15.04.2020 – Lesezeit: 4 Minuten

Geschäftsbereiche / Marketing, Vertrieb und Service

Sicherheit im Einkauf: Mehr Transparenz, weniger Lieferantenrisiken

Fortschreitende Globalisierung, internationale Handelskonflikte, komplexer werdende Lieferantennetzwerke – für Einkäufer wird es zunehmend schwierig, Risiken, Preise und Marktentwicklungen im Blick zu halten. Umso wichtiger ist der Einsatz digitaler Beschaffungslösungen.

Lieferverzögerungen, Engpässe, Fehllieferungen oder komplette Ausfälle sorgen nicht nur für Stress im Einkaufsteam, sie stellen auch ein massives Geschäftsrisiko dar. Meldet etwa ein wichtiger Geschäftspartner unerwartet Insolvenz an oder kann er zugesagte Komponenten aus anderen Gründen nicht termingerecht liefern, kommt dies das Unternehmen oft teuer zu stehen. Produktionsstillstände und geplatzte Liefertermine können deftige Vertragsstrafen nach sich ziehen – und gerade kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) im schlimmsten Fall in den Ruin treiben.

„Unternehmen sollten deshalb auf keinen Fall ihr Risikomanagement vernachlässigen“, sagt Peer Uwe Peters, Senior Manager Procurement & Sourcing beim IT-Beratungshaus All for One Steeb. Unverzichtbar dabei: die kontinuierliche Lieferantenbewertung. „Sie schafft die Basis für ein gut funktionierendes und flexibles Lieferantennetzwerk“, so Peters.

Peer Uwe Peters, Senior Manager Procurement & Sourcing, All for One Group

Risikomanagement: Hausaufgaben noch nicht gemacht

Die Zeiten, in denen es reichte, Lieferanten lediglich zu Beginn einer Geschäftsbeziehung genauestens unter die Lupe zu nehmen, sind also längst vorbei. Zumindest in der Theorie. Die Praxis sieht vielerorts noch anders aus: Laut einer aktuellen BME-Studie verzeichneten zuletzt 77 Prozent der befragen Unternehmen mindestens einmal im Jahr eine Unterbrechung in der Lieferkette. Mehr als jedes dritte Unternehmen (37 Prozent) berichtete von mehr als fünf Störungen, jede fünfte Lieferkettenunterbrechung schlug mit Schäden in Millionenhöhe zu Buche. Es gibt also in diesem Bereich für deutsche Unternehmen noch etliche Hausaufgaben zu erledigen.

Dabei gilt: Wer bei der Beschaffung so wenig wie möglich riskieren will, sollte seinen Lieferantenpool unbedingt mit System verwalten – und das vom ersten Tag an. Unternehmen sind gut beraten, an dieser Stelle auf eine flexible Matrix zu setzen. Mit ihrer Hilfe können die zuständigen Mitarbeiter ihre Angebotsanalysen im Handumdrehen an die bestehenden Anforderungen anpassen und nach Kriterien wie Kategorie, Standort oder auch Geschäftsbereich sortieren – und sich so schon frühzeitig einen Überblick über Lieferantenrisiken und potenzielle Störungen verschaffen.

„Das funktioniert aber nur, wenn die Informationen zu einem Lieferanten detailliert und stets aktuell sind und direkt in die Beschaffungsprozesse einfließen“, sagt Peters. Generische, veraltete oder zusammenhangslose Daten sorgen hingegen für lange Recherchen, Berechnungen und Analysen. Die Folge: hohe Beschaffungskosten oder produktionsrelevante Fehlentscheidungen bei der Wahl der Geschäftspartner. Das Beschaffungs-Team muss sich deshalb jederzeit einen verlässlichen und vollständigen Eindruck von seinen Lieferanten machen können – und das so unkompliziert wie möglich. „Ist die Risikobewertung zuverlässig, können die Einkäufer rechtzeitig, kontextbezogen und präzise festlegen, welcher Geschäftspartner für eine spezifische Bestellung am besten infrage kommt“, erläutert Peters. Wie Sie Ihre individuellen Geschäftsprozesse im Einkauf optimieren, erfahren Sie im Ratgeber der All for One Steeb.

Den kompletten Lebenszyklus im Blick

Mit der fundierten Risikoeinschätzung zu Beginn einer Partnerschaft ist der erste wichtige Schritt auf dem Weg zu einem effizienten Lieferantenmanagement bereits getan. Danach heißt es: dranbleiben und den gesamten Lebenszyklus einer Lieferantenbeziehung im Blick halten. Eine konsolidierte Datenbasis ebnet dazu den Weg. „Haben Einkäufer jederzeit den Überblick über Lieferantendaten, Ausgaben, Leistungen und Risiken, können sie sich auf bevorzugte Geschäftspartner konzentrieren und so die Lieferantenrisiken deutlich verringern“, unterstreicht Peters. Ohne digitale Tools sei dies aber ein Ding der Unmöglichkeit.

Das haben viele Unternehmen bereits erkannt. So weisen deutsche Unternehmen laut einer Befragung der Technischen Universität Berlin im Bereich „Beschaffung und Einkauf“ eine vergleichsweise große Bereitschaft zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen auf: Rund 13 Prozent der Befragten haben ihr Procurement bereits digitalisiert, weitere 48 Prozent befinden sich derzeit in der Umsetzungsphase. „Bei der Auswahl der Software für das digitale Lieferantenmanagement sollten Unternehmen nicht nur die Funktionalität auf den Prüfstand stellen“, rät Peters. Ebenso wichtig seien die technischen Eigenschaften des Systems. „Nur wenn es sich nahtlos in die bestehende IT-Landschaft integrieren und unkompliziert nutzen lässt, kann intelligentes Supplier Relationship Management (SRM) seine volle Wirkung entfalten“, so der Experte. Wenn Sie Ihren Status Quo ermitteln und sich zur Auswahl eines Procurement-Management-Systems beraten lassen möchten, können Sie schnell und unkompliziert den kostenlosen SRM-Check durchführen.

Voller Überblick schafft Sicherheit in der Beschaffung

SAP Ariba Supplier Management liefert passende Werkzeuge, um Lieferantendaten, lebenszyklen, -leistungen und -risiken zentral zu verwalten. Mit Daten aus mehr als 500.000 Quellen evaluiert das Procurement-System nicht nur die unternehmensinternen Faktoren. Es bindet auch Kriterien wie Termintreue, Qualität und Preis stets aktuell in die Risikobewertung ein. Die Lösung integriert zudem Nachrichten-Websites, Behördendaten, Katastropheninformationssysteme sowie andere öffentliche und private Quellen. Das schafft die Grundlage für ein proaktives Risikomanagement.

„SAP Ariba minimiert Geschäftsgefahren und vermeidet ein unstrukturiertes Lieferantenmanagement, indem es die Lieferantendaten zentral zusammenführt“, erklärt Peters. Datensätze, die vom Unternehmen und seinen Lieferanten gemeinsam genutzt werden, bleiben dank cloudbasierter Technologien ebenfalls zu jedem Zeitpunkt auf dem neuesten Stand. Das Anlegen, Ändern und Deaktivieren von Lieferantendaten erfolgt systemübergreifend und nahezu in Echtzeit. So kann jeder Mitarbeiter im Beschaffungsteam die für seine Aufgabe relevanten Informationen sofort finden – und die richtigen Produkte zur richtigen Zeit bei den richtigen Lieferanten bestellen.

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Quelle: Titelbild pixabay, QuinceMedia