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18.09.2019 – Lesezeit: 3 Minuten

Geschäftsführung / Impulse

Erfolgreiche Geschäftskommunikation mit der SUCCESS-Formel

Unternehmen können nur dann erfolgreich gesteuert werden, wenn alle Entscheidungsträger mit Berichten und KPIs versorgt werden, welche sie auch verstehen und interpretieren können. Für die Vermittlung dieser Inhalte sind Managementberichte und Geschäftspräsentationen, neben persönlichen Gesprächen, essenzielle Medien.

Experten aus unterschiedlichen Fachabteilungen tragen relevante Daten und Informationen zusammen, haben jedoch Schwierigkeiten diese Inhalte den entsprechenden Zielgruppen, bspw. dem Management oder den Kunden, erfolgreich zu vermitteln. Nicht selten bekommen ihre Berichte nicht die gewünschte Aufmerksamkeit oder werden im schlimmsten Fall gar nicht gelesen. Oft liegt die Ursache in der ungeeigneten Aufbereitung bzw. Darstellung.

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Basierend auf der SUCCESS-Formel wirken International Business Communication Standards – praktische Vorschläge für die Gestaltung der Management-Berichte, kurz IBCS – dieser Problematik entgegen. Beim Akronym stehen die Buchstaben für englische Begriffe mit folgender Bedeutung:

S = Say = Botschaft vermitteln

Die Botschaft sollte immer an den Anfang eines Berichts oder einer Präsentation gestellt werden, damit Leser sofort verstehen, warum sie den Bericht lesen, beziehungsweise der Präsentation beiwohnen sollen. Verständliche Formulierungen erleichtern die Vermittlung der Botschaft. Wichtige Aussagen werden durch geeignete Hervorhebungen wie Umkreisungen, Trendpfeile oder Unterstreichungen schneller verstanden.

U = Unify = Semantische Notation anwenden

Die Regeln des Corporate Design sollten nur zur Anwendung kommen, wenn sie dem erleichterten Verständnis dienen. Alle dekorativen und nicht-informationstragenden Gestaltungselemente sollten wegfallen. Klare Konventionen in der Darstellung erleichtern das Verständnis: Gleiche Inhalte sollten gleich dargestellt werden und umgekehrt - was gleich aussieht, sollte auch gleich sein.

C = Condense = Informationsdichte erhöhen

Es sollte möglichst „alles“ gezeigt werden, insbesondere Extremwerte und Ausreißer. Details erhöhen nicht nur das Verständnis, sondern auch die Glaubwürdigkeit. Wenn man Diagramme einsetzt, sollte man deren Hauptzweck: „Vergleiche zu zeigen“, bedenken. Je mehr Vergleichsmöglichkeiten (möglichst in zwei oder mehr Dimensionen) gezeigt werden, desto verständlicher und aussagekräftiger die Diagramme. Wenn möglich, soll mit Diagrammen eine gewisse Kausalität aufgezeigt werden: Sie sollen dem Zweck dienen etwas zu beweisen, erklären oder plausibel zu machen und nicht die Präsentation dekorieren.

So erfüllen Sie die Anforderungen gemäß IBCS-Standard

C = Check = Visuelle Integrität sicherstellen

Die in den Berichten und Präsentationen vermittelten Inhalte sollten richtig und wahrheitsgetreu dargestellt und möglichst leicht und visuell verstanden werden. Falsche Skalierungen, manipulierte Darstellungen und irreführende Visualisierungen sind zu vermeiden.

E = Express = Geeignete Visualisierung wählen

Zunächst sollten passende Objekttypen gewählt werden. Der Vergleich mit anderen Szenarien und die Darstellung von Abweichungen erleichtert die Bewertung des gezeigten Zahlenmaterials. Die Visualisierung von Ursachen (z. B. in Form von Baumstrukturen und Korrelationen) erleichtert das Verständnis der dargestellten Inhalte.

S = Structure = Inhalte logisch gliedern

Der Inhalt sollte gleichartig, vollständig und überschneidungsfrei gegliedert werden. Strukturen sind wenig verständlich, wenn sich Ihre Elemente überschneiden wie beispielsweise die drei Gliederungspunkte: Projektziele, Projektanforderungen und Projektergebnisse. Argumentationen sollten pyramidal (beginnend mit einer Kernaussage, die dann mit Details untermauert wird) strukturiert werden.

S = Simplify = Überflüssiges Vermeiden

Es ist zu empfehlen eine möglichst einfache Darstellung auszuwählen. Unnötige Redundanz (z. B. die Angabe der Jahreszahl bei allen 12 Monaten eines Jahres) sollte vermieden werden. Des Weiteren sollte nichts dargestellt werden, dem keine Bedeutung zukommt. Typische Beispiele sind Rahmen, Hintergrundmuster, Schatten und unnötige Farben.

Auf den Notationsregeln nach IBCS basierende Reporting-Tools, wie beispielsweise das aCXO-Cockpit von avantum consult, unterstützen dabei aussagekräftige Berichte zu erstellen, um den Berichtsempfängern die aktuelle Unternehmenssituation effizient zu vermitteln. Die Report-Erstellung nimmt deutlich weniger Zeit in Anspruch und kann vollkommen eigenständig durch Fachanwender generiert werden.

Die Experten von avantum consult helfen bei der Prozessumgestaltung

Welche Vorteile einer treiberbasierten Planung gelten, erklärt Stefan Brauer, Experte für Planungs- und Forecastlösungen mit IBM Planning Analytics, in diesem Artikel von Mittelstand Heute.

Quelle: Titelbild pixabay, geralt