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18.10.2019 – Lesezeit: 4 Minuten

Prozesse / Marketing, Vertrieb und Service

Wie ein mittelständischer Klingelhersteller seine Prozesse digitalisiert

Viele mittelständische Unternehmen und ihre Mitarbeiter in Deutschland tun sich noch schwer in puncto Digitalisierung. Dabei winken auf der Gewinnseite in der Regel schnellere und effizientere Prozesse, so wie beim Klingelanlagenhersteller TSC AG aus Sachsen-Anhalt.

Papier ist geduldig, heißt es. Das scheint besonders häufig noch das Motto im deutschen Mittelstand zu sein. Eine neue Studie des Digitalverbands Bitkom sieht in Sachen digitales Büro im Mittelstand aber schon deutliche Fortschritte. Setzten 2017 erst 33 Prozent der Unternehmen für die Verwaltung von Dokumenten auf Enterprise Content Management (ECM), sind es heute fast die Hälfte. Im Umkehrschluss heißt das aber, dass die andere Hälfte der Firmen ihre Textdokumente, Bilder, Ton- und Videoaufnahmen noch auf die alte Weise verwaltet.

TCS führt Online-Konfigurator ein

Von der Digitalisierung der Prozesse ganz zu schweigen. Diese sind vielfach noch so veraltet, dass sie einfach zu lange dauern. Das wusste auch Tür-Control-Systeme (TCS), Hersteller von Klingel- und Gegensprechanlagen aus Genthin bei Magdeburg – mit zwei Millionen ausgelieferten Sprechanlagen in Deutschland kein kleines Unternehmen. Die Anlagen ließen jedoch oft auf sich warten, bis sie konfiguriert und beim Kunden waren.

„Wenn alles glatt lief, dauerte es sieben Tage, sonst bis zu 44 Tage“, erinnert sich Frank Balla, Mitglied der TCS-Geschäftsleitung. Durch die Digitalisierung konnte der Prozess, das Wunschprodukt zusammenzustellen und auszuliefern deutlich beschleunigt und vereinfacht werden. „Jetzt haben wir noch drei bis fünf Arbeitstage Lieferzeit“, so Balla.

Digitalstrategie bei vielen noch Fehlanzeige

Der Schlüssel dazu war die Digitalisierung. Damit gehört das Unternehmen aus Sachsen-Anhalt den Berichten noch zur Minderheit, denn laut dem seit drei Jahren erstellten Digitalisierungsindex der Deutschen Telekom war zuletzt bundesweit bei 45 Prozent der befragten Mittelständler Digitalisierung in der jeweiligen Geschäftsstrategie verankert. Das sind nur gerade mal drei Prozentpunkte mehr als 2017 mit damals 42 Prozent.

„Immer mehr mittelständische Unternehmen entdecken, dass es ohne Digitalisierung mittel- und langfristig nicht mehr geht, um wettbewerbsfähig zu bleiben“, wissen die IT-Experten der All for One Group. „Ob im Personalwesen, in der Logistik, im Vertrieb, in der Anbindung von Kunden und Niederlassungen oder im Controlling haben wir schon vielen von ihnen so schon zu schlankeren, effizienten Prozessen verholfen. So wie Cloud Computing und Mobility, Stichwort New Work, kommt dabei auch SAP S/4HANA eine wachsende Rolle zu.“

Tschüss „Ping-Pong“ bei Kundenwünschen

Besonders aktiv zeigen sich die Unternehmen bei der Digitalisierung der Beziehungen zu ihren Kunden. TCS liegt dahingehend voll im Trend. Haben die Elektriker ihre Vorstellungen von der Klingelanlage vorher teilweise noch auf einem Bierdeckel skizziert und so weitergegeben, wurde das „ewige Ping-Pong“, wie Balla es nennt, durch ein Online-Portal ersetzt.

Außerdem können die Kunden sich jetzt mittels Virtual Reality (VR) ihre Wunschanlage selbst online zusammenstellen und als Projektion an der eigenen Hauswand begutachten. Der ganze Bestellprozess – von den Skizzen über die Konfiguration und Konstruktion bis hin zu den Stücklisten – läuft jetzt digitalisiert und automatisiert. Für die Betreuung dieser neuen Art der Konfiguration mussten auch die betreffenden Mitarbeiter geschult werden, die vorher mit der analogen Planung betraut waren.

