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07.06.2019 – Lesezeit: 4 Minuten

Geschäftsführung / Impulse

So gelingt die Umstellung auf den digitalen Arbeitsplatz

Globale Vernetzung, verschärfter Wettbewerb und immer kürzere Innovationszyklen stellen mittelständische Unternehmen vor große Herausforderungen. Innovative Technologien und Arbeitskonzepte helfen, diese zu meistern.

Der digitale Wandel treibt den Mittelstand um – und das in vielfacher Hinsicht. Während die Produktion die Vorteile von Industrie 4.0 und des Internets der Dinge (Internet of Things, IoT) für sich entdecken, wird in den Büros das Projekt „Digital Workplace“ vorangetrieben. Aus gutem Grund: Schließlich ist der Arbeitsplatz der Zukunft ein wichtiger Bestandteil der datengetriebenen Geschäftswelt und zugleich den Weg zu höherer Produktivität und sinkenden Kosten. Das ist zumindest das Ergebnis der Social Collaboration Studie 2018. Demnach arbeiten Mitarbeiter, die digitale Technologien nutzen, um 30 Prozent effizienter als Kollegen, die dies nicht tun.

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Das überrascht kaum. Vereint der Digital Workplace doch Daten aus unterschiedlichsten Software-Systemen sowie zahlreiche Kommunikationswerkzeuge auf einer übersichtlichen Weboberfläche. Informationen aus Unternehmenssystemen, Kontaktadressen oder Kennzahlen stehen auf Knopfdruck bereit – und zwar geräte- und ortsunabhängig.

Alte, teure Technik

Doch nicht nur deshalb sollten sich Unternehmen mit der Modernisierung ihrer Arbeitsprozesse befassen: Immer häufiger entscheidet auch die technologische Ausstattung am Arbeitsplatz darüber, wie gern und wie gut Mitarbeiter arbeiten. Laut einer aktuellen Studie fühlt sich jeder zweite Befragte durch veraltete Computer oder Smartphones in seiner Produktivität ausgebremst. In High-Tech-Unternehmen leidet dagegen nur knapp jeder zehnte (13 Prozent) unter veralteten Arbeitswerkzeugen. Darüber hinaus wünschen sich Mitarbeiter flexible Arbeitszeitmodelle, schnelle Netzverbindung sowie die Möglichkeit, auch unterwegs, im Homeoffice oder Crowdworking Space arbeiten zu können.

Wer mit diesen Erwartungen an flexible, mobile und unkomplizierte Abläufe nicht mithalten kann, lebt gerade auch in Zeiten zunehmenden Fachkräftemangels gefährlich. Vor diesem Hintergrund drücken inzwischen auch immer mehr mittelständische Betriebe beim Arbeitsplatz der Zukunft aufs Gas und investieren in entsprechende Technologien. Mit Erfolg: Fast zwei Drittel (63 Prozent) der mittelständischen Angestellten bewertet die Arbeitsplatztechnologien ihrer Arbeitgeber als gut oder sehr gut.

Moderne Endgeräte und innovative Arbeitswerkzeuge wie Messenger, Videokonferenzen oder mobile Anwendungen allein reichen jedoch noch längst nicht aus, um aus einem Arbeitsplatz einen „Arbeitsplatz der Zukunft“ zu machen. Denn neben Technologie (Bits) erfordert er auch passgenaue Arbeitsräume (Bricks) sowie einen Kulturwandel (Behaviour). Wer innovative Arbeitskonzepte umsetzen will, sollte deshalb die Schlagworte Bits, Bricks und Behaviour im Hinterkopf behalten.

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Kontrolle ist gut, Vertrauen ist besser

Die neue Art der Zusammenarbeit verzichtet auf Zeiterfassungssysteme, Kontrollwerkzeuge und Berichtshierarchien und setzt stattdessen auf Vertrauen, Offenheit und Selbstdisziplin. Dafür braucht es ein Umdenken – sowohl bei Mitarbeitern als auch beim Management. Change Management heißt das Zauberwort. Immerhin glauben mehr als drei Viertel (77 Prozent) der Mitarbeiter mittelständischer Unternehmen, dass „die Einführung neuer Technologien, wenn sie nicht richtig gehandhabt wird, die persönliche Einstellung der Mitarbeiter negativ beeinträchtigen könnte“. Es gilt also, nicht nur in innovative Technologien und Arbeitskonzepte zu investieren, sondern auch einiges an Überzeugungsarbeit zu leisten. Doch genau daran hapert es vielerorts: Aktuell vermisst – beispielsweise bei der Einführung von Enterprise Social Networks (ESN) – jeder dritte Arbeitnehmer (30 Prozent) die Unterstützung des Managements, 36 Prozent kennen den Mehrwert solcher Tools gar nicht erst.

