22.04.2020 – Lesezeit: 4 Minuten

Prozesse / Marketing, Vertrieb und Service

Mit intelligentem Rechnungsmanagement auf die Überholspur

Im Einkauf schlummert enormes Einsparpotenzial. Vor allem die manuelle Rechnungsverarbeitung bindet in Unternehmen nach wie vor viele Ressourcen. elektronischer Rechnungsverarbeitung aus der Cloud können auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) in der Kreditorenbuchhaltung aufs Gas drücken.

Europaweit werden jedes Jahr 55 Milliarden Rechnungen papierlos versandt. Das hat der aktuelle Billentis-Report ermittelt. Das hört sich erst einmal viel an. Ist es aber nicht. Denn es sind gerade mal zehn Prozent des gesamten Rechnungsaufkommens. Das bedeutet: Der Löwenanteil flattert immer noch in Papierform auf die Schreibtische der Einkäufer – in Zeiten des fortschreitenden Klimawandels eigentlich ein No-Go.

Immerhin ist die Umweltbelastung laut einer Schätzung des Öko-Instituts Freiburg durch eine Briefrechnung fünfmal höher als die einer elektronischen Forderung. „Der Verzicht auf Papier in der Rechnungserstellung kann die CO2-Belastung deutlich senken“, ist Peer Uwe Peters, Senior Manager Procurement & Sourcing beim IT-Dienstleister All for One Steeb, überzeugt.

Peer Uwe Peters, Senior Manager Procurement & Sourcing, All for One Group

Doch papierbasierte Rechnungen machen nicht nur der Umwelt zu schaffen, sondern kosten Unternehmen auch viel Zeit und Geld. Modellrechnungen zufolge dauert die Bearbeitung einer Papierrechnung durchschnittlich 27 Minuten. Schließlich müssen die Dokumente vom zuständigen Sachbearbeiter manuell geprüft, zur Zahlung freigegeben, erfasst oder eingescannt werden. Und das frisst nicht nur Zeit, sondern birgt auch große Fehlerrisiken: Zahlendreher, fehlende Bestellnummern, doppelte Erfassung, falsche Kundennummern – all das passiert, wenn Rechnungen manuell bearbeitet werden. Außerdem verursachen Papierrechnungen häufig auch unnötige Zusatzkosten – zum Beispiel, wenn sie im falschen Postfach landen, wochenlang in der Hauspost unterwegs sind oder nicht zeitnah bearbeitet werden, weil der zuständige Sachbearbeiter im Urlaub oder krank ist. Die Folge sind nicht selten überschrittene Zahlungstermine, Skontoverluste und Mahngebühren.

E-Invoicing reduziert Prozesskosten um bis zu 60 Prozent

„Das muss nicht sein“, findet Peer Uwe Peters. Schließlich gibt es inzwischen eine Vielzahl digitaler Lösungen, die die Rechnungsbearbeitung erleichtern und beschleunigen. Viele davon lassen sich zudem bequem aus der Cloud beziehen. „So automatisiert beispielsweise die Cloud-Software SAP Ariba Invoice Management den gesamten Zahlungsprozess“, erklärt Peters. „Mithilfe der Workflow-Lösung lassen sich Rechnungen im Handumdrehen erfassen, bearbeiten, abstimmen und genehmigen.“ Medienbrüche und Übertragungsfehler gehören damit der Vergangenheit an, die Bearbeitungskosten pro Rechnung sinken.

Und zwar spürbar: Durch E-Invoicing lassen sich laut Billentis-Bericht die Kosten pro Rechnung um bis zu 60 Prozent reduzieren. Nicht zuletzt, weil die Ausgaben für Briefporto, Druckertinte, Papier und Ordner entfallen und der Zeitaufwand geringer ist: Denn Rechnungseingang, Rechnungsprüfung sowie Freigabe und Zahlung laufen vollautomatisch, Sachbearbeiter müssen nur noch im Ausnahmefall manuell eingreifen. Zum Beispiel, wenn die Daten auf der Rechnung nicht richtig erkannt wurden oder es Differenzen zwischen Auftrags- und Rechnungssumme gibt.

