetings durchzuführen. Die Lösung lässt sich auch auf mobilen Endgeräten nutzen und bietet umfassende Kommunikations-Möglichkeiten, von Videokonferenzen und Desktop-Sharing über Chat und Telefonie. Anwender können Inhalte teilen, gemeinsam an Dokumenten arbeiten und Tasks managen. Die meisten Unternehmen setzen bisher aber nur einen Bruchteil der Funktionen ein, die Teams bietet. Um das volle Potenzial für den Digital Workplace auszuschöpfen, sollte Teams nicht als reines IT-Projekt, sondern auch als Business-Projekt betrachtet werden. Denn das Kollaborationstool beeinflusst Prozesse im gesamten Unternehmen und verändert die Art und Weise, wie Mitarbeiter kommunizieren und kooperieren.
Teams ist jedoch nur ein Baustein in einem Digital Workplace-Konzept. Als zentraler digitaler Hub bietet Microsoft 365 eine Vielzahl an weiteren Modulen für den modernen Arbeitsplatz. Die Kunst besteht darin, die jeweils passenden Tools für den individuellen Anwendungsfall auszuwählen und zu kombinieren. So gibt es zum Beispiel spezielle Apps für Frontline-Arbeiter, um etwa die Einsatzplanung zu erleichtern oder die Kommunikation mit einer Walkie-Talkie-Funktion zu verbessern. Der Digital Workplace trägt dazu bei, Stress zu reduzieren und das Wohlbefinden von Mitarbeitern zu verbessern – gerade auch an vorderster Front.
Zu den wichtigsten Zielen, die Unternehmen mit dem Digital Workplace erreichen möchten, zählen die Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung. Doch die passende Technologie einzuführen, ist kein Selbstläufer. Wenn jeder seine eigenen Workflows gestaltet, kommt es schnell zu Wildwuchs und Chaos, sodass der Produktivitätsgewinn wieder verpufft. Daher braucht man klare Richtlinien, für die Nutzung der Digital Workplace Tools und die Zusammenarbeit. Eine solche Governance regelt zum Beispiel, wie Dokumente abgelegt oder Projekte organisiert werden sollen. Bei der Formulierung der Governance ist es wichtig, Vertreter der Fachabteilungen einzubeziehen. Denn die Regeln sollten Mitarbeiter nicht einschränken, sondern ihnen als Anleitung dienen und Entscheidungen erleichtern.
Um Prozesse zu optimieren, ist es zudem empfehlenswert, Routine-Abläufe zu digitalisieren und zu automatisieren. Auch dafür sollte der Digital Workplace Möglichkeiten bereitstellen. In Microsoft 365 übernimmt diese Aufgabe die Power Platform. Sie bietet einen Low-/No-Code-Ansatz, mit dem sich wiederkehrende Geschäftsprozesse wie Genehmigungsverfahren oder Bestellungen ohne Programmierkenntnisse automatisieren lassen. Mitarbeiter werden dadurch entlastet und gewinnen Freiraum für kreative, wertschöpfende Aufgaben.
Der Begriff Employee Experience ist derzeit bei HR-Verantwortlichen in aller Munde. Übersetzt bedeutet er so viel wie „Mitarbeitererlebnis“. Analog zum Konzept der Customer Experience, das aus dem Marketing bekannt ist, sollten Unternehmen auch ihre Mitarbeiter (Employees) als Kunden betrachten und an allen Kontaktpunkten für eine positive Erfahrung sorgen. Denn wer sich am Arbeitsplatz wohlfühlt, arbeitet produktiver und bleibt seinem Arbeitgeber eher treu. In Zeiten des Fachkräftemangels wird die Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit zum wichtigen Wettbewerbsfaktor.
Microsoft hat diesen Trend erkannt und mit Microsoft Viva eigens eine Employee-Experience-Plattform eingeführt. Sie umfasst aktuell vier Säulen: Viva Connections für Kultur und Kommunikation, Viva Insights für Produktivität und Wohlbefinden, Viva Topics für Wissen und Expertise und Viva Learning für Weiterbildung und Wachstum. Microsoft entwickelt die Plattform kontinuierlich weiter. Die nächsten Module sind Viva Goals für Zielplanung und Priorisierung und Viva Engage als eine Art soziales Netzwerk.
Viva lässt das Intranet wiederaufleben und fördert eine New-Work-Kultur. Die Cloud-Plattform will eine personalisierte Erfahrung für den Mitarbeiter und ein Gefühl der Verbundenheit zwischen Kolleginnen und Kollegen schaffen. Sie ermöglicht schnellen Zugriff auf relevante Informationen sowie Lerninhalte und unterstützt Mitarbeiter mit Analytics und Monitoring.
Quelle Aufmacherbild: Gorodenkoff/stock.adobe.com