Mehr als 90 Dialysezentren betreibt die PHV von Bad Homburg aus. Erfahren Sie, wie ihr die S/4HANA-Migration termingerecht gelang.
Als einer der führenden gemeinnützigen Dialyseanbieter im deutschen Gesundheitswesen bekommt die gemeinnützige Stiftung PHV (Patienten-Heimversorgung) den Kostendruck voll zu spüren: Stark steigende Personal- und Betriebskosten treffen auf gedeckelte Einnahmen durch feste Vergütungssätze der Krankenkassen. „Dies erfordert einen Balanceakt zwischen wirtschaftlicher Stabilität und einer weiterhin qualitativ hochwertigen Patientenversorgung“, so Sabine-Andrea Rehberg, Mitglied der Geschäftsleitung & Leitung IT und Organisation. Da SAP den Support für sein bewährtes On-Premise-ERP-System sukzessive einstellt, nutzte das Gesundheitsunternehmen die Migration auf SAP S/4HANA, um Kostensenkungspotenziale zu heben und die internen Prozesse zu verbessern.
Die PHV machte aus der Not eine Tugend. Die notwendigerweise bevorstehende S/4HANA Conversion nutzte sie, um die eigenen Prozesse noch einmal kritisch anzuschauen und, wo möglich, zu verbessern. Dazu beauftragte die PHV im April 2022 die Allfoye mit einer Potenzialanalyse. Im Dezember 2023 vereinbarten die Projektpartner die Migration mit einem Bluefield-Ansatz. Eine engagierte Mannschaft setzte das Projekt mit minimaler Downtime termingerecht um. Um den Aufwand der IT-Abteilung sowie Kosten zu senken, migrierte der Dialyseanbieter noch mit der bisher eingesetzten Lösung ins Rechenzentrum der All for One.
Selektive Datenübernahme
Dank der Möglichkeit, Daten in Zeitscheiben zu übertragen, beschränkte sich die PHV auf die Daten der letzten 10 Jahre „Das war für uns ein Highlight“, sagt Sabine-Andrea Rehberg. „In der Vergangenheit haben alle das System genutzt und fleißig Daten eingegeben. Nachdem wir das mit unserem Wirtschaftsprüfer geklärt hatten, konnten wir Altlasten beseitigen und alte Zöpfe abschneiden.“ Insgesamt 131 Programme wurden abgeschaltet, 90 Prozent der Daten aussortiert.
Nach und nach wird die PHV nun die Potenziale nutzen, die SAP S/4HANA bietet. Sabine-Andrea Rehberg: „Wir haben jetzt ein neues, innovatives System, auf dem wir aufbauen können.“ Hinzukommen neue Self Services für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, denn die PHV führte auch die SAP-SuccessFactors-Module Employee Central und Recruiting ein.
Die Beratung Allfoye schlug ein Key-User-Konzept vor, das das Prozesswissen in die Fachabteilungen bringt und ihnen die Verantwortung überträgt. Diese können nun eigenständig Verbesserungsvorschläge einbringen. „Das etablieren wir über alle Abteilungen hinweg. Schließlich kennen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Abläufe am besten. Sie bringen Ideen ein und wissen, wie wir einzelne Schritte optimieren können“, so die IT-Leiterin.
Gemeinsam motivierten die PHV, All for One und Allfoye die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sich auf Veränderungen einzulassen. Verschiedene Formate wie eine regelmäßige Führungsrunde, eine neu eingeführte offene Stunde für alle Beschäftigten der Zentrale und ein After-Work-Treff fördern den Austausch und ein Umdenken auf allen Ebenen.
Die PHV hat der All for One das Hosting des SAP-Systems übertragen. Damit senkt die PHV nicht nur ihren internen Aufwand, sondern profitiert auch von bewährten Notfallkonzepten inklusive Blackout-Szenarien. Sie nutzt SAP S/4HANA besonders effizient und sicher.
Mit einer sauber aufgesetzten Projektstruktur und klaren Vorgaben gelang es dem disziplinierten Team aus Beraterinnen und Beratern sowie PHV-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeitern, exakt im Zeitplan zu bleiben. Außerdem blieb das Projekt unter dem geplanten Budget.
Die Prozesse einer über Jahrzehnte gewachsenen gemeinnützigen Stiftung lassen sich nicht ohne Weiteres nach SAP-Maß standardisieren. Daher wählte die PHV für die Migration den sichersten Ansatz: eine Bluefield-Migration. Eine Zeit lang liefen beide Systeme parallel. Das abgelöste System diente als Back-up und Archiv, während Daten und Buchungskreise in die neue S/4HANA-Umgebung übertragen wurden.
Neben der passgenauen Projektkonzeption trug aus Sicht von Sabine-Andrea Rehberg der „Faktor Mensch“ entscheidend zum Erfolg des Projektes bei. Interne und externe Projektleitung zogen an einem Strang und gingen pragmatisch vor, um Lösungen für Detailfragen zu finden. Günther Boll verantwortete das Projekt auf All-for-One-Seite. Er erinnert sich: „Wir haben uns bei unserem ersten Treffen Anfang April 2024 in die Augen geschaut und einen Termin ausbaldowert. Den haben wir auf den Tag gehalten.“ Nach 18 Monaten Projektlaufzeit ging die PHV am 1. September 2025 mit S4/HANA live.
Mehr zu den eingesetzten Lösungen erfahren:
E-Book zu SAP SuccessFactors: SAP SuccessFactors Recruiting erfolgreich einführen
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