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10.04.2019 – Lesezeit: 3 Minuten

Marketing, Vertrieb und Service / Technologie

Office 365: Warum Mittelständler auf die Cloud setzen sollten

Microsoft Office ist als Office 2019 „on-premises“ ohne Abo erhältlich. Für mittelständische Unternehmen sind die Cloud-Varianten Office 365 oder Microsoft 365 mit Enterprise Mobility + Security (EMS) aber sicherlich sinnvoller und lohnender. Warum, das erfahren Sie hier.

Der klassische Fall: Ein Außendienstmitarbeiter ist bei einem Kunden, muss aber ganz schnell auf eine wichtige Information in der Firma zugreifen. Der einzige Kollege, der ihm helfen könnte, ist noch nicht am Arbeitsplatz. Mit Office 365 hätte er die für ihn und seinen Kunden wichtigen Unterlagen in der Cloud und könnte ganz einfach darauf zugreifen. Dies ist nur ein Vorteil von Office 365 und Microsoft 365, dem Cloud-Komplettpaket, das auch Windows 10 und EMS beinhaltet.

So wie bei Microsoft und Adobe geht der Trend immer mehr weg von reiner Kaufsoftware und Standalone-Nutzung hin zum Software-Vertrieb als Abo-Modell und zur Nutzung in der Cloud. Dennoch hat Microsoft im Herbst 2018 auf Wunsch vieler Kunden die Office-Suite noch einmal als Standalone-Software in verschiedenen Versionen herausgebracht.

Wachsende Funktionslücke

Office Home & Business 2019 als Desktop-Version für unverbindliche 299 Euro beinhaltet zwar die fürs Büro wichtigsten Anwendungen Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Sie bietet aber anders als Office 365 Business für 8,80 Euro im Monat keine automatischen Funktionsupdates, keine Web- und mobile Version der Anwendungen, keine Dateifreigabe, Sicherheit und Compliance und auch keinen Support bei der Bereitstellung.

Das IT-Beratungsunternehmen Crisp Research spricht von einem größeren Feature Gap (Funktionslücke) zwischen Office 365 und der neuesten On-Premises-Version Office 2019. Und diese wird mit neuen Features wie Machine Learning und Cortana für die „Voice-Interaktion“ immer größer.

Time is money

OneNote, OneDrive for Business, Publisher und Access sind in der Einmal-Kaufversion ebenfalls nicht enthalten. Office 365 Business Premium für monatlich 10,50 Euro pro Nutzer kommt mit E-Mail- und Kalender-Funktionen, mit SharePoint, und Microsoft Teams kommt dem Modern Workplace oder Arbeiten 4.0 mit Teamwork und der unternehmensweiten Kommunikation noch mehr entgegen. Das wird für mittelständische Unternehmen immer wichtiger, um im europäischen und globalen Wettbewerb bestehen zu können.

Office 365 Workshop live erleben

Die IT-Beratungsexperten der All for One Group bieten mittelständischen Unternehmen als einer der führenden SAP- und Microsoft-Partnern im deutschsprachigen Raum umfassende Beratung, zum Beispiel wie sie Produktivität und Effizienz mit dem Umstieg auf Office 365 und Microsoft 365 steigern können. Die Experten unterstützen Unternehmenskunden auch beim Aufsetzen smarter Prozesse, bei der Integration mit SAP und anderen Systemen, bei der Orchestrierung, Implementierung und bei der reibungslosen Migration.

Office 365 ist eine immer größer werdende Lösungssuite, die zum Beispiel mit Yammer, Sway und dem Planner mehr als nur die genannten Anwendungen umfasst. Ein wichtiges Argument ist die Kommunikation und Zusammenarbeit in Echtzeit, denn „time is money“. Das gilt heute mehr denn je. Es kommt darauf an, Kunden, Geschäftspartnern und Lieferanten möglichst in Echtzeit alle Informationen und benötigten Daten zur Verfügung zu stellen oder ihnen zu ermöglichen, diese über eine sichere Freigabe selbst einzuholen. SharePoint, OneDrive und Microsoft Teams, die Steuerzentrale für Teamwork und Kommunikation, machen es möglich. Nutzer in verteilten Büros oder Arbeitsplätzen, selbst im Homeoffice, können auch Word- oder Excel-Dateien miteinander teilen und gemeinsam daran arbeiten.

Mehr Sicherheit und Compliance in der Cloud

Die Office-Produkte in den Cloud-Varianten bieten mehr Sicherheit als die On-Premises-Versionen. Microsoft 365 ist mit dem Enterprise Mobility Management und umfassenden Security Features besonders auf Sicherheit und Compliances geeicht. Gerade im Bereich DSGVO- und Datenschutzkonformität hat Microsoft Besserung gelobt. Mit dem bis Ende März 2019 verfügbaren Microsoft 365 Compliance Manager hat die Gates Company ein umfangreiches DSGVO- und Compliance-Update gestartet. Microsoft 365 errechnet laut Crisp Research zum Beispiel die Punktzahl, inwiefern die Einhaltung von ISO 27001 und der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eingehalten wird.

Eine Umfrage von Crisp Research ergab, dass Office 365 und Skype, beide von Microsoft, mit 35 Prozent gleichauf sind bei den chatbasierten Collaboration-Lösungen. Nur 16 Prozent der Befragten haben nicht vor, auf Office 365 zu setzen, bei Skype sind es 31 Prozent, bei Skype for Business 26 Prozent. Google Hangouts ist mit 18 Prozent in Nutzung und 36 Prozent Ablehnung erst auf Platz 4, gefolgt von Cisco, Slack und Citrix.

Office 365 Workshop live erleben

Microsoft Teams gehört definitiv zu den wichtigsten Features im Microsoft-365-Paket. Alle Infos zu diesem Kommunikationstool der neuen Generation erhalten Sie in diesem Beitrag.

Quelle: Titelbild pixabay, geralt