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06.09.2018 – Lesezeit: 6 Minuten

Geschäftsbereiche / Produktion und Logistik

Trade Compliance ist eine Art Haftpflicht für Geschäftsführer

Die Anforderungen an Unternehmen, die international mit Gütern handeln, werden immer komplexer und erfordern fachgerechte Beratung und IT-gestützte Systeme – denn ohne die ist es heute praktisch nicht mehr möglich, die Supply Chain gesetzeskonform zu verwalten. Wir haben das Thema Trade Compliance mit dem Rechtsanwalt und Consultant Dirk Hagemann besprochen, der sich auf Außenwirtschaft und Trade-Compliance-Systeme spezialisiert hat und Unternehmen bei der Umsetzung berät. Im Interview verrät uns Herr Hagemann, was die Knackpunkte sind und wie Sie diese als Unternehmen angehen können.


Hallo Herr Hagemann, vielen Dank, dass Sie sich die Zeit für uns nehmen konnten. Starten wir direkt mit der wohl wichtigsten Frage für Unternehmensleiter: Weshalb ist eine ausreichende Trade-Compliance-Organisation vor allem für die Geschäftsführung und Führungskräfte so wichtig?

Jeden Tag passieren in Unternehmen, die im Außenhandel tätig sind, Verstöße. Das können eher kleinere Verstöße sein, zum Beispiel im Zollrecht bei falschen Codierungen oder Anmeldungen. Es können aber auch Fehler entstehen, die rechtlich gesehen eine Straftat sind und sogar mit Gefängnisstrafen behaftet sind. Und das nicht nur rein theoretisch, sondern es kommt tatsächlich vor, dass Geschäftsführer angeklagt werden und sogar ins Gefängnis müssen, wenn auch in sehr seltenen Fällen.

Der Aufbau einer Trade-Compliance-Organisation ist hier deshalb wichtig, weil in dem Moment, in dem ein Verstoß gegen Außenwirtschaftsvorschriften in einem Unternehmen passiert, die Behörden in der Regel im Sinne eines Organisationsverschuldens ermitteln, sprich gegen den oder die Geschäftsführer. Dabei ist zunächst ganz gleich, wer den Verstoß tatsächlich verursacht hat.

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Das heißt, es kommt zur Ermittlung gegen eine Einzelperson?

Exakt, es kann direkt gegen leitende Personen des Unternehmens ermittelt werden, da sie für rechtswidrige Verstöße der Firma haftbar gemacht werden können. Kann ich dann als Verantwortlicher nicht nachweisen, dass eine Trade-Compliance-Organisation aufgebaut und Prozesse etabliert, organisiert und kontrolliert wurden, droht den leitenden Personen, angefangen mit der Geschäftsführung, die persönliche Haftung wegen eines Aufsichts- und Organisationsverschuldens.

Hat das Unternehmen hingegen eine Trade-Compliance-Organisation etabliert, die alle Prozesse definiert, nimmt mich das als Verantwortlichen entsprechend aus der persönlichen Haftung. Deshalb wirken effiziente Trade-Compliance-Systeme im Grunde wie eine Art „Haftpflichtversicherung“.

Macht es Sinn, seine Mitarbeiter für den Fall zu schulen, dass die Ermittlungsbehörden vor der Tür stehen sollten?  

 

Dieser Beitrag handelt von Digitalisierung, Modern Workplace, Prozessmanagement und Unternehmenskultur Die Mitarbeiter werden meistens nicht für den Ernstfall geschult und sensibilisiert. (Quelle: iStock/piranka)

 

Ja, das kann Sinn machen. Sollte plötzlich die Zollfahndung, Steuerfahndung oder die Staatsanwaltschaft vor der Tür stehen, ist das immer eine ungewohnte – und manchmal auch eine belastende – Situation für die Mitarbeiter. Meiner Erfahrung nach kommt es jedoch selten vor, dass die Mitarbeiter präventiv auf so eine Situation vorbereitet werden. Viele Unternehmen kommen meist erst durch einen Verstoß mit den Behörden und im Rahmen des Ermittlungsverfahrens in Berührung mit dem Thema und werden erst dann aufmerksam auf das Thema Compliance.

Im Rahmen der Ermittlung, beziehungsweise nach dem Verfahren, müssen die Unternehmen ihre Compliance-Systeme dann ohnehin anpassen und dies den Behörden gegenüber auch nachweisen.

Haben Sie ein Beispiel, das häufiger passiert, in dem eine Trade-Compliance-Organisation von Nutzen ist?

Eine klassische Situation, die häufiger vorkommt: Wenn Unternehmen Waren aus der EU exportieren und dafür eine Ausfuhrgenehmigung brauchen, aber tatsächlich versäumen, eine einzuholen. Also ganz ohne kriminelle Hintergedanken. Das ist bei Fahrlässigkeit zunächst zwar “nur” eine Ordnungswidrigkeit, die dennoch mit Bußgeldern von bis zu 500.000 Euro bestraft werden kann.

Bei gewissen Verstößen können die Behörden aber auch eine strafrechtliche Verfolgung einleiten. Wenn dann keine Trade-Compliance-Organisation etabliert ist und ich als Geschäftsführer nicht nachweisen kann, dass Prozesse und Zuständigkeiten festgelegt und diese kontrolliert wurden, kann aus einem vergleichsweise simplen Verstoß schnell der Verdacht eines Vorsatzes seitens der Behörden werden, was wiederum zu einer Verfolgung wegen einer Straftat führen kann.

Weitere Gründe, warum Unternehmen eine Trade-Compliance-Organisation haben sollten, erfahren Sie beim Expertentag Zoll & IT.

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Gibt es andere Möglichkeiten, sich gegen solche Verstöße zu schützen?

Der Klassiker ist natürlich die D&O [Directors and Officers Liability Insurance: Versicherung, die jedoch weder vor strafrechtlicher Verfolgung, noch sonstigen Sanktionen gegen das Unternehmen schützt, Anmerkung der Red.], also die Versicherung in Form von finanzieller Kompensation. Die zieht dann natürlich erst, wenn bereits ein Verstoß passiert ist. Der smartere Weg ist, von Anfang an für eine ausreichende, effiziente und schlanke Trade-Compliance-Organisation zu sorgen, um gar nicht erst eine solche Versicherung in Anspruch nehmen zu müssen. Auch wenn es für die Geschäftsführung und die leitenden Angestellten in den oberen Führungsebenen generell Sinn macht, eine D&O zu haben.

Wann sind Trade-Compliance-Maßnahmen ausreichend? Und woraus ergeben sich die entsprechenden Anforderungen?

Das lässt sich pauschal natürlich nicht so einfach sagen, oder anders: Es kommt darauf an. Darauf, aus welchen Ländern ich importiere, in welche Länder ich exportiere, welche Produkte und Risiken ich dabei habe. Es gibt zwar bestimmte Trade-Compliance-Standards, die man überall etablieren sollte, wie beispielsweise klar definierte Rollen, Verantwortlichkeiten und Prozesse. Dazu gehört auch eine IT-Unterstützung, beispielsweise durch All for One Steeb, die von einer eher schlanken Lösung bis zu einem allumfassenden Tool wie SAP GTS reichen kann.

Aber auch hier: Es gibt kein Gesetz, das vorschreibt, wie ein Trade-Compliance-System auszusehen hat. Es gibt jedoch bestimmte gesetzliche, regulatorische, behördliche und gerichtliche Quellen, an denen man sich orientieren kann. Zusätzlich gibt es die globalen, etablierten Compliance-Standards bis hin zu Zertifizierungen, von denen man aber nicht reflexhaft jede einzelne implementieren muss. Es sollten immer nur die Trade-Compliance-Maßnahmen umgesetzt werden, die für das Unternehmen, seine Größe, seine Branche etc. Sinn machen.

Wie hoch ist der Anteil Ihrer Klienten, die dieses Thema tatsächlich proaktiv angehen? Gibt es hier eine positive Tendenz?

Compliance wird immer wichtiger und immer transparenter. Die Zeiten, in denen die Unternehmer das vernachlässigen konnten, sind vorbei, was vermutlich auch daran liegt, dass das Bewusstsein dafür deutlich gestiegen ist und zunehmend auch zollrechtliche Vereinfachungen für das Unternehmen daran geknüpft werden. Zusätzlich gehen die Ermittlungsbehörden auch immer schärfer gegen Unternehmensverstöße vor. Sieht man sich den aktuellen Koalitionsvertrag 2018 zwischen der CDU/CSU und SPD an, zeigt sich, dass Unternehmen bei Wirtschaftskriminalität zukünftig deutlich strenger bestraft werden sollen. Auch deshalb werden Compliance-Systeme in Zukunft immer wichtiger.

Die Erfahrung zeigt jedoch, dass die Unternehmen meist erst auf das Thema aufmerksam werden, wenn etwas schief gegangen ist. Der präventive Ansatz ist immer noch kleiner, aber es wird immer mehr. Wenn es vor zehn Jahren circa 10 bis 15 Prozent waren, sind es heute etwa 30 bis 35 Prozent, die das Thema präventiv angehen.

Wie wichtig Prävention in Sachen Trade-Compliance-Organisation ist, verrät Herr Hagemann auf dem Expertentag Zoll & IT.

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Was würden Sie abschließend Unternehmen raten, die sich gerade mit der Einführung von Trade Compliance in ihrem Unternehmen beschäftigen?

Als erstes würde ich dazu raten, eine Status-Quo-Analyse durchzuführen, aber es auch nicht zu übertreiben. Es geht nicht darum, jedes kleinste Risiko zu vermeiden und das Unternehmen durch übertriebene Compliance-Maßnahmen zu „ersticken“. Stattdessen macht eine saubere Analyse Sinn, die feststellt: Wo sind die größten Risiken im Außenhandel? Sind es die Lieferanten, die Kunden, ist es der Import, der Export etc.? Welche Trade-Compliance-Rollen, Verantwortlichkeiten und Prozesse sind bereits definiert? Dieser Ist-Zustand ist dann gegen die genannten Trade-Compliance-Standards und Vorgaben abzugleichen. Ein externer Berater kann eine solche Analyse unternehmensseitig durchführen, ein IT-Systemhaus wie All for One Steeb dann aus technologischer Sicht.

Im Grunde geht es bei einer Trade-Compliance-Organisation zunächst um Folgendes: Wer ist verantwortlich, wer hat ein fachliches Weisungsrecht in dem Zusammenhang? Welche Prozesse müssen etabliert werden, um die größten Risiken steuern zu können? Zudem sollte ein Team oder eine Stabstelle benannt und das gesamte Unternehmen durch Inhouse-Schulungen sensibilisiert werden. Das sind die ersten Schritte.

Und dann gilt es, das Compliance-System auch weiterzuentwickeln, denn das Ganze ist im Grunde etwas Lebendiges und nicht in Stein gemeißelt. Man sollte seine Trade-Compliance-Organisation einfach regelmäßig auf den Prüfstand stellen und an geänderte Gesetze und Rahmenbedingungen im Unternehmen anpassen.

Vielen Dank für das ausführliche Interview, Herr Hagemann.


Event-Tipp zum Thema Trade Compliance

Wenn Sie das Thema Trade Compliance gerade angehen und sich für weitere Informationen interessieren, können wir Ihnen den Expertentag für Zoll & IT am 11. Oktober 2018 in Bielefeld ans Herz legen. Herr Hagemann wird dort alle rechtlichen Themen zum Bereich „Persönliche Haftungsrisiken und Organisationspflichten im Außenhandel“ besprechen und steht als Experte für Fragen zur Verfügung.

Anschließend führt All for One Steeb in einem Workshop in SAP GTS ein und beleuchtet im zweiten Schritt die gesetzlichen Anforderungen und Rahmenbedingungen der Exportkontrolle und Sanktionslisten-Prüfung. Hier geht es zur Anmeldung sowie zu weiteren Informationen.

 

Quelle Titelbild: iStock/FangXiaNuo