Viele tun sich mit Weiterbildung schwer

Ihre Weiterbildung musste aber im laufenden Betrieb erfolgen und daran hakt es noch in vielen Unternehmen. Michael Ziesemer, Präsident des Zentralverbands der Elektrotechnik und Elektroindustrie (ZVEI) sieht in der Weiterbildung der Belegschaft oft den Knackpunkt für die erfolgreiche Digitalisierung. Diese bedeute nicht, dass Stellen wegfallen, sondern eher das Gegenteil. Allerdings erfordere dies auch neue Jobprofile, in die die Mitarbeiter der Betriebe durch Weiterbildung erst hineinwachsen müssen. Dabei gehe es künftig mehr um Service und weniger um die Disposition von Aufträgen, so Ziesemer. 46 Prozent der befragten Unternehmen halten es für einen entscheidenden Erfolgsfaktor, die digitale Kompetenz ihrer Mitarbeiter auszubauen, nur ein Drittel begnügt sich mit den bestehenden digitalen Fähigkeiten.

Das Problem an der digitalen Aus- und Weiterbildung ist aber vielschichtig. Viele Unternehmen können die Weiterbildung im laufenden Betrieb nicht oder nur schwer leisten. Die Mitarbeiter selbst haben mitunter Angst oder Vorbehalte gegenüber den Neuerungen. Manch älterer Mitarbeiter wehrt sich vielleicht auch innerlich gegen Maßnahmen zur Fort- und Weiterbildung und gegen die Digitalisierung allgemein.

Azubis sind gut, aber digital „unterfördert“

Das soll nicht heißen, dass alle älteren Mitarbeiter zu den ewig Gestrigen gehören. Viele, wenn nicht die meisten von ihnen, sind privat wie beruflich auch längst im digitalen Zeitalter angekommen. Anders als die heutigen Azubis sind sie aber noch nicht mit Handy und Laptop in der Wiege aufgewachsen und tun sich einige von ihnen manchmal noch etwas schwer mit den neuen digitalen Prozessen.

Arbeitnehmervertreter melden Nachbesserungsbedarf bei den Unternehmen an. Dies zumal laut Ausbildungsreport des Deutschen Gewerkschaftsbundes (DGB) einer von drei Azubis, die kurz vor der Abschlussprüfung stehen, sich nicht gut genug auf die digitale Arbeitswelt vorbereitet sehen.

Wie die stellvertretende DGB-Chefin Elke Hannack sagt, bereiteten diese Zahlen den Gewerkschaftern Sorge. „Berufsschulen und Betriebe müssen gleichermaßen besser werden“. Allerdings: In großen Unternehmen sehen sich 70 Prozent der Lehrlinge gut weitergebildet, in kleinen Betrieben mit bis zu zehn Mitarbeitern nur 45 Prozent.

Digi-Skeptiker wollen überzeugt werden

Bei TCS ist die Digitalisierung und entsprechende Weiterbildung aber auch nicht von allen Mitarbeitern freudig angenommen worden. Gerade diejenigen, die vorher analog für die Konfiguration der Wunschanlagen der Kunden zuständig waren, sahen ihre Felle davonschwimmen, wie Fertigungsleiter Hebecker einräumte. „Sie alle sind jetzt im Konfigurator-Team, haben neue Aufgaben und mussten sich dafür auch weiterbilden“, so Hebecker.

Das biete neue Chancen, müsse aber auch gewollt sein. „Das ist nicht alles rosarot. Oft war die Kritik zu hören: Das schaffen wir nicht.“ Doch sie schafften es – und es habe nicht einen Job gekostet. Tatsächlich arbeite das Team jetzt daran, weitere Produkte über den Online-Konfigurator bereitstellen zu können. Digitalisierung muss eben auch vielfach überzeugen, um von allen angenommen zu werden.

Wie die Digitalisierung Unternehmen zunehmend unter Wettbewerbsdruck setzt, zeigt dieser Beitrag

Quelle: Titelbild pixabay, ChristophMeinersmann