„Der Schlüssel zum Erfolg ist es, die Belegschaft aktiv und rechtzeitig in die Digitalisierung betrieblicher Prozesse einzubeziehen, indem sie ihren eigenen Arbeitsplatz mitgestalten,“ bestätigt Dr. Jörn Mallok, Professor für Unternehmensführung an der Hochschule für Nachhaltige Entwicklung in Eberswalde (HNEE). Er empfiehlt, Mitarbeiter frühzeitig in die Entwicklung neuer Arbeitsmodelle einzubinden und deren Vorstellungen und Wünsche zu einem originären Bestandteil betrieblicher 4.0-Lösungen zu machen. Folgende Tipps helfen dabei.

Gründliche Inventur

An erster Stelle steht die Bestandsaufnahme: Wie arbeiten Mitarbeiter aktuell zusammen? Wo bremsen Reibungsverluste das Teamwork aus? Reicht die vorhandene Infrastruktur, um innovative Anwendungen wie Videokonferenzen abzubilden? Sind Mitarbeiter und Management bereit für den Arbeitsplatz der Zukunft? Wichtig dabei ist es, sämtliche Unternehmensbereiche, Standorte und Tochtergesellschaften im Blick zu halten.

Klare Zielvorgabe

Anschließend gilt es, die Wünsche an den individuellen Arbeitsplatz der Zukunft zu definieren und in einem Anforderungskatalog zu bündeln. Welche Kommunikations- und Kollaborationswerkzeuge werden benötigt, welche Endgeräte sollen zum Einsatz kommen, welche Sicherheits- und Datenschutzvorgaben sind einzuhalten? Je konkreter Zielsetzungen, Aufgabenstellungen und weitere wichtige Eckdaten beschrieben sind, desto besser werden die Lösungsvorschläge passen.

Offene Kommunikation

Transparente Zielvorgaben helfen nicht nur, die passende Lösung für die virtuelle Zusammenarbeit zu finden. Sie erhöhen auch die Anwenderakzeptanz. Denn so wissen die Mitarbeiter, was auf sie zukommt. Und können sich entsprechend darauf einrichten. Ebenso wichtig ist es, dass die Geschäftsführung vorbehaltlos hinter dem Projekt steht. Denn nur so lassen sich potenzielle Ängste und Bedenken bei den Mitarbeitern entkräften.

Es rechnet sich

Der Auswahl der richtigen Produkte kommt ebenfalls eine wichtige Rolle zu und auch das Bereitstellungsmodell will gut überlegt sein: Denn gerade für kleine oder mittlere Unternehmen (KMU) ist Workplace-as-a-Service (WaaS) ein attraktives Konzept. „Dabei werden Arbeitsplätze über einen externen Dienstleister in der Cloud bereitgestellt und betrieben“, so Cornelia Schneller, Workspace Enthusiast bei der All-for-One-Gruppe. „Das rechnet sich gleich doppelt: Investitionskosten sinken, die technische Ausstattung ist flexibel ausbau- und skalierbar. Viele kleinere Unternehmen können solch eine IT-Abteilung oder -Stelle gar nicht bereitstellen.“

Schneller ergänzt: „Ein Firmennotebook beispielsweise verursacht unter Umständen hohe Wartungskosten, weil man es ja auch irgendwo hinbringen muss, wenn es repariert werden soll. Wenn sich Unternehmen für Cloud-Lösungen entscheiden, dann können Mitarbeiter an einem Server an sich nicht viel kaputt machen.“ So rüsten sich Mittelständler mit optimalen Bedingungen, um auch künftig mit hochmodernen Arbeitsplätzen zu punkten.

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Wie wichtig Change Management für die digitale Transformation in Unternehmen ist und warum „aufm Platz entscheidend is“, erfahren Sie in diesem Gastbeitrag von Dr. Thomas M. Fischer von der Allfoye Managementberatung GmbH.

Quelle: Titelbild iStock, courtneyk