03.06.2020 – Lesezeit: 2 Minuten

Marketing, Vertrieb und Service / Impulse

„Allen antworten“: Microsoft 365 setzt Mail-Ketten ein Ende

Mail-Ketten an die gesamte Belegschaft strapazieren nicht nur die Nerven der Empfänger, sondern können im schlimmsten Fall den Speicherplatz im Postfach ergo den gesamten E-Mail-Server lahmlegen. Microsoft 365 setzt diesem Problem nun mit einem neuen Feature ein Ende.

Microsoft bietet mit seiner neuen Mail-Hosting-Lösung Exchange Online eine Möglichkeit, dass Allen-Antworten-E-Mail-Ketten nicht mehr außer Kontrolle geraten. Hier erfahren Sie, wie dieses Postfach-rettende Feature funktioniert.

Internen Mail-Verkehr im Blick behalten

Eine E-Mail macht die Runde und wenn „alle“ dann auch immer „allen antworten“ ist das ein Killer für die Produktivität im Büro. Während „Allen antworten“-Mails in kleineren Firmen meist noch überschaubar bleiben, sorgt die Mailing-Kette in großen Organisationen für eine sintflutartige Überschwemmung der Inbox und einer regelrechten Überlastung der Server.

Wie unterbindet man den anhaltenden Reply-All-Sturm? Die simple und effektive Lösung: Blockieren. Die sogenannte „Reply All Storm Protection“ von Microsoft 365 blockiert das Versenden von Nachrichten, sobald innerhalb einer Stunde mehr als zehn Reply-All-Mails an über 5.000 Nutzer gingen.

Wird die Blockade verhängt, hält dieser Zustand für die nächsten vier Stunden an. Sprich: Alle Nachrichten, die an diesen Mail-Thread gehen, werden für einen vierstündigen Zeitraum gesperrt und erst dann wieder zugestellt, wenn der Server den Andrang bewältigen und ordentlich abwickeln kann. Während des Blockade-Zeitraums können andere wichtige – vor allem externe Mails – priorisiert vom Server behandelt werden. Die Lösung ist, wie die Zahlen bereits vermuten lassen, erstmal nur für große Unternehmen geeignet. Das Feature soll aber in Zukunft noch weiterentwickelt und markttauglich gemacht werden. Ebenfalls wird bereits an Ansätzen gearbeitet, die Administratoren individuell regelbare Blockade-Bedingungen ermöglichen.

„Allen antworten“-Threads außer Rand und Band

Wie lästig ein E-Mail-Thread werden kann, weiß Microsoft aus eigener Erfahrung. 1998 ging eine E-Mail an 25.000 Empfänger. Die Folge: Rund 15 Millionen Antworten und ein Datenverbrauch von satten 195 Gigabyte.

Eine Mailflut übereilte 2012 auch den Bundestag, ausgelöst durch eine unbeabsichtigte „Allen antworten“-Mail einer Mitarbeiterin des Parlaments. Die E-Mail, die eigentlich gar nicht „an alle“ gehen sollte, sorgte für einen schlagabtauschartigen E-Mail-Verkehr verwunderter Abgeordneter, der – es lässt sich erahnen – ebenfalls „an alle“ ging. Berichten zufolge, sorgte das im Bundestag zu einer Verzögerung von einer halben Stunde.

Microsofts Lösung für das Reply-All-Debakel

„Allen antworten“ geht eben mal schnell, kann jedoch verhängnisvoll enden – beziehungsweise bei anhaltendem E-Mail-Traffic eben nicht mehr enden. Bei der Frage, ob diese Lösung auch bald für Ihr Unternehmen verfügbar und sinnvoll ist und wie Sie Microsoft 365 für sich einsetzen, erfahren Sie bei den Microsoft-Experten der All for One Group. Welche weiteren neuen Funktionen Microsoft 365 mit sich bringt, lesen Sie in diesem Artikel.

Quelle: Titelbild pixabay, geralt