Mit 5 Schritten loslegen Agile Meetings einführen: So geht's!

Agilität hat verschiedene Meetingformate. So bieten Scrum, Kanban und Co. zahlreiche Methoden, von denen im Folgenden die wichtigsten erläutert werden. Bekannte Meetingformate sind Daily, Retrospektive, Planning Meeting, Estimation Meeting und Lean Coffee. Grundsätzlich liegen allen agilen Meetings vier Prinzipen zugrunde.

• Prinzip 1: Agile Meetings haben eine sehr strenge Timebox. Das heißt, Meetings starten und enden pünktlich. Außerdem gibt es einen festen Zeitrahmen pro Thema.
  
  
• Prinzip 2: Agilität bedeutet Teamarbeit. Es gilt für den Moderator als äußerst wichtig, darauf zu achten, dass ein „Ich“ durch ein “Wir“ ersetzt wird.
  
  
• Prinzip 3: Agilität bedeutet Relevanz und Sinnhaftigkeit. Wenn das Meeting startet, sollte der Moderator kurz die Gründe für das Meeting erwähnen. Auch Ziele und Teilnehmer des Meetings sind zu nennen.
  
  
• Prinzip 4: Jedes agile Meeting besitzt einen Nutzen und hat konkrete Action Points. Dabei ist es sinnvoll, dass der Moderator Protokoll führt. Dazu werden Zweck des Meetings sowie Ort, Dauer, Anwesende und Next Steps (mit konkreten Verantwortlichen) dokumentiert.

1. Daily

Das Daily Meeting findet an jedem Arbeitstag statt. In der Regel dauert es nicht länger als 15 Minuten (siehe Prinzip 1: Timebox) und dient dem Team dazu, sich abzustimmen und auszutauschen. Dabei bekommt jede Teilnehmer etwa eine Minute Redezeit und beantwortet folgende Fragen kurz und knapp:

• Was habe ich seit dem letzten Daily Scrum getan?
• Was plane ich, bis zum nächsten Daily Scrum zu tun?
• Was hat mich bei der Arbeit blockiert?

Der Vorteil dieses kurzen Daily ist, dass jeder Mitarbeiter Informationen darüber erhält, woran seine Teammitglieder aktuell arbeiten. Dies garantiert eine bessere Zusammenarbeit, sodass nicht jeder isoliert in seinem Gebiet arbeitet, sondern ein Gesamtbild erhält. Auch könnten Teamkollegen so dabei helfen, Lösungsansätze für eigene Arbeitsblocker zu finden.

2. Retrospektive

Retrospektiven sind Meetings, bei denen es darum geht, aus der Vergangenheit zu lernen. Es gibt verschiedenste Formate, jedoch ist der Ablauf in der Regel ähnlich:

• Begrüßung: Ziel der Retrospektive
• Daten sammeln: Was ist in letzter Zeit geschehen? Was war gut? Was war schlecht?
• Einsicht gewinnen: Warum sind die Dinge wie sie sind?
• Maßnahmen beschließen: Was wollen wir konkret wie ändern?
• Abschluss: Mit welchem Gefühl gehen wir aus dem Termin?

Dabei gilt, dass eine Retrospektive auf jeden Fall moderiert werden sollte, am besten von einer "neutralen" Person. So wird eine konstruktive Moderation gewährleistet. Wichtig ist außerdem, dass immer konkrete Maßnahmen entwickelt werden, um sicherzustellen, dass nicht nur besprochen, sondern auch gehandelt wird.

3. Planning Meeting

Zu Beginn jedes Projekts oder Scrum Sprints findet als Kick-off das Sprint Planning Meeting statt. Es hat wie alle agilen Meetings eine festgelegte Länge und plant, welche Arbeitspakete im kommenden Sprint oder Projekt bearbeitet werden sollen. Diese werden in einem Sprint/Projekt Backlog gesammelt. Dabei werden auch die Aufgaben priorisiert und sind damit im Backlog nach Wichtigkeit sortiert.

4. Estimation Meeting

Anschließend findet das Estimation Meeting statt. Der Ablauf ist dabei, dass die Tasks des Backlogs vorgestellt und nacheinander vom Team nach Aufwand geschätzt werden. Anschließend diskutieren die Teilnehmer über die Umsetzung der jeweiligen Tasks. Zusammenfassend ergänzen sich beide Meetings: Planning Meeting (Was wollen wir tun?) und Estimation Meeting (Wie wollen wir es tun?).

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5. Lean Coffee

Lean Coffee ist ein Format, das für ein Treffen ohne vorab definierte Agenda geeignet ist. Zu diesem kann einfach mit einem Aushang eingeladen werden, und die Teilnehmer können zu Beginn die Themen selbst bestimmen. Das Format wurde von den beiden agilen Coaches Jim Benson und Jeremy Lightsmith entworfen. Lean, weil es Prinzipien wie der Vermeidung von Zeitverschwendung, der Verstärkung von Austausch und Kommunikation und der Förderung von Eigenverantwortung unterliegt. Coffee, weil das Meeting auf einer lockeren, informellen Atmosphäre basieret. Tipp: Fordern Sie die Teilnehmer also gerne auf, ihren Kaffee mitzubringen. Zu Beginn des Lean Coffee sammelt der Moderator die Themenwünsche der Teilnehmer und hilft dabei diese zu priorisieren. Dabei teilt der Moderator die Themen wie folgt ein:

• „zu diskutieren“: alle Themen werden in der priorisierten Reihenfolge gesammelt und besprochen
• „in Diskussion“: das aktuell besprochene Thema
• „diskutiert“: Themen, die bereits besprochen wurden

Jedes Thema hat dabei eine feste Timebox von beispielsweise zehn Minuten. Nach Ablauf der Zeit gibt es für alle Teilnehmer per Mehrheitsentscheid die Möglichkeit, Diskussionszeit zu verlängern. Experten empfehlen in der Regel eine Verlängerung von 50 Prozent der Timebox (in diesem Beispiel: fünf Minuten).

Bewertung: Agile Meetings

Durch agile Meetingformate kann der agile Wandel in der Organisation gefördert und Meetings können deutlich effizienter gestaltet werden. Mithilfe einer professionellen Moderation und der Festlegung einer Timebox sowie einem Protokoll kann sichergestellt werden, dass Meetings planmäßig ablaufen. Es gilt nun einzelne Formate auszuwählen und in der eigenen Organisation zu erproben.

Quellen: Titelbild shutterstock, g-stockstudio