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12.12.2018 – Lesezeit: 3 Minuten

Technologie

Expertenbeitrag EDI: So digitalisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse mit externen Partnern

Auf den ersten Blick scheint die Digitalisierung der Geschäftsprozesse mit externen Partnern eine unüberschaubare Aufgabe zu sein. Unser Gastautor Eckhard Höhmann, Solution Architect bei All for One Steeb, klärt über häufige Fehler auf und zeigt in diesem Expertenbeitrag: Die Digitalisierung Ihres Geschäfts mit externen Partnern ist einfacher, als Sie denken.

Zum Einstieg sollten Sie sich diese 4 Fragen unbedingt stellen:

  • Wie viel Zeit vergeuden qualifizierte Mitarbeiter mit dem Abtippen von Seiten (Zum Beispiel Bestellungen manuell im SAP-System erfassen)?
  • Wie viele Fehler passieren dabei?
  • Ist ein Arbeitsplatz, der das Abtippen von Papier vorsieht, noch attraktiv und zeitgemäß?
  • Ist der alte „Papierkrieg“ geeignet, Dokumente über verschiedene Standorte sicher und zuverlässig sowie DSGVO- und GoBD-konform zur Verfügung zu stellen?

Bonus: Ratgeber Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse mit externen Partnern  Wie Sie einen Business Case aufbauen und das notwendige Wissen für Ihr  Digitalsierungsprojekt mit externen Partnern aufbauen, erfahren Sie in diesem  Experten-Ratgeber. Packen Sie es an! >>

Was sagt Ihr Branchenverband?

Bevor Sie in die Digitalisierung der Prozesse mit externen Partnern einsteigen, verschaffen Sie sich einen Überblick. Informieren Sie sich über entsprechende Marktentwicklungen sowohl in Ihrer Branche als auch in der IT-Welt und setzen Sie auf vorhandene Standards statt über-individualisierte Lösungen. Konkret finden Sie Unterstützung beispielsweise in den IT-Bereichen Ihres Branchenverbandes und in den zahlreichen Publikationen zum Thema „Business IT“. Mit folgenden Tipps ist der Weg aber leichter, als Sie denken.

Drei einfache Schritte für den Marktüberblick sind:

  1. Finden Sie heraus, ob in Ihrer Branche spezifische Dateiformate für den Austausch von Rechnungen, Bestellungen,… bevorzugt werden.
  2. Haben Sie noch andere Daten auszutauschen, die z.B. in Ihrer Branche entscheidend, aber anderswo unüblich sind? Listen Sie diese auf, aber verzetteln sie sich nicht! Hier bietet sich oft an, im Anschluss an die Digitalisierung des „Brot-und-Butter-Geschäfts“ einmal über unternehmensübergreifende Kollaboration nachzudenken.
  3. Recherchieren Sie hier auch bereits entsprechende Beratungs- und Systempartner. Oft bieten diese kostenfreie Workshops an, um Sie zu unterstützen.

Prozesse in Ihrem Unternehmen

Aber der Überblick über die Prozesse in Ihrem Unternehmen darf nicht fehlen. So identifizieren Sie Optimierungspotenzial:

  1. Machen Sie die Bereiche in Ihrem Unternehmen aus, in denen es häufig zu Geschäftskontakten mit externen Partnern kommt. (Häufig sind das Einkauf, Verkauf/Vertrieb und Finanzbuchhaltung)
  2. Stellen Sie in einer Tabelle alle Dokumentarten und deren Menge zusammen, die Sie im letzten Jahr hinweg mit den jeweiligen Partnern austauschen.
  3. Für den schnellen Datenaustausch lohnt sich die Digitalisierung besonders bei Dokumenten, die zumindest teilweise strukturiert sind. Zum Beispiel: Rechnungen, Bestell- und Lieferscheine. 

Lösungsauswahl: So vermeiden Sie mehrjährige Mammutprojekte

Nachdem Sie einen ersten Marktüberblick haben und das Optimierungspotenzial in Ihrem Unternehmen identifiziert haben, geht es an das Screening von Anbietern. Mein Tipp: Bevor Sie sich ausgefeilte Individuallösungen ausdenken, werfen Sie einen Blick auf die Portfolios etablierter Anbieter und lassen Sie sich beraten. Oft ist es wesentlich einfacher Prozesse zu modifizieren, als mehrmonatige Entwicklungs- und Bugfixing-Runden durchzuhalten.

Individuelle Speziallösungen führen zu Mammutprojekten mit mehrjähriger Laufzeit und Sie werden irgendwann bemerken, dass sich die Anforderungen und Märkte verändert haben und Ihre individuelle eigene Lösung bereits vor dem Go Live veraltet ist. Vielleicht hat sich Ihr Problem bereits sogar erledigt, weil sich der Markt weiterentwickelt hat – und zwar ohne Sie.

Standardsoftware statt übermäßiger Individualisierung

Setzen Sie auf schnell verfügbare Standardsoftware und Cloudservices. Oft ist eine Lösung, die sich schnell integrieren lässt, aber nur 90 Prozent Ihrer Anforderungen abdeckt, besser geeignet als eine, die das perfekte Resultat verspricht, aber bei der Umsetzung viel zu viel Zeit beansprucht. Achten Sie auch darauf, dass Sie nicht in einen Vendor-lock-in geraten und sich einsperren lassen.

Cloud-Services – So vermeiden Sie den Vendor-lock-in:

Unter dem Vendor-Lock-in (englisch lock in, „einschließen“ oder „einsperren“) versteht man die enge Bindung an einen Anbieter, die es dem Kunden wegen Wechselkosten oder Wechselbarrieren erschwert, den Anbieter zu wechseln.

Führen Sie Ihr Projekt zum Beispiel auf einer Plattform durch, bei der jede Kleinigkeit durch den Anbieter erledigt werden muss oder die von Anfang an keine Möglichkeit zur Migration auf andere Plattformen bietet, haben Sie sich vom Anbieter abhängig gemacht. Im Zweifelsfall bleibt Ihnen bei einer Preiserhöhung zum Beispiel nur, in den sauren Apfel zu beißen oder auf einer neuen Plattform von Null an zu beginnen. Ihr Projekt ist sozusagen „eingesperrt“

Als Schutz vor dieser Sackgasse ist die Verwendung von Standards oft bereits schon ausreichend. Setzen Sie beispielsweise in der Automobilindustrie auf Datenformate wie VDA 49xx“, sind sie zumindest schon einmal sicher, dass diese Formate von anderen beherrscht werden. Zertifizierungen von unabhängigen Prüfstellen bieten darüber hinaus ein Maximum an Investitionssicherheit.

Must-have: Der Business Case

Bevor Sie den Einsatz einer konkreten Softwarelösung erwägen, sollten Sie zunächst einen Business Case aufstellen. Dieser wird Ihnen helfen, die Projektziele zu definieren, Budget zu erhalten und Unterstützer im Unternehmen zu gewinnen.

Wie Sie Ihren Business Case, das notwendige Wissen für Ihr Projekt aufbauen und welche Fragen Sie potenziellen Anbietern stellen müssen, erfahren Sie in diesem Experten-Ratgeber. Packen Sie es an!
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