Und damit nicht genug: Der elektronische Versand von Rechnungen spart nicht nur Druck-, Porto- und Personalkosten, er trägt auch zu einer höheren Liquidität bei. Digital verschickte Rechnungen werden nämlich schneller bezahlt. Einer Studie der finnischen School of Business an der Aalto Universität in Helsinki zufolge reduziert sich die Durchlaufzeit vom Rechnungseingang bis zur Zahlung im Durchschnitt um ganze zwei Tage. Das setzt allerdings voraus, dass Rechnungssteller und Rechnungsempfänger ein einheitliches Format nutzen und die elektronische Forderung störungsfrei verarbeitet werden kann. „Und das ist leider oft nicht der Fall“, weiß Peer Uwe Peters. So vergessen Lieferanten zuweilen, ihrer Rechnung die kundeninterne Bestellnummer „mitzugeben“, verwenden andere Artikelnummern oder bündeln mehrere Bestellungen in einer elektronischen Rechnung. „Derartige Differenzen bringen die automatische Verbuchung ins Stocken, erfordern menschliches Eingreifen und verzögern damit die Zahlungsabwicklung“, erklärt er.

Problematische Rechnungen werden automatisch aussortiert

Mit E-Procurement-Plattformen wie SAP Ariba sind Unternehmen aber auch für solche Fälle bestens gewappnet. Denn die Software Suite bietet nicht nur eine Vielzahl leistungsstarker Werkzeuge für eine digitale Beschaffung und Kreditorenbuchhaltung. Sie erschließt Unternehmen auch den Zugriff auf das Ariba-Netzwerk. Dieses verknüpft mehr als 3 Millionen Unternehmen in 180 Ländern, unterstützt 24 Sprachen und mehr als 70 Währungen. Dank offener APIs lassen sich Partnernetzwerke und regionale Rechnungsformate wie EDIFACT problemlos anbinden. Anders gesagt: SAP Ariba bringt Unternehmen auf der ganzen Welt auf einem einheitlichen Marktplatz zusammen.

„Elektronische Rechnungen, die über die SAP Ariba Plattform gestellt werden, lassen sich in der Regel vom Rechnungsempfänger vollständig dunkel verbuchen“, verweist der Senior Manager Procurement & Sourcing. Denn dank definierter Netzwerkgeschäftsregeln werden Lieferanten vom System proaktiv auf Fehler hingewiesen, sodass fehlerhafte Rechnungen gar nicht erst beim Kunden ankommen. Anders gesagt: Problematische Rechnungen werden vom System automatisch abgelehnt und an den Lieferanten zurückgespielt, sodass er sie korrigieren kann. Dies gilt auch bei Compliance-Verstößen. Denn SAP Ariba prüft ebenfalls, ob alle erforderlichen Pflichtangaben enthalten sind. „Das erspart Ärger mit dem Finanzamt und sorgt dafür, dass Unternehmen alle Vorsteuerabzüge vollständig geltend machen können“, erläutert Peters. Die automatische Rechnungsprüfung zahlt sich also in vielerlei Hinsicht aus: Die Dunkelbuchungsquote steigt auf nahezu 100 Prozent, der administrative Aufwand für die Rechnungsprüfung sinkt gegen null.

„Ein weiterer Vorteil: Zahlungsfristen werden zuverlässig eingehalten, Mahngebühren vermieden und Skontoangebote systematisch genutzt“, ergänzt Peer Uwe Peters. Zudem lassen sich elektronische Rechnungen auch per Knopfdruck archivieren. Langwieriges Einscannen und Abheften der Papierrechnungen gehören damit ebenfalls der Vergangenheit an – ebenso wie das zeitaufwendige Durchblättern von Aktenordnern bei eventuellen Rückfragen zur Rechnung. „Ein Blick ins System reicht. Denn dank rollenbasierter Dashboards stehen sämtliche Informationen auf Knopfdruck übersichtlich bereit“, sagt er. Damit wird das Rechnungsmanagement zum Kinderspiel. Die Checkliste der All for One Steeb greift Ihnen auf dem Weg zum ganzheitlichen Kundenmanagement unter die Arme.

2020 wird die E-Rechnung bei Behördengeschäften Pflicht

Und noch etwas spricht für den Umstieg auf die elektronische Rechnungsverarbeitung: Weltweit setzen immer mehr Unternehmen darauf und erwarten dies auch von ihren Lieferanten. „Auf Dauer wird deshalb niemand mehr an der E-Rechnung vorbeikommen“, ist Peer Uwe Peters überzeugt. Wer mit der öffentlichen Hand Geschäfte machen will, sollte zügig Nägel mit Köpfen machen: Laut EU-Recht sind Lieferanten des öffentlichen Dienstes ab November 2020 verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch zu stellen. „Höchste Zeit, schnellstmöglich die dafür erforderlichen Weichen zu stellen“, rät Peters.

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Quelle: Titelbild pixabay, mastermind76