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12.12.2018 – Lesezeit: 2 Minuten

Technologie

e-Invoicing in Italien für Rechnungen ab 1. Januar 2019 verpflichtend – Weitere EU-Staaten folgen

Was e-Invoicing ist und wie Sie die Anforderungen mit Ihrem SAP-System erfüllen können lesen Sie hier.

Was ist e-Invoicing?

Grundsätzlich ist e-Invoicing einfach nur die elektronische Rechnungsstellung und der elektronische Rechnungsversand. Häufig nennt man das auch e-Rechnung.

Weshalb wird e-Invoicing in immer mehr Staaten zur Pflicht?

Viele Staaten setzen immer mehr auf e-Invoicing, das heißt die elektronische Rechnungsstellung. Ursprung der e-Invoice-Verfahren sind Staaten in Mittel- und Südamerika. Hier gibt es diese Verfahren schon seit über zehn Jahren. E-Invoicing wird eingesetzt, um dem Steuerbetrug, insbesondere Hinterziehung von Mehrwertsteuer, einen Riegel vorzuschieben.

Das erreicht der Staat, indem er beim e-Invoicing entweder eine elektronische Kopie jeder Rechnung erhält oder sogar direkt als Mittelsmann zwischen Rechnungssteller und -Empfänger auftritt. Das bedeutet, dass Unternehmen verpflichtet werden, Rechnungen an eine zentrale staatliche Stelle zu schicken und diese dann von dort an die Empfänger gesendet werden.

Wie läuft ein gesetzeskonformer e-Invoicing Prozess ab?

Es gibt zahlreiche Varianten und unterschiedliche technischen Wege, die jedes Land für sich einschlägt, sind eine Herausforderung für international tätige Unternehmen. Dabei gibt es nicht nur die unterschiedlichen Übertragungswege (Protokolle) zu beachten, sondern auch wie die Rechnung auszusehen hat (Format) und ob sie mit einer digitalen Unterschrift (Signatur) versehen werden soll.

e-Invoice Prozess in Italien
Zuerst ist die Rechnung in einem XML-Format zu erstellen. Diese kann dann entweder selbst oder durch einen Provider digital signiert und an das Austauschsystem weitergeleitet werden. Auf dem Austauschsystem (SDI) wird die Rechnung dann geprüft und an die Steuerbehörde weitergeleitet. Von hier kann die Rechnung dann entweder direkt oder durch einen Provider abgeholt und dem ERP-System des Empfänger zur Verfügung gestellt. Auf diesem Weg gesendete und empfangene Rechnungen sind zu archivieren.

Wie Sie gesetzliche e-Invoicing Vorgaben mit Ihrem SAP-System erfüllen

Outsourcing-Dienstleistung

Jedes Land nutzt beim e-Invoicing andere Prozesse. Diese Anforderungen mit dem eigenen SAP-System zu erfüllen kann sehr zeitaufwendig sein.
Kleinunternehmen können hier auf Cloud-Anbieter zurückgreifen, die selbst eine Anbindung an die staatlichen Stellen haben. Der Rechnungssteller sendet in diesem Fall ein PDF der Rechnung an den Anbieter, dieser erledigt den Rest. Wächst das Rechnungsvolumen jedoch an, kann der Service sehr teuer werden.

Im eigenen SAP-System

Den gesetzlichen Zwang zum e-Invoicing kann man geschickt nutzen, um das eigene SAP-System so aufzustellen, um für den digitalen Austausch anderer Daten wie zum Beispiel Bestellungen oder Lieferscheine bereit zu sein. Damit treibt man die Digitalisierung sogar über die eigene Unternehmensgrenze hinaus. Dass sich daraus direkter Nutzen ergibt, weiß zum Beispiel die Automobilindustrie bereits seit Jahren. Durch den Einsatz von EDI werden Prozesse beschleunigt und Fehler vermieden.

Der richtige Partner zur Umsetzung der Anforderungen von e-Invoicing ist also jemand, der Sie bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen beraten und mit fertigen Standardlösungen unterstützen kann. Darüber hinaus sollte sich der Partner mit den internationalen Vorschriften auskennen und idealerweise auch vor Ort mit kompetenten Personal vertreten sein, um Vorschriften richtig zu interpretieren und im System umzusetzen.