09.03.2020 – Lesezeit: 4 Minuten

Marketing, Vertrieb und Service / Impulse

4 Tipps für den sinnvollen Einsatz von Collaboration Tools

Team Tools oder Collaboration Tools können Arbeitsprozesse und Kommunikation im Unternehmen deutlich verbessern. Es genügt aber nicht, sich für eine bestimmte Lösung zu entscheiden und sie zu implementieren. Zuerst sollten Mitarbeiter abgeholt werden. Wie das funktioniert und welche vier Tipps Sie ebenfalls berücksichtigen sollten, erfahren Sie jetzt.

Wer Zeit sparen möchte, verschickt Sprachnachrichten per WhatsApp. Aber bitte nicht länger als eine halbe Minute, denn heutzutage reicht die Aufmerksamkeit oft nur wenige Sekunden. Doch damit nicht genug, es gibt mittlerweile so viele Kommunikationsplattformen, dass man den Wald vor lauter Bäumen nicht sieht. Wichtige Mitteilungen gehen oft unter. Daher bedarf es in der Zusammenarbeit zwischen unterschiedlichen Teams neuen UCC-Tools (Unified Communications & Collaboration).

Welche Lösung eignet sich?

Nach außen hin müssen Unternehmen heute natürlich verschiedene soziale Medien und andere Plattformen bedienen. Intern kommt es dagegen darauf an, den – teilweise im Wildwuchs der Schatten-IT entstandenen – undurchdringlichen Wald von Kommunikationskanälen und vermeintlichen Team-Lösungen zu bündeln. Darauf kommt es an, möglichst auf wenige oder besser noch auf eine Lösung zu verdichten. Letzteres ist der Ansatz, den Microsoft mit Teams verfolgt.

Der im Frühjahr 2017 in New York lancierte Dienst als Teil der Business Suiten von Office 365 ist mehr als nur eine Weiterentwicklung von Skype for Business, sondern bietet auch die Möglichkeit, Lösungen von Drittanbietern zu integrieren. Ja mehr noch, versteht sich Teams als neue UCC-Zentrale für den Workplace of the Future, den der Microsoft-Partner All for One unter dem Begriff New Work zusammenfasst.

Mehr Informationen und Anmeldung zu den „New Work“-Workshops

Angesichts des anhaltenden Fachkräftemangels setzen auch immer mehr mittelständische Kunden auf Microsoft Teams und andere Collaboration Tools. Unabhängig von den eingesetzten Lösungen müssen Unternehmen sich mit der Frage beschäftigen, worauf es dabei ankommt und wie sie diese Software Tools einsetzen sollen. Dazu hier vier Tipps und Fragestellungen für Denkanstöße.

1. Was nutzen und brauchen die Mitarbeiter wirklich?

Bevor Unternehmen sich für eine Lösung entscheiden, sollten sie erst eruieren, was die Mitarbeiter für ihren Arbeitsalltag wirklich brauchen und nutzen. Ferner ist wichtig, die jeweiligen Abläufe zu untersuchen und in Erfahrung zu bringen, wie diese verbessert werden können. Außerdem sollte die Lösung so gestaltet sein, dass Mitarbeiter, die privat Facebook, Instagram, YouTube und Co. nutzen, sich nicht in die digitale Steinzeit zurückversetzt fühlen und die neue Lösung sie in ihrem medialen Drang nicht einschränken.

Gleichzeitig sind die meisten gewohnt, ganz normal mit Office-Anwendungen zu arbeiten und wollen sie das vielleicht auch im Team oder über Länder und Kontinente hinweg tun. Daher sind Lösungen wie Microsoft Teams gefragt, die in der Breite und Tiefe viele Möglichkeiten bieten, ohne dass dabei die Sicherheit vernachlässigt wird. Denn für alle Anwendungen und kritische Daten lassen sich ganz einfach Berechtigungen einrichten. Gerade für ältere Mitarbeiter ist aber auch wichtig, sie mitzunehmen und sie von den Vorzügen so einer Team-Lösungen zu überzeugen. Das knüpft gleich an den nächsten Punkt an. Denn je komplizierter die Bedienung, desto eher machen die Kollegen an den Büroarbeitsplätze sprichwörtlich zu.

2. Einfache Bedienbarkeit

Wichtig für die Akzeptanz ist eine einfache Bedienung der jeweiligen Team-Lösung. Es muss nicht Microsoft Teams sein, aber der Vorteil ist ein einheitliches Look & Feel mit anderen Office-Anwendungen. Zu einer intuitiven Bedienung gehört eine möglichst einfache, verständliche Sprache in Wort und Bild innerhalb der einzelnen Menüpunkte, bei den Icons und Erklärungen. So manche gute Softwarelösung ist schon daran gescheitert, dass es das missen ließ.

3. Schulungen anbieten und die Mitarbeiter darüber abholen

Je vielschichtiger und vielseitiger eine Team-Lösung ist, desto wichtiger kann es aber auch sein, den Mitarbeitern entsprechende Schulungen anzubieten. Um aber nicht nur die technisch Affinen oder diejenigen abzuholen, die in einem bestimmten Thema schon drin sind, kann es sogar sinnvoll sein, verschiedene Schulungen anzubieten, eine etwa für den normalen Gebrauch, andere für spezifische Bereiche, wieder andere für die IT-Administratoren, sofern erforderlich.

4. Entwicklung einer UC- oder UCC-Strategie

Mit diesem fünften Punkt sollte die Einführung einer oder mehrerer Teams-Lösungen eigentlich beginnen. Allerdings wird dieser oft erst hintangestellt, weshalb er hier an der richtigen Stelle ist. Das Ziel einer solchen Strategie, die nur von 40 Prozent der Unternehmen verfolgt wird, sollte sein, unproduktive Abläufe zu reduzieren und die Zusammenarbeit im Team zu ermöglichen. Sinnvoll kann es dabei sein, mit Benchmarks oder Zielmarken Fortschritte zu belegen. Außerdem empfiehlt es sich auch, die Mitarbeiter oder zumindest die Führungskräfte in den einzelnen Abteilungen früh in die Planung einzubeziehen. Der Lohn ist abermals eine bessere Akzeptanz und das Ziehen an einem Strang.

New-Work-Partner für den Mittelstand

Für die Belegschaft selbst kann sich das Arbeiten mit solchen Tools im Homeoffice oder im Freien auf der grünen wiederum in einer besseren Work-Life-Balance niederschlagen. Und damit wäre wiederum für beide Seiten viel erreicht. Falls Sie sich als mittelständisches Unternehmen für neue Collaboration Tools interessieren, sollten Sie auf die Expertise und Erfahrung eines renommieren Partners verlassen können.

Die All for One Group aus Filderstadt in der Nähe von Stuttgart treibt das Thema New Work & Collaboration bereits seit Jahren vehement voran. Dabei liefert die Experten für SAP, Microsoft und SAP nicht nur die genannten Collaboration Tools, sondern beraten auch bei der Auswahl und Implementierung der perfekten Lösung für Ihre individuellen Prozesse. Mehr Informationen zum Modern Workplace finden Sie hier.

Mehr Informationen und Anmeldung zu den „New Work“-Workshops

New Work verspricht Effizienzgewinne und optimierte Prozesse. Welche fünf Stolperfallen Sie bei der Umsetzung allerdings unbedingt auf dem Schirm haben sollten, erfahren Sie in diesem Artikel.

Quelle: Titelbild pixabay, geralt