08.06.2020 – Lesezeit: 4 Minuten

Marketing, Vertrieb und Service / Impulse

Das sind die richtigen Tools fürs Homeoffice

Wenn Unternehmen die Arbeit im Homeoffice produktiv gestalten wollen, sollten sie ihren Mitarbeitern die richtige Ausstattung bereitstellen. Microsoft-Managerin Lea Schumacher zeigt den Weg zum Erfolg.

Der aktuelle Trend zum Homeoffice ist aus der (Corona-)Not geboren. Wie Sie als Unternehmen aus der Not eine Tugend machen, zeigt Lea Schumacher, Product Marketing Manager Surface Commerical bei Microsoft, in ihrem Blog-Beitrag. Und sie nimmt den Leser mit in ihrem Berufsalltag im Microsoft-Kosmos.

Lea Schumacher, Marketing Managerin bei Microsoft

Microsoft setzt schon länger auf den Vertrauensarbeitsplatz und ist geübt im Work-Life-Flow. Die New-Work-Spezialisten kennen sich also mit flexiblen Arbeitszeiten sowie -orten aus und verwenden Lösungen zur digitalen Zusammenarbeit. Schumacher berichtet, dass in ihrem „neuen Arbeitsalltag“ in der Wohnung der richtige Mix aus Kollaborationslösungen, persönlichen Routinen und modernen Gerätefunktionen hilft, um mit ihren Kolleginnen und Kollegen produktiv im Team zu arbeiten oder einfach in Kontakt zu bleiben.

Die Kamera ist ein Freund

Die Microsoft-Managerin meldet sich morgens auf ihrem Surface-Gerät mit Windows Hello per Gesichtserkennung an und kann direkt loslegen. Danach steht meist eine kurze Videokonferenz über Microsoft Teams mit den Kolleginnen und Kollegen an. Das ersetzt die morgendlichen Gespräche an der Kaffeemaschine und hilft dabei, mit dem Team in Kontakt zu bleiben. Die Kamera macht die Kommunikation einfacher und schöner und es ist ein gutes Gefühl, regelmäßig die bekannten Gesichter zu sehen.

Abwechslungsreich arbeiten

Schumacher strukturiert, priorisiert und bearbeitet ihre täglichen Aufgaben. Für ein wenig Abwechslung hilft es ihr, gelegentlich den Raum oder einfach nur den Arbeitsort zu wechseln. Mails schreibt sie mit angedocktem Type Cover wie gewohnt am Schreibtisch.

Für digitale Meetings oder um Texte bequem zu lesen, zieht sie lieber auf den Sessel oder das Sofa um. Dann legt sie ihr Surface Pro X ohne Tastatur auf den Schoß und nutzt den integrierten Kickstand, um einen angenehmen Blickwinkel auf den Touch-Bildschirm einzustellen. Virtuelle Kaffeepausen mit verschiedenen Teams sind entspannend. Wenn das Wetter es zulässt, gerne auch auf dem Balkon. Die integrierte LTE-Funktion des Surface Pro X springt bei schlechten WLAN-Verbindung ein.

Digitale Kollaboration

Um auch aus der Ferne produktiv im Team arbeiten zu können, teilt Schumacher Dokumente zum gemeinsamen Bearbeiten. Da sie keinen Drucker zu Hause hat, bearbeitet und kommentiert sie PDF-Dokumente einfach digital via Stift. Das ist nicht nur praktisch und erleichtert den gemeinsamen Workflow, es spart auch Papier.

Um digitale Meetings interaktiv zu gestalte, nutzt sie für Präsentationen ihr Gerät als digitales Whiteboard. Schnelle Notizen erledigt sie mit dem Surface Pen auf dem Touch Display. Für ausführliche Texte oder Folien bevorzugt sie Maus und Tastatur. Um zu Hause geregelte Arbeitszeiten einzuhalten, hat sich für sie die „Night Light“-Funktion von Windows 10 als überraschend hilfreich herausgestellt, die sie jeden Abend daran erinnert, dass der Arbeitstag vorbei ist.

Drucker und Monitor runden Homeoffice ab

So weit die Tipps von Schumacher, die sich naturgemäß auf Microsoft-Produkte ihres Arbeitgebers beschränkt. Zu einem gut ausgestatteten Homeoffice gehört noch etwas mehr und vor allem auf Monitor und Drucker sollten Sie nicht verzichten. Surface-Rechner glänzen mit guter Verarbeitungsqualität und hervorragendem Design. Sie sind klein, leicht und einfach zu transportieren. Aber auf die Dauer ist es jedoch nicht gut für die Augen, stundenlang auf einen kleinen Monitor zu starren.

Es ist sinnvoller, Ihren Rechner an einen großen externen Monitor anzuschließen, der ergonomisch und augenfreundlich ist. Die Bildschirmgröße ist das wichtigste Auswahlkriterium, 24 Zoll oder noch besser 27 Zoll sollten es schon sein. Auch die Auflösung spielt eine große Rolle: Mindestens Full HD sollte das Gerät erreichen. Ein höhenverstellbares Modell ist für eine rückenschonende Haltung unerlässlich, ein USB-C-Anschluss macht den Monitor universell einsetzbar.

Papier ist geduldig

Auch wenn der Trend zum papierlosen Büro geht, sollten Sie auf einen Drucker nicht verzichten. Leider hinken in Deutschland zahlreiche Versicherungen, Banken und Behörden bei der Digitalisierung hinterher. Unternehmer und Mitarbeiter werden es oft erleben, dass sie aufgefordert werden, auch für Geschäftspartner einen Antrag auszudrucken und per Post einzusenden. Auch wenn sie Pakete verschicken, ist es gut, wenn sie den Adressaufkleber ausdrucken können.

Außerdem ist es sinnvoll, wichtige Dokumente wie Arbeitsverträge oder Versicherungsbescheinigungen auszudrucken und in einem Ordner zu verwahren. Wenn Sie nach Jahren diese Dokumente wieder benötigen, ist es wahrscheinlicher, dass sie in diese in einem Ordner wiederfinden als auf einem Rechner, den Sie schon lange außer Dienst gestellt haben. Ein Laserdrucker kostet in der Anschaffung etwas mehr als ein Tintenstrahldrucker. Dafür reicht eine Schwarzweiß Laser-Kartusche locker für 3.000 Seiten und die Betriebskosten sind entsprechend geringer. Wenn Sie lieber Farbfotos drucken wollen, ist ein Tintenstrahler geeigneter.

Anspruchsvolle Graphik erfordert hochwertige Rechner

Wer nur mit Microsoft Office zu tun hat, für den reicht ein Notebook vollkommen aus. Wenn Sie dagegen als Architekt, Planer, Designer oder Konstrukteur mit anspruchsvollen Grafik-Anwendungen arbeiten, sollte es schon ein Desktop-PC oder besser gleich eine Workstation sein. Mehrere hochwertige Grafikkarten in einem Rechner beschleunigen die Bildverarbeitung erheblich.

Homeoffice im Mittelstand

Die erfahrenen Experten der All for One Group helfen mittelständischen Unternehmen gerne dabei, ihr Homeoffice erfolgreich und vor allem effizient zu gestalten. Mit den Sofort-Service-Paketen sind Sie produktiv im Homeoffice, virtuelles Teamwork einsetzen und erhalten umfassende Informationen zu Kurzarbeitergeld und anderen Unterstützungsmaßnahmen.

So halten Sie auch im Homeoffice Ihre Geschäfte am Laufen

Wie COVID-19 den Trend zum Homeoffice weiter beschleunigt, erfahren Sie hier.

Quelle: Titelbild pixabay, janeb13 // Lea Schumacher, XING