Hand unterschreibt digital auf Tablet

19.09.2022 – Lesezeit: 7 Minuten

Prozesse / Geschäftsführung

Digitale Unterschrift: Warum digitales Vertragsmanagement?

Ist die digitale Unterschrift im Mittelstand angekommen? Wie weit ist digitales Vertragsmanagement und warum lohnt es sich?

 

Warum ist digitales Vertragsmanagement wichtig, welche Vorteile bringt es und wie weit ist der deutsche Mittelstand beim Thema digitale Unterschrift? Eine neue Studie, die der Spezialist für digitales Vertragsmanagement Docusign gemeinsam mit dem Marktforschungsunternehmen Statista durchgeführt hat, liefert Antworten. Mittelstand Heute fasst die Ergebnisse für Sie zusammen:

 

Definition: Was bedeutet digitales Vertragsmanagement?

Das digitale Vertragsmanagement digitalisiert und automatisiert Prozesse im gesamten Vertragszyklus – papierlos, ortsungebunden und zu jeder Zeit. Das digitale Vertragsmanagement umfasst alle Bereiche innerhalb eines Lebenszyklus von Verträgen – von der Angebotseinholung über die Anbahnung des Vertrags, den Vertragsabschluss, die Fristkontrolle, Verlängerungen und Änderungen bis hin zur Beendigung des Vertrags.

Digitale Verträge? Vertragsmanagement noch überwiegend mit Medienbrüchen!

Laut der Studie ist die Hälfte der mittelständischen Unternehmen in den Branchen Fertigung, Finanzen und Gesundheitswesen in Deutschland immer noch weit von durchgängigen digitalen Prozessen ohne Medienbrüche entfernt. Im Branchenvergleich zeigt sich, dass die digitale Entwicklung

  • im Finanzsektor vergleichsweise weit fortgeschritten ist,
  • es aber hingegen im Gesundheitswesen und
  • in der Fertigung noch Ausbaupotential gibt.

Mit der fortschreitenden Digitalisierung befinden sich kleine und mittelständische Unternehmen in Deutschland inmitten tiefgreifender Veränderungen: Informationsaustausch und Kundenkontakte finden zunehmend digital statt und immer mehr manuelle Arbeitsprozesse werden zu digitalen Abläufen. Dies hat Einfluss auf die eigene Wahrnehmung dieser Unternehmen, was den digitalen Fortschritt angeht:

  • 74 Prozent der befragten Mittelständler bewerten die Digitalisierung im eigenen Unternehmen mit gut bis sehr gut, und nehmen sich somit als innovativer wahr als die deutsche Wirtschaft im Allgemeinen (54 Prozent).
  • Am positivsten bewertet die Finanzbranche die eigene Situation (80 Prozent), was auf eine bessere digitale Infrastruktur in der Branche zurückzuführen ist.
  • Eine auffallend negative Einschätzung gab es hingegen im Gesundheitswesen: 13 Prozent der befragten Mittelständler gaben an, dass ihre Branche nicht gut in der Prozessdigitalisierung aufgestellt sei.

Verträge finden sich in allen Bereichen und Abteilungen eines Unternehmens. Die Studie zeigt, dass vor allem Mitarbeiterverträge (69 Prozent) und Kundenverträge (60 Prozent) zu sogenannten Medienbrüchen führen. In der Fertigungsbranche werden demnach sogar noch über 80 Prozent der Mitarbeiterverträge gedruckt und eingescannt. Zur Erklärung: Am Beispiel von Verträgen bedeutet ein Medienbruch, dass ein digitaler Prozess unterbrochen wird, Daten ausgedruckt und anschließend wieder digital erfasst werden.

 

Digitales Vertragsmanagement: Wo kommt es noch zu Medienbrüchen? (Grafik: Docusign/Statista)Digitales Vertragsmanagement wo kommt es zu Medienbrüchen

 

Unterschriften und Verträge: Welche digitalen Signaturen gibt es?

Seit Juni 2016 regelt die elDAS-Verordnung (Electronic Identification And Trust Services für alle EU-Mitgliedsstaaten und alle zusätzlichen Staaten des EWR) die Arten von und die gültigen Anforderungen an digitale Unterschriften. Für Signaturen gibt es drei unterschiedliche digitale Formen: Die Unterscheidung bezieht sich auf das Sicherheitsniveau, die Unverfälschbarkeit des Validierungsprozesses und der Daten sowie der Identität des Unterzeichners.

  1. Digitale Unterschrift: Einfache elektronische Signatur
    Sie ist die schwächste und am wenigsten sichere Form der digitalen Signatur und eignet sich daher am besten für Transaktionen mit dem geringsten rechtlichen Risiko. Die elektronische Signatur erfüllt somit den gleichen Zweck, wie eine handschriftliche Unterschrift für Papierdokumente oder Verträge.
  2. Digitale Unterschrift: Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
    Die Anforderungen an die fortgeschrittene elektronische Signatur sind ungleich höher. Diese Art der digitalen Unterschrift ermöglicht es, die Unverfälschtheit der signierten Daten auf Verträgen zu prüfen. Dabei wird dem unterzeichneten Vertrag ein einmaliger Signaturschlüssel beigefügt, mit dem der digitale Unterzeichner eindeutig zu identifizieren ist und womit sichergestellt wird, dass nach dem Unterschreiben des digitalen Vertrags keinerlei Änderungen mehr vorgenommen wurden.
  3. Digitale Unterschrift: Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
    Die qualifizierte elektronische Signatur entspricht weitestgehend der per Gesetz geforderten, handgeschriebenen Unterschrift auf Papier. Zusätzlich zu den Anforderungen an eine fortgeschrittene elektronische Signatur wird die qualifizierte elektronische Signatur von einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit erstellt und basiert auf einem qualifizierten Zertifikat für elektronische Signaturen. Qualifiziert unterschriebene Dokumente können nicht abgestritten werden. Vor Gericht werden sie somit sogar als Original anerkannt.

Vorteile vs. Sicherheitsbedenken: Branchen wägen Einsatz digitaler Verträge (noch) ab

Wie die Ergebnisse der Umfrage zeigen, gehört das digitale Vertragsmanagement bei weniger als der Hälfte der mittelständischen Unternehmen (43 Prozent) heute schon zur Arbeitsrealität. In vielen Unternehmen ist es bereits geplant – die Umsetzung steht aber oft noch aus.

Der in vielen Fällen hohe Planungsgrad (38 Prozent) weist jedoch darauf hin, dass es bei vielen Unternehmen Bestandteil der Digitalisierungsstrategie ist. Hier soll die digitale Umsetzung vor allem kurzfristig noch im laufenden Quartal (13 Prozent), bis mittelfristig zum Ende des Jahres (48 Prozent) erfolgen.

 

Digitales Vertragsmanagement: Wo sind bereits Lösungen etabliert? (Grafik: Docusign/Statista)Digitales Vertragsmanagement wo geplant Grafik

 

Welche Branchen haben die Vorteile von elektronischen Signaturen und digitalen Verträgen bereits erkannt und nutzen hier bereits digitale Prozesse?

  • In der Fertigungsbranche bestätigten nur 40 Prozent der Unternehmen, hier schon eine digitale Lösung im Einsatz zu haben. Trotz des hohen Bedarfs sind konkrete digitale Initiativen dazu oftmals erst in der Anfangsphase.
  • Anders sieht es in der Finanzbranche aus, die sich mit 57 Prozent bei Nutzung von digitalem Vertragsmanagement als Vorreiter positioniert.
  • Einen hohen kurzfristigen Bedarf, deren Umsetzung noch im selben Quartal geplant ist, gibt es mit 16 Prozent vor allem im Healthcare-Bereich.

 

 

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Digitales Vertragsmanagement: Wo liegen die Vorteile?

Was sind die wichtigsten Treiber für die Anschaffung von digitalem Vertragsmanagement? Hier listet die Studie folgende Gründe auf:

  • generell: effiziente Geschäftsprozesse (72 Prozent), höhere Produktivität (49 Prozent), mehr Nachhaltigkeit (39 Prozent) und Kundenerwartungen (13 Prozent).
  • Ziel im Finanzsektor und Gesundheitswesen ist die Effizienz – in der Fertigung vor allem der Bürokratieabbau (73 Prozent).

Die Implementierung solcher digitalen Prozesse ist dabei auch von der Entscheidung unterschiedlicher Fachabteilungen abhängig. Dabei stehen nach

  • der Geschäftsleitung
  • die IT-Abteilungen (49 Prozent) an zweiter Stelle,
  • gefolgt von der Personalabteilung (32 Prozent)
  • und der Rechtsabteilung (25 Prozent).

 

 

Digitales Vertragsmanagement: Von wem ging die Initiative zur Anschaffung einer Software aus? (Grafik: Docusign/Statista)digitales Vertragsmanagement Software

 

53 Prozent der Befragten, die den Einsatz von digitalem Vertragsmanagement verworfen oder noch nicht auf der Digital-Agenda haben, begründen dies vor allem mit Sicherheitsbedenken. Viele fürchten zudem eine Nichtvereinbarkeit mit etablierten Prozessen (34 Prozent), vor allem im Fertigungs- und Finanzsektor. 28 Prozent könnten sich vorstellen, dass Kunden oder Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich gegen die neuen digitalen Prozesse sträuben.

„Die Ergebnisse unserer jüngsten Mittelstandsstudie bestätigen, dass es in Deutschland noch viel Potenzial auf dem Weg zu volldigitalen Vertragsprozessen gibt. Noch immer behindern bestehende papierbasierte Prozesse übergreifende Geschäftsprozesse und digitale Workflows. Sie führen zu Informationssilos und werden so zum Sicherheitsrisiko“, sagt Daniela Becker, Area Vice President EMEA bei Docusign. „Die Ergebnisse zeigen aber auch, dass der hohe Stellenwert von digitalem Vertragsmanagement branchenübergreifend anerkannt wird und der Bedarf zum Handeln erkannt wird.“

 

Quelle – die Studie: Digitales Management von Verträgen

Die Studie wurde von Docusign und Statista durchgeführt. Alle Daten stammen von Statista sofern nicht anders angegeben. Die Umfrage wurde vom 27. April bis 25. Mai 2022 als quantitative Befragung bei 300 Personen in Deutschland via Telefon durchgeführt. Es wurden 300 Personen zum Thema Vertragsmanagement in KMU in Deutschland befragt, darunter allgemeine Entscheidungsträger und Firmenchefs im Mittelstand, Mitarbeiter in HR, IT, Einkauf und Rechtsabteilungen - in Unternehmen von 100 bis 2.000 Mitarbeitenden in den Branchen Manufacturing und Engineering, Financial und Insurance, Healthcare und Life Science.

 

Quelle Aufmacherbild: cameravit/stock.adobe.com