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04.02.2019 – Lesezeit: 4 Minuten

Prozesse / Human Resources

Digitalisierung: Schutz von sensiblen Personaldaten

Viele Unternehmen verwenden in ihrer Personalabteilung nach wie vor Papierdokumente. Die Schweizerische Post treibt mit IncaMail die Digitalisierung voran und ebnet damit den Weg zum papierlosen Büro. Wie das in der Praxis auch unter Hochdruck funktioniert, zeigt der Reinigungsgeräte-Hersteller Alfred Kärcher GmbH & Co. KG.

Auf dem Mittelstandsforum des IT-Beratungshauses All for One Steeb in Ulm weckten vor allem zwei Themen das Interesse der Besucher: zum einen die Vorträge zu Human Resources von KWP inside HR, und gleich nebenan stießen die Speaker zum Thema IT-Security auf offene Ohren. Ein Unternehmen, das beide Bereiche miteinander vereint und ebenfalls in Ulm vor Ort war, ist die Swiss Post.

Die Experten der Schweizerischen Post AG stellten an ihrem Stand die Lösung IncaMail vor. Mit dieser lässt sich jede E-Mail einfach und sicher verschlüsseln. Insbesondere in Personalabteilungen, die tagtäglich vertrauliche Dokumente wie Gehaltsabrechnungen verschicken, lassen sich damit Zeit, Kosten und Nerven sparen.

Aus diesen Gründen wollte auch der Reinigungsgeräte-Hersteller Kärcher seine internen Prozesse weiter optimieren und entschloss sich daher für IncaMail der Schweizerischen Post. Bei der Integration von IncaMail in SAP Human Capital Management (HCM) nutzten die Mitarbeiter der Personalabteilung bislang den klassischen Weg: Abrechnungen wurden im SAP-System erzeugt, über hauseigene Drucker produziert und anschließend über Vorgesetzte an Mitarbeiter verteilt.

Zeitaufwändiges Drucken der Abrechnungen

Die Drucker und Kuvertiermaschinen wurden im Laufe der Zeit allerdings zunehmend störanfälliger, und der monatliche Abrechnungslauf beanspruchte immer mehr Zeit. Die Angestellten der Personalabteilung waren mit der Überwachung der sensiblen Bereiche oft bis zu drei Tage beschäftigt. „Es war klar, dass wir eine kostengünstigere und effizientere Lösung brauchen“, so Gerd Hirth, Head of HR Payroll, Administration & Mailing Office bei der Alfred Kärcher SE & Co. KG. „Eine, die allen Mitarbeitern den sicheren digitalen Empfang ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnungen ermöglicht, auch jenen ohne direkten Zugang zum SAP-ESS-Portal.“ Mit SAP Employee Self Services (ESS) können Mitarbeiter viele Daten selbstständig erfassen, anzeigen und auswerten lassen.

IncaMail der Schweizerischen Post (Swiss Post)

Flexible Lösung für alle Mitarbeiter

Mit der Integration des IncaMail-Moduls smahrt-eDoc in SAP HCM durch KWP inside HR und mit der Auslagerung des Drucks an das Druckzentrum der Swiss Post Solutions konnten sämtliche Anforderungen aus einer Hand erfüllt werden. Das Druckzentrum ist ein globaler Outsourcing-Anbieter im Dokumentenmanagement mit Sitz in Dettingen unter Teck in Baden-Württemberg. Dieser wichtige Schritt wurde in nur zwei Tagen realisiert. Bei der neuen Lösung erhalten nun alle User, die keinen Zugang zum SAP-ESS-Portal besitzen, über die eDoc-Schnittstelle – in SAP HCM gefiltert – ihre elektronisch gebündelten Dokumente nach Wunsch als IncaMail. Der E-Mail-Versand erfolgt dabei sicher und nachweisbar direkt aus SAP HCM. Dank des patentierten Verfahrens werden sensible Lohn- und Gehaltsdokumente nirgends zwischengespeichert und gelangen direkt an die bestehenden E-Mail-Adressen der Mitarbeiter.

„Die Integration des Moduls smahrt-eDoc und dessen Anbindung an den IncaMail-Dienst durch KWP erfolgten innerhalb eines Tages. Ebenso zeitnah konnte die IT-Secure-Anbindung zur Datenübertragung an das Druckzentrum von Swiss Post Solutions in Dettingen vollzogen werden“, erklärt Gerd Hirth von Kärcher.

IncaMail sorgt für Sicherheit und besseren Datenschutz

IncaMail erhöht die Sicherheit des Abrechnungsversands. Mitarbeiter empfangen ihre Gehaltsabrechnungen zu Hause (an die private E-Mail-Adresse) und müssen sie – anders als beim Portal oder bei der internen Verteilung – nicht am Büroarbeitsplatz einsehen. Durch die patentierte SAFE-Technologie von IncaMail sind E-Mails vor dem Zugriff Dritter geschützt. Auch die strengen Vorgaben des Datenschutzes wird genüge getan. Die elektronische Übermittlung von Gehaltsabrechnungen muss unter Beachtung gesetzlicher Rahmenbedingungen erfolgen. Sie werden durch IncaMail vollumfänglich erfüllt.

Kärcher optimiert den Gehaltsabrechnungsprozess dank IncaMail

IncaMail bringt echte Vorteile: Hohe Investitionskosten für die länderspezifische Erweiterung des Portals können umgangen werden. Gegenüber dem postalischen Versand fallen keine Zeit-, Material- und Versandkosten an. Der Versand läuft flexibler und Mitarbeiter können jederzeit und ortsunabhängig erreicht werden. Auch Angestellte im Ausland erhalten den Beleg zeitgleich zur Lohnzahlung.

Die offene IncaMail-Schnittstelle ermöglicht es, die ERP-Software von SAP einfach einzubinden. Noch bessere Möglichkeiten eröffnen zertifizierte IncaMail-Module, die sich in Kürze von ausgewählten Partnern integrieren lassen. Die Integration des SAP-Moduls smahrt-eDoc und dessen Anbindung an den IncaMail-Dienst erfolgten durch die KWP team GmbH innerhalb eines Tages.

Hohe Zufriedenheit bei Kärcher

Die neue Lösung stößt bei den Angestellten von Kärcher auf eine sehr hohe Akzeptanz. Die Mitarbeiter schätzen die einfache Nutzung des IncaMail-Dienstes. Die Zustimmung der HR-Abteilung, Verwaltung und Produktion ist gleichermaßen hoch. Die einfache Bedienung der smahrt-eDoc-Schnittstelle, der Wegfall der Verteilerkanäle sowie die guten Reports für Kontrolle und Steuerung der Versandläufe werden als positiv angesehen. Die Gesamtkosten für den Lohn- und Gehaltsabrechnungsversand konnten erheblich gesenkt werden.

„Die Einführung von IncaMail und die Auslagerung der Druck- und Versanddienstleistung an Swiss Post Solutions sind für uns eine ausgesprochen gute und zufriedenstellende Lösung“, fasst Gerd Hirth zusammen. So lässt es sich auch unter Hochdruck effizient arbeiten.

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Quellen: Titelbild pixabay, TayebMEZAHDIA / Screenshot IncaMail Swiss Post / Screenshot Kärcher Swiss Post