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24.10.2018 – Lesezeit: 6 Minuten

Impulse / Human Resources

Fünf Alternativen zu endlosen Meeting-Marathons

Manche Unternehmen oder Abteilungen legen eine Meetingkultur an den Tag, bei der viele Teilnehmer schnell aussteigen oder gar wegschlafen. Dabei gibt es durchaus moderne Alternativen, die mitunter effizienter sind.

In Meetings, die gar nicht enden wollen und in denen normalerweise nur die „Häuptlinge“ sprechen, fühlt man sich oft an Schulzeiten erinnert und schnell fallen auch schon mal die Augen zu. Manche Meeting-Marathons sind aber auch wirklich zum Einschlafen. Das ist natürlich peinlich und passiert besonders oft am ersten Tag der Woche, wo man ohnehin noch nicht so recht da ist und viele die berühmte Montagsmüdigkeit überfällt. Gegen Einschlafen in Sitzungen kann man laut ze.tt freilich etwas tun.

So sieht man immer wieder Meeting-Teilnehmer, die sich mit Kritzeln wachzuhalten versuchen oder mit Essen und Trinken. Noch besser wäre es allerdings die Meetings herkömmlicher Art über Bord zu werfen und durch neue Formen zu ersetzen, in denen die Teilnehmer aktiv mitwirken, statt nur dabeizusitzen. Folgende fünf moderne Ansätze können je nach Thema und Zahl der Mitwirkenden effizienter und fruchtbarer sein.

Management Hackathon

„Trivago hat es getan, Sixt genauso wie die IHK München und jetzt auch das Handelsblatt und die WirtschaftsWoche“, heißt es in einem Artikel von WiWo online. Hackathon, ein Kofferwort aus Hack (hier im Sinne von Tüfteln oder Ausprobieren) und Marathon, auch Hackday oder Hackfest genannt, ging Ender der 1990er-Jahre ursprünglich auf die Softwareentwicklung zurück. Dabei werden neue Ideen gewöhnlich in drei Phasen zusammengetragen und erörtert. Es beginnt mit einem oder mehreren Vorträgen und Festlegen eines spezifischen Themas, wenn man sich auf eines einigen kann.

Ein Hackathon ist auch für Unternehmen ein wichtiges Element.

In der nächsten Phase werden per Brainstorming Ideen zusammengetragen und – nach den jeweiligen Interessen und Fähigkeiten – Teams gebildet. Dann beginnt die eigentliche Gruppenarbeit, die sich mehrere Stunden oder gar Tage hinziehen kann. Zum Abschluss präsentiert jedes Team seine Ergebnisse und macht sie einer breiteren Öffentlichkeit zugänglich. Der Vorteil liegt in der Vernetzung verschiedener Akteure. Solche Hackathons sind gut geeignet, um Projekte in andere Richtungen zu lenken und Althergebrachtes über Bord zu werfen. Auch SAP veranstaltet regelmäßig Hackathons: So findet am 5. und 6. November der CONNECT Hackathon 2018 statt.

Ideation Jam

Ideation (von Idea und Invention) beschreibt den Kreativprozess, neue Ideen hervorzubringen. Jam leitet sich von Jam Sessions her, in denen Jazzmusiker zwanglos zusammenspielen, und das steht für mehr oder weniger lockeres Brainstorming. Bei einem Ideation Jam sollen Mitarbeiter oder Teams innerhalb einer bestimmten Zeit Ideen ausarbeiten und diese in einem sogenannten Elevator Pitch vortragen, um die anderen Teilnehmer oder eine Jury des Veranstalters zu überzeugen. Die aussichtsreichsten Ideen werden dann in Form von Bonuszahlungen oder Zeit prämiert.

Ideation Jam ist eine Mischung aus verschiedenen Modellen.

Der große Essener Mischkonzern Evonik Industries hat 2016 einen Global Ideation Jam ausgelobt, an dem weltweit rund 300 Mitarbeiter über eine IT-Plattform teilgenommen haben und 84 Ideen eingereicht haben. Unter sechs Finalisten wurde schließlich eine Physikerin ausgewählt, die intelligente Tinte erforschen will und dafür ein Jahr Zeit und Geld bekam, um die Idee zu einem Geschäft auszubauen.

Open Space

Die Unternehmensberatung initio organisiert solche Events und beschreibt den Ablauf. Zu den Kunden gehören der Deutsche Paketdienst (dpd) und T-Online. Open Space (wörtlich: „offener Raum“) findet als gleichnamige Technology schon 1985 weltweit Verbreitung und ist eine Methode der Großgruppenmoderation für Gruppen mit 200 bis 2.000 Teilnehmern. Diese geben eigene Themen ins Plenum und gestalten dazu jeweils eine Arbeitsgruppe, in der die möglichen Projekte und Lösungen erarbeitet werden, um die Ergebnisse dann zusammenzutragen.

Open Space ist wie eine gemeinsame Konferenz statt Meeting-Marathon.

Das Ziel von Open Space ist es, in kurzer Zeit mit einer großen Zahl von Teilnehmern innovativ und lösungsorientiert ein komplexes Thema in Teilthemen zu bearbeiten, um damit eine Aufbruchsstimmung zu erzeugen und somit schnell zu konkreten Projekten oder Lösungen zu kommen. Ein Open Space kann eine Stunde oder auch einen ganzen Tag dauern und ist als feste monatliche Institution geeignet, gemeinsam an Dingen zu arbeiten, die sonst eher liegen bleiben oder für die normalerweise keine Zeit ist.

Barcamp

Barcamp, auch Unkonferenz oder Ad-hoc-Nicht-Konferenz genannt, ist wie Open Space eine Form der Großgruppenmoderation, nur lockerer organisiert. Es handelt sich dabei um eine Art offene Tagung mit offenen Workshops oder Sessions. Die anfangs noch freien Tagesordnungspunkte werden in einem Grid oder Raster an einer Pinnwand zunächst mit Themen und Referenten gefüllt. Jeder Teilnehmer ist aufgefordert, selbst Vorträge zu halten oder zu organisieren, kann aber bei Nichtgefallen auch zwischen den Workshops wechseln, was Interesse und Motivation fördern soll. Die lockere Atmosphäre ermöglicht außerdem eine konstruktiv kritische Auseinandersetzung auf Augenhöhe ohne störende Hierarchien, die den Informationsfluss oder neue Ideen behindern.

So oder so ähnlich sieht es auf einem Barcamp aus.

Wie komfortzonen.de Mitte 2016 berichtete, erreichten solche (Corporate) Barcamps mit Veranstaltungsorten in Berlin, Wien und Zürich schon vor zehn Jahren den deutschsprachigen Raum. Der Berliner open:space CLUB, der Anfang 2016 einlud, war als kuratiertes Barcamp organisiert und hatte mit Unterstützung der Commerzbank zu einem Elevator Pitch mit drei Start-ups eingeladen, in dem diese in fünf Minuten ihre Geschäftsideen vorstellen sollten. Eine der Ideen war das E-Scootersharing von MOVO aus Madrid, für das es auch eine Smartphone-App gibt; eine andere Idee kam von der Berliner Vimcar GmbH in Form eines digitalen Fahrtenbuches.

FedEx Day

Der Begriff FedEx Day (auch Shiplt Day genannt) geht auf den Kurierdienst FedEx zurück, der damit wirbt, Pakete innerhalb von 24 Stunden auszuliefern. Teilnehmer, Führungskräfte, Entwickler oder Experten sollen sich ungestört vom Büroalltag bis zu 24 Stunden Zeit nehmen, um sich in Teilgruppen in Form von Vorträgen und Diskussionsrunden mit einem bestimmten Thema zu beschäftigen und am Ende des FedEx-Tages alle Ergebnisse zu präsentieren und daraus verwertbare Ideen abzuleiten. Die Teilnehmer sind dabei relativ frei, mit dem sie welches Thema oder Teilthema erörtern. Ziel ist unter anderem, über den eigenen Horizont und das jeweilige Projekt hinauszudenken. Ein FedEx Day fördert Teambuilding, kann viel Spaß machen und den Wettbewerbsgeist fördern, wenn das Unternehmen zum Beispiel einen Preis für die besten Ideen oder Resultate auslobt.

Der FedEx Day ist eine bekannte Art einer Konferenz.

Das Sage One Team Deutschland veranstaltete 2016 bereits den 3. FedEx Day, bei dem jeder für sich erst Ideen gesammelt hat und diese dann in einem 5-Minuten-Pitch vortragen konnte. Viele Ideen ließen sich jedoch nicht in den angepeilten 24 Stunden umsetzen. Somit musste man sich bemühen, eventuell andere Teammitglieder dafür zu begeistern. Manche deutschen Teams des britischen Anbieters für Buchhaltungssoftware gingen gleich an die Rechner, um sofort mit dem „Coden“ oder Programmieren anzufangen, andere waren da noch in der Planungsphase. Geschlafen wurde erst weit nach Mitternacht, jeder für sich daheim, bevor es um 7 Uhr früh weiterging. Am Freitag um Punkt 12 Uhr, zur „Stunde der Wahrheit“, wurden die besten Lösungen vorgestellt, darunter eine „Abacus“ genannte Lohnsteuer-App.

Fazit

Innovative Unternehmen laden ihre Mitarbeiter einmal im Jahr oder in regelmäßigen Abständen zu Firmenausflügen ein, bei denen es oft darum geht, das Teambuilding zu fördern. Eine sehr beliebte Methode, um das zu erreichen, ist die gute alte Schnitzeljagd. Diese findet sich im übertragenen Sinn auch in den meisten der genannten Alternativen zu „öden Meeting-Marathons“ wieder. Die Teilnehmer fühlen sich viel mehr eingebunden und motiviert, eigene Ideen einzubringen als in den üblichen Top-Down-Meetings, in denen in der Regel nur die Chefs referieren und die anderen versuchen, sich irgendwie wachzuhalten. Wie einst in der Schule wächst aber die Motivation und die Aufmerksamkeit, wenn alle gefordert sind, aktiv mitzumachen. Dazu braucht es eben eine neue Meeting-Kultur.

Wie Sie in Ihrem Unternehmen die Konzentration Ihrer Mitarbeiter fördern können, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel.

Quellen: Titelbild StockSnap, Open Space crystal710, Ideation Jam Free-Photos, Hackathon genesis_3g, FedEx jp26jp (alle pixabay) / Barcamp iStock, Rawpixel