Digitaler Pflichttermin
Über das Wachstumschancengesetz soll 2025 die elektronische Rechnungsstellung kommen. Mittelstand Heute zeigt, wie Unternehmen sich auf E-Invoicing vorbereiten.
Aktualisiert – 15. Januar 2024: Deutschland steuert auf eine neue Ära der Rechnungsstellung zu: Ab Januar 2025 soll E-Invoicing im B2B-Segment nicht mehr nur eine Option, sondern Pflicht sein. Die Weichen für das Vorhaben stellt das Wachstumschancengesetz, das am 17.11.2023 vom Bundestag gebilligt wurde. Genau dieses hängt aber nach wie vor im Vermittlungsausschuss, den der Bundesrat noch im gleichen Monat angerufen hat. Und dennoch: Unternehmen sollten sich jetzt schon vorbereiten. Mittelstand Heute gibt einen Einblick zur elektronischen Rechnungsstellung, den geplanten Änderungen und was Sie wann erwarten können.
Inhalt (per Klick auf die Links gelangen Sie direkt zum jeweiligen Kapitel):
- Was ist E-Invoicing?
- Entscheidende Faktoren für eine reibungslose Einführung von E-Invoicing
- Cloud-Hosting für agile und erweiterbare Systeme
- E-Invoicing: Was sollten Unternehmen bei der Umsetzung beachten?
- 8 Schritte für eine erfolgreiche Umstellung auf E-Invoicing
- Wie lange dauert ein E-Invoicing-Projekt im Schnitt?
- E-Invoicing: Mehr als nur Rechnungen digitalisieren
Was ist E-Invoicing?
Auch bekannt als elektronische Rechnungsstellung bezeichnet E-Invoicing den Prozess, bei dem Rechnungen digital erstellt, ausgetauscht und verarbeitet werden. Der Bedarf dafür erklärt sich leicht: Herkömmliche PDF-Rechnungen lassen sich durch IT-Systeme nicht ohne Weiteres auslesen, digitale Rechnungen im XML-Format hingegen schon.
Das Gesetz zur Stärkung der Wachstumschancen definiert die „elektronische Rechnung“ folgendermaßen (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG-E): Sie „wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und ermöglicht eine elektronische Verarbeitung. Dabei muss das Format den europäischen Normen für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der RL 2014/55/EU entsprechen, einschließlich der CEN-Norm EN 16931.“
Entscheidende Faktoren für eine reibungslose Einführung von E-Invoicing
Das elektronische Datenaustauschverfahren – E-Invoicing – basiert auf einer Electronic-Data Interchange-(EDI)-Plattform, die eng mit dem ERP-System verknüpft ist. Diese bekommt sämtliche Daten, die zur Erstellung des XML-Rechnungsdokuments notwendig sind, direkt aus dem ERP-System. Zwar können die spezifischen Datenanforderungen je nach Land variieren, doch sind 80 Prozent der benötigten Daten länderübergreifend gleich, sagt Adalbert Oblamski, Senior Consultant des Business-IT-Spezialisten All for One Group. Das erleichtert es Unternehmen, international zu agieren und neue Länder zu integrieren.
Allerdings erfordert die Integration der EDI-Plattform mit dem ERP-System oft die Unterstützung erfahrener IT-Dienstleister. Sie stellen sicher, dass der E-Invoicing-Prozess rechtlich einwandfrei verläuft. Außerdem helfen sie den Fachabteilungen dabei, neue Prozesse zu implementieren oder bestehende in Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen zu erweitern.
Cloud-Hosting für agile und erweiterbare Systeme
Bisher wurden viele EDI-Systeme On-Premises gehostet. Ähnlich wie bei ERP-Systemen geht auch hier der Trend zunehmend in Richtung Cloud. Dies bringt einige Vorteile mit sich: Über die Cloud lässt sich die Plattform ohne großen Aufwand auf dem neuesten Stand halten. On-Premises hingegen müssen Updates manuell installiert werden. Als Cloud-Dienst ist der Service außerdem immer wieder erweiterbar. Kommt die E-Rechnungspflicht in einem weiteren Land, lässt sich das System für die jeweilige Finanzbehörde einfach freischalten. Das System erkennt außerdem selbstständig, ob Daten aus dem ERP fehlen.
So oder so: Wichtig für den Erfolg eines E-Invoicing-Projektes ist, dass sich die zugrundeliegende Datenbasis gut anbinden lässt. SAP liefert zum Beispiel mit S/4HANA eine gute Grundlage für den E-Rechnungsprozess gleich mit. Wollen Unternehmen den Schritt in die Cloud gehen, können sie ihre Cloud-basierte EDI-Plattform direkt anbinden.
Zum Thema
Technologie einfach erklärt
Was ist EDI? Elektronischer Datenaustausch
E-Invoicing: Was sollten Unternehmen bei der Umsetzung beachten?
E-Invoicing erfordert nicht nur technisches Know-how, sondern auch eine enge Zusammenarbeit mit Spezialisten – insbesondere, wenn es darum geht, die notwendigen Daten für die EDI-Plattform bereitzustellen und zu managen. Die Zusammenarbeit mit den jeweiligen Fachbereichen in Unternehmen ist deshalb so wichtig, weil sie eine Schlüsselrolle bei der Überprüfung der Datenintegrität spielen. Nur mit „sauberen“ Daten lässt sich sicherstellen, dass das System den gesamten Rechnungsprozess reibungslos durchführen kann.
Grundsätzlich gilt: Will ein Unternehmen Geschäftsprozesse an E-Invoicing erfolgreich anpassen, braucht es eine ganzheitliche Herangehensweise, bei der Technologie, Mitarbeiterbeteiligung und kontinuierliche Verbesserung im Einklang stehen.
8 Schritte für eine erfolgreiche Umstellung auf E-Invoicing
Möchten Unternehmen auf E-Invoicing umstellen, sollten sie folgende acht Schritte unbedingt berücksichtigen:
- Umfassende Analyse der bestehenden Rechnungs- und Finanzprozesse: Identifizieren Sie manuelle Schritte, eventuelle Engpässe und potenzielle Verbesserungsbereiche.
- Eine reibungslose Integration minimiert Unterbrechungen: Prüfen Sie, wie sich das E-Invoicing in bestehende ERP- und Buchhaltungssysteme integrieren lässt.
- Schulen Sie Mitarbeiter in den betroffenen Fachabteilungen, sensibilisieren Sie sie für die neuen Prozesse und Technologien.
- Klären Sie die Verantwortlichkeiten für die neuen Prozesse – als da wären: Datenerfassung, Validierung, Freigabe und elektronischer Versand.
- Nutzen Sie die Möglichkeit zur Automatisierung, um möglichst wenige manuelle Aufgaben ausführen zu müssen. Wie lassen sich Workflows im Ihrem Unternehmen optimieren, um Durchlaufzeiten zu verkürzen?
- Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Invoicing-Praktiken den geltenden Compliance-Vorschriften entsprechen.
- Informieren Sie Ihre Geschäftspartner. Klären Sie gemeinsam die notwendigen Prozessanpassungen – so sorgen Sie für eine störungsfreie Zusammenarbeit.
- Implementieren Sie ein Monitoring-System, sammeln Sie außerdem Feedback und passen Sie die Prozesse bei Bedarf immer wieder an.
Wie lange dauert ein E-Invoicing-Projekt im Schnitt?
Wenn die Fachabteilungen bereits Erfahrung im Umgang mit EDI haben, das ERP-System etabliert ist und die Daten gut gepflegt sind, kann ein E-Invoicing-Projekt in etwa sechs bis acht Wochen abgeschlossen sein. In Fällen, in denen die ERP-Prozesse noch wachsen und die Rechnungsdaten nicht sofort abrufbar sind, sind jedoch eher drei bis vier Monate nötig.
E-Invoicing: Mehr als nur Rechnungen digitalisieren
Da Unternehmen mit E-Invoicing auch EDI einführen, öffnen sie damit auch die Tür für weitere Digitalisierungsprojekte. Soll heißen: Wenn sie mit einer EDI-Plattform starten, können sie darüber weitere EDI-Funktionalitäten abwickeln: Daten und Dokumente zu versenden, muss sich nicht zwangsläufig auf Rechnungen beschränken. Auch der Versand elektronischer Lieferscheine, ganze Standardprozessketten, wie Bestellungen, Just-in-Time-Lieferungen oder digitale Order-to-Cash-Prozesse, sind möglich.
Da die E-Invoicing-Pflicht in nicht allzu ferner Zukunft für alle EU-Staaten gelten soll, haben Firmen die Nase vorn, die jetzt eine EDI-Plattform einführen und die notwendigen Prozesse und Systeme initialisieren. Diese Unternehmen müssen künftig nur noch die Finanzinstitute einzelner Länder anbinden. Und ganz nebenbei können sich weitere Synergien ergeben, zum Beispiel mit einer SAP-Transformation.
Quelle Aufmacherbild: unsplash/Austin Distel
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