Eine Hand bedient einen Taschenrechner, die andere Hand hält ein Smartphone vor einem Laptop

28.11.2022 – Lesezeit: 7 Minuten

Prozesse / Geschäftsführung

E-Invoicing: So nutzen Sie die neue Pflicht geschickt!

Das E-Invoicing und damit die Pflicht zu elektronischen Rechnungen wird auch in Deutschland kommen. Wie Unternehmen aus dieser Vorgabe Mehrwert ziehen…

 

In Lateinamerika ging es los. In Italien und Spanien ist sie auch schon etabliert. In Polen gilt sie ab dem 1. Januar 2024. In Frankreich ist sie ab dem 1. Juli 2024 verpflichtend und in Deutschland haben die Gespräche bereits begonnen: Die Rede ist von der elektronischen Rechnung (E-Rechnungen) und dem damit verbundenen Verfahren, dem E-Invoicing. Unternehmen, die die nötigen Prozesse nicht fristgerecht umsetzen, müssen mit Strafzahlungen rechnen. Da sich die meisten Betriebe früher oder später mit der Thematik befassen müssen, wollen wir auf Mittelstand Heute erklären, wie E-Invoicing funktioniert und welche Vorteile Unternehmen daraus ziehen können.

 

 

FAQ zu E-Invoicing:

Was ist eine elektronische Rechnung?

Eine E-Rechnung ist ein XML-Dokument, das verschiedene Daten aus dem ERP-System zu einer Transaktion enthält.

Wie funktioniert eine elektronische Rechnung?

Um eine elektronische Rechnung auszulösen, muss ein Unternehmen eine Plattform für elektronischen Datenaustausch (EDI) eingerichtet haben. Diese Plattform ist an ein ERP-System angebunden. Wird im ERP ein Rechnungsprozess ausgelöst, kreiert es ein Inhouse-Datenformat. Dieses wird an die EDI-Plattform geschickt, die den E-Invoicing-Prozess abwickelt.

Ist ein PDF ein zulässiges Format für E-Rechnungen?

Nein. E-Rechnungen müssen im XML-Format vorliegen.

Wie werden E-Rechnungen übermittelt?

Die Übermittlung an die zuständige Finanzbehörde läuft digital über eine EDI-Plattform.

 

Was ist E-Invoicing?

Eine konventionelle PDF-Rechnung kann nicht ohne weiteres von einem IT-System ausgelesen und weiterverarbeitet werden. Eine elektronische Rechnung im XML-Format hingegen ist vollständig maschinell lesbar.

Vor allem staatliche Organisationen treiben die Etablierung des E-Invoicing-Verfahrens. Denn: Mit maschinell verarbeitbaren Rechnungsdokumenten lassen sich steuerliche Prozesse einfach automatisieren. Bei E-Invoicing-Verfahren in Ländern wie Italien, Ungarn und bald auch Polen, Frankreich und Deutschland geht die elektronische Rechnung zuerst an die zuständige Finanzbehörde. Von dort aus wird sie anschließend an den Rechnungsempfänger weitergeleitet. Die Umsatzerfassung zur Steuerberechnung erfolgt beim E-Invoicing in Echtzeit.

Voraussetzungen für E-Invoicing

E-Invoicing ist ein Verfahren des elektronischen Datenaustausches. Dieser Austausch wird über eine EDI-Plattform abgewickelt. Die Plattform wird hierfür mit dem ERP-System verbunden. Von dort wird die EDI-Plattform mit allen Daten versorgt, die zur Erstellung des XML-Rechnungsdokuments notwendig sind. Um welche Daten es sich dabei handelt, unterscheidet sich geringfügig von Land zu Land. Laut Adalbert Oblamski, Senior Consultant beim Business-IT-Spezialisten All for One Group, sind jedoch etwa 80 Prozent der benötigten Daten für elektronische Rechnungen über alle Länder hinweg gleich.

 

>>> Was ist EDI? Alle Details zum Begriff lesen Sie in diesem FAQ-Beitrag.

 

Um an die Daten zu gelangen, muss die EDI-Plattform an das ERP-System angebunden werden. Dabei kann ein erfahrener IT-Dienstleister helfen einige Business-IT-Spezialisten verfügen bereits über 40 Jahre Erfahrung mit dem elektronischen Datenaustausch. Ein solcher Business-IT-Projektpartner sorgt dafür, dass der E-Invoicing-Prozess rechtlich einwandfrei abläuft. Außerdem unterstützt er die Fachabteilungen seiner Kunden dabei, die neuen Prozesse zu etablieren oder bestehende Prozesse mit der Fachabteilung im nötigen Umfang zu erweitern.

Bisher wurden viele EDI-Systeme on-premise gehostet. Ähnlich wie bei ERP-Systemen geht auch hier der Trend zunehmend in Richtung Cloud. Dies bringt einige Vorteile mit sich: Über die Cloud lässt sich die Plattform ohne großen Aufwand auf dem neuesten Stand halten. On-premise hingegen müssen Updates manuell installiert werden. Als Cloud-Dienst ist der Service außerdem immer wieder erweiterbar. Kommt die E-Rechnungspflicht in einem weiteren Land, lässt sich das System für die jeweilige Finanzbehörde einfach freischalten. Das System erkennt außerdem selbstständig, ob Daten aus dem ERP fehlen.

 

Chancen und Synergien aus der E-Invoicing-Pflicht

Da Unternehmen mit E-Invoicing auch EDI einführen, ergeben sich Chancen, weitere Digitalisierungsprojekte anzustoßen. Unternehmen, die für E-Invoicing mit einer EDI-Plattform starten, können über die Plattform folglich auch alle anderen EDI-Funktionalitäten abwickeln. Versendete Daten und Dokumente müssen sich nicht zwangsläufig auf Rechnungen beschränken. Auch der Versand elektronischer Lieferscheine, ganze Standardprozessketten, wie Bestellungen, Just-in-Time-Lieferungen oder digitale Order-to-Cash-Prozesse, sind beispielsweise möglich.

So oder so: Wichtig für den Erfolg eines E-Invoicing-Projektes ist, dass die zugrundeliegende Datenbasis gut angebunden werden kann. SAP liefert mit S/4HANA die ideale Grundlage für den E-Rechnungsprozess gleich mit. Unternehmen, die mit SAP S/4HANA den Schritt in die Cloud gehen, binden ihre Cloud-basierte EDI-Plattform praktischerweise direkt an. 

 

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Mehr Infos bietet der Business-IT-Spezialist All for One Group hier.

 

EDI und E-Invoicing sind keine klassischen IT-Projekte

Auch wenn dies alles erst einmal sehr technisch klingt: Sieht man von der Software ab, ist E-Invoicing kein klassisches IT-Projekt. Schließlich lässt es sich ohne die Mitarbeit der Fachabteilungen, die das neue Verfahren anwenden und die von der EDI-Plattform benötigten Daten verwalten, gar nicht erst umsetzen. Die Fachabteilungen überprüfen auch, ob alle Daten vorhanden sind und ob das System den Rechnungsprozess mit anschließender, elektronischer Nachricht prozessieren kann.

„EDI-Prozesse wurden lange rein technisch betrachtet. Sie wurden als Vorgänge in einem Computer gesehen. Eigentlich ist es aber egal, ob eine Nachricht elektronisch übermittelt wird, oder ob das – bildlich gesprochen – ein berittener Bote macht. Essenziell ist, dass ich die Daten für den Prozess kenne,“ sagt Christoph Büttcher, Senior Manager Business Integration bei der All for One Group.

 

 

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Wie lange ein E-Invoicing-Projekt dauert, hängt folglich auch davon ab, wie gut die Fachabteilungen vorbereitet sind. Haben Fachabteilungen bereits Erfahrung im Umgang mit EDI, ist das ERP-System im Unternehmen etabliert und die Daten sind gut gepflegt, lässt sich ein E-Invoicing-Projekt in etwa sechs bis acht Wochen abschließen. Sind die ERP-Prozesse noch im Wachsen und die Rechnungsdaten nicht direkt abrufbar, kann ein solches Projekt gut und gerne drei bis vier Monate in Anspruch nehmen.

Die E-Invoicing-Pflicht wird höchstwahrscheinlich in nicht allzu ferner Zukunft für alle EU-Staaten gelten. Firmen, die sich jetzt darum kümmern, eine EDI-Plattform einzuführen und die notwendigen Prozesse und Systeme initialisieren, müssen künftig nur noch die Finanzinstitute einzelner Länder anbinden. Und ganz nebenbei lassen sich möglicherweise auch Synergien mit einer SAP-Transformation erzeugen.

 

Häufige Abkürzungen im Zusammenhang mit E-Invoicing

  • PEPPOL: Das Akronym steht für „Pan-European Public Procurement On Line”. Dahinter steckt das Projekt der Europäischen Kommission, einen Standard zur grenzüberschreitenden, elektronischen Vertragsvergabe zu schaffen. Über das PEPPOL-Netzwerk werden E-Rechnungen und andere EDI-Daten verschickt.
  • ZUGFeRD: Darunter versteht man „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es handelt sich um Spezifikationen für elektronische Rechnungen in Deutschland und Frankreich .
  • X-Rechnung: Dieses XML-basierte Dateiformat ist der Standard für elektronische Rechnungen in Deutschland. Noch sind nur öffentliche Auftraggeber von Bund, Länder und Kommunen sowie öffentliche Institute verpflichtet E-Invoicing ausschließlich in diesem Format anzunehmen . Wenn E-Invoicing für die gesamte deutsche Wirtschaft zur Pflicht wird, wird der Prozess höchstwahrscheinlich ebenfalls über X-Rechnung abgewickelt werden.

Quelle Aufmacherbild: crizzystudio/stock.adobe.com