13.11.2020 – Lesezeit: 2 Minuten

Geschäftsführung / Technologie

So nutzen Sie das komplette Potenzial von Outlook

E-Mail-Fluten, unzählige Tasks und ein Teams-Call nach dem anderen können den Workflow von Mitarbeitern enorm beeinflussen. Outlook bietet nun hilfreiche Funktionen, um Aufgaben und Mails strukturierter abzuarbeiten.

Die ständige digitale Erreichbarkeit via E-Mail verhindert bei vielen Mitarbeitern konzentriertes Arbeiten. Dabei haben die meisten Mitarbeiter die Lösung bereits auf dem Desktop: Outlook bietet einige Features, um Mails, Termine und Ressourcen effektiver zu nutzen. Mit diesen Tipps schöpfen Sie das Potenzial von Outlook voll aus.

„Mail-Flut“ in Wellen abarbeiten

Besonders bei Aufgaben, welche die volle Konzentration erfordern, sind eingehende Mails oft störend. Die Augen wandern von der Aufgabe auf die eingehende Benachrichtigung am Bildschirmrand, und der soeben aufblühende Gedanke verpufft. Das ist für viele Mitarbeiter keine Seltenheit: Laut Branchenverband bitkom erhält jeder Angestellte durchschnittlich 21 Mails pro Tag. Trotz der zeitlich flexiblen Antwortmöglichkeit sieht sich ein Großteil der Empfänger verpflichtet, schnell zu antworten.

Die Benachrichtigungsfunktion ist nach der Outlook-Installation standardmäßig aktiviert, lässt sich aber leicht anpassen oder sogar deaktivieren. Unter Einstellungen >> E-Mail können Sie die kurzen Pop-ups komplett deaktivieren. Eine andere Alternative: Nehmen Sie sich täglich rund 15 Minuten Zeit für die Organisation der Mails und tragen einen Termin in den Outlook-Kalender ein. So werden Sie von der Applikation erinnert und können die gewonnene Zeit für konzentriertes Arbeiten nutzen.

Mails in Tasks umwandeln

Aus E-Mails ergeben sich oft Aufgaben. Damit Sie diese auf dem Schirm haben, können Sie die Mail einfach auf das Kalender- oder Aufgabensymbol unten links ziehen. Outlook verwandelt den Mail-Titel dann in einen Termin oder eine Aufgabe, die Sie individuell mit einer Deadline oder weiteren Informationen anreichern können. So schaffen Sie sich einen Überblick über Ihre Tasks, werden vom System erinnert und haben die Informationen zur Aufgabe gleich zur Hand.

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Kombi-Ansicht: Alles auf einen Blick

Der Kalender und die Aufgabenliste sind im standardmäßigen Outlook separat in zwei Ansichten aufgeteilt. Damit ein rascher Überblick über die jeweiligen Aufgaben und Termine der Mitarbeiter einfacher gelingt, stellt Outlook die kombinierte Kalender-Aufgaben-Ansicht zur Verfügung: Unter Anzeige >> Arbeitswoche >> tägliche Aufgabenliste >> Normal verbindet die Anwendung die Ansichten.

Unter den jeweiligen Kalendertagen erscheinen dann am eingestellten Stichtag die fälligen Aufgaben. Diese können Sie von der Aufgabenliste anschließend direkt nach oben in ein Zeitfenster ziehen. So haben Sie Ihr Zeitmanagement perfekt im Blick. Außerdem sehen Ihre Kollegen sofort, wann Sie mit Ihnen planen können.

Agile Arbeitsweise vorantreiben – mit Microsoft 365

Viele Unternehmen haben bereits Microsoft 365, ehemals Office 365, in ihre Strukturen implementiert. Die Software bietet eine agile Lösung zur besseren Organisation und Kommunikation im Unternehmen. Die Experten der All for One Group helfen bei der perfekten Implementierung und nehmen die Mitarbeiter im Rahmen von Schulungen an die Hand.

Welche Microsoft-Tools die Arbeit in mittelständischen Unternehmen vereinfachen, lesen Sie hier.

Quelle: Titelbild iStock, Denis